III. Phương hướng công tác năm IV Một số kiến nghị, đề xuất
1. Kỹ năng tổ chức thực hiện kế hoạch
Về định nghĩa, có thể hiểu tổ chức thực hiện kế hoạch là quá trình bảo đảm các mục tiêu của kế hoạch được hồn thành thơng qua việc tổ chức thực hiện các nhiệm vụ, giải pháp đã được xác định trong bản kế hoạch.
1.1. Truyền đạt kế hoạch
Trước hết, quá trình tổ chức thực hiện kế hoạch được bắt đầu từ việc truyền đạt kế hoạch đến các cá nhân, bộ phận, tập thể có trách nhiệm trong việc thực hiện kế hoạch. Truyền đạt kế hoạch là một nội dung đầu tiên không thể thiếu của quá trình triển khai thực hiện kế hoạch, góp phần quan trọng vào sự thành công của thực hiện kế hoạch. Bởi vì những cá nhân, tập thể có trách nhiệm thực hiện kế hoạch mà không nắm vững các nội dung của kế hoạch, những hoạt động mà
240
họ phải tiến hành, quyền hành trao cho họ và các mối quan hệ phối hợp với các cá nhân, bộ phận khác thì chắc chắn việc thực hiện kế hoạch sẽ bị trục trặc, tiến độ sẽ bị chậm, thậm chí kế hoạch có thể bị thất bại.
Việc triển khai thực hiện kế hoạch có thể sử dụng nhiều hình thức và phương pháp triển khai khác nhau như: hội nghị, hội thảo, thông tin bằng văn bản, thông tin đại chúng, tổ chức gặp gỡ các đối tượng có liên quan.
- Hội nghị: Hội nghị triển khai thực hiện kế hoạch thường được tổ chức kết hợp với hội nghị tổng kết thực hiện kế hoạch lần trước;
- Hội thảo chun mơn; - Thơng tin văn bản;
- Hình thức thơng tin đại chúng.
1.2. Tổ chức thực hiện
Sau khi đã truyền đạt kế hoạch đến các cá nhân, tập thể có trách nhiệm và những đối tượng có liên quan các cá nhân, tập thể được phân công tiến hành thực hiện theo sự phân công đã được ghi trong kế hoạch.
Trong phân công thực hiện kế hoạch cần phải tuân thủ nguyên tắc, phân cơng cho cá nhân thì căn cứ vào năng lực, phân công cho bộ phận thì căn cứ vào chức năng với tinh thần hợp lý. Việc phân công cần ghi rõ những công việc cần phải
239
IV. CHỉ ĐạO, KIểM TRA THựC HIệN Kế HOạCH
Bản kế hoạch được thiết lập một cách khoa học đến đâu đi chăng nữa nhưng nếu trong quá trình triển khai, tổ chức thực hiện thiếu đi khâu kiểm tra, giám sát thực hiện thì rất có thể bản kế hoạch khơng có hiệu quả. Vì vậy, kiểm tra việc tổ chức thực hiện là một khâu không thể thiếu trong việc lập kế hoạch tác nghiệp.
1. Kỹ năng tổ chức thực hiện kế hoạch
Về định nghĩa, có thể hiểu tổ chức thực hiện kế hoạch là quá trình bảo đảm các mục tiêu của kế hoạch được hồn thành thơng qua việc tổ chức thực hiện các nhiệm vụ, giải pháp đã được xác định trong bản kế hoạch.
1.1. Truyền đạt kế hoạch
Trước hết, quá trình tổ chức thực hiện kế hoạch được bắt đầu từ việc truyền đạt kế hoạch đến các cá nhân, bộ phận, tập thể có trách nhiệm trong việc thực hiện kế hoạch. Truyền đạt kế hoạch là một nội dung đầu tiên không thể thiếu của quá trình triển khai thực hiện kế hoạch, góp phần quan trọng vào sự thành công của thực hiện kế hoạch. Bởi vì những cá nhân, tập thể có trách nhiệm thực hiện kế hoạch mà không nắm vững các nội dung của kế hoạch, những hoạt động mà
240
họ phải tiến hành, quyền hành trao cho họ và các mối quan hệ phối hợp với các cá nhân, bộ phận khác thì chắc chắn việc thực hiện kế hoạch sẽ bị trục trặc, tiến độ sẽ bị chậm, thậm chí kế hoạch có thể bị thất bại.
Việc triển khai thực hiện kế hoạch có thể sử dụng nhiều hình thức và phương pháp triển khai khác nhau như: hội nghị, hội thảo, thông tin bằng văn bản, thông tin đại chúng, tổ chức gặp gỡ các đối tượng có liên quan.
- Hội nghị: Hội nghị triển khai thực hiện kế hoạch thường được tổ chức kết hợp với hội nghị tổng kết thực hiện kế hoạch lần trước;
- Hội thảo chuyên môn; - Thơng tin văn bản;
- Hình thức thơng tin đại chúng.
1.2. Tổ chức thực hiện
Sau khi đã truyền đạt kế hoạch đến các cá nhân, tập thể có trách nhiệm và những đối tượng có liên quan các cá nhân, tập thể được phân công tiến hành thực hiện theo sự phân công đã được ghi trong kế hoạch.
Trong phân công thực hiện kế hoạch cần phải tuân thủ nguyên tắc, phân công cho cá nhân thì căn cứ vào năng lực, phân cơng cho bộ phận thì căn cứ vào chức năng với tinh thần hợp lý. Việc phân công cần ghi rõ những cơng việc cần phải
241 hồn thành, thẩm quyền và trách nhiệm của từng cá nhân, bộ phận.
Phương pháp thực hiện: có thể triển khai điểm, có thể triển khai trên diện rộng. Tùy từng loại kế hoạch cụ thể mà chúng ta lựa chọn phương pháp cho phù hợp. Nếu những kế hoạch quan trọng đến mức mà một sự sai sót của nó có ảnh hưởng rất lớn đến lợi ích chung hoặc của các cá nhân có liên quan và chúng ta chưa khẳng định được tính đúng đắn của các giải pháp, thì cách tốt nhất là triển khai điểm và trong quá trình tổ chức thực hiện cần giám sát chặt chẽ, phát hiện kịp thời những sai lệch để từ đó có biện pháp điều chỉnh kịp thời. Sau một thời gian thực hiện nhất định, nên đánh giá sơ bộ việc thực hiện, nếu kết quả xấu thì đình chỉ ngay việc thực hiện, nếu kết quả tốt thì đúc rút kinh nghiệm và triển khai trên diện rộng.
Triển khai trên diện rộng là triển khai đến tất cả các đối tượng, nội dung đã ghi trong kế hoạch. Phương pháp này áp dụng cho những kế hoạch được coi là thuận lợi và chắc chắn mang lại kết quả tốt.
Một nội dung nữa rất quan trọng là bảo đảm các cam kết về nguồn lực đã ghi trong kế hoạch. Việc tổ chức thực hiện kế hoạch ngoài sự nhiệt tình, nỗ lực của các cá nhân, bộ phận, thì các điều kiện vật chất, tài chính và các điều kiện pháp lý là cực kỳ quan trọng nó quyết định sự thành công
242
của các kế hoạch. Vì vậy, việc thực hiện đúng, kịp thời các cam kết đã ghi trong kế hoạch sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho các cá nhân, tập thể hoàn thành kế hoạch được giao.
1.3. Theo dõi và giám sát
Quá trình thực hiện kế hoạch được tăng cường thêm bởi các hoạt động theo dõi và giám sát của cấp trên hoặc những người được cấp trên ủy quyền thực hiện các hoạt động này. Việc theo dõi và giám sát việc thực hiện kế hoạch đem lại nhiều lợi ích. Nó cho phép nhà quản lý phát hiện ngay những sai lệch và có biện pháp điều chỉnh kịp thời thông qua các thông tin phản hồi.