III. Phương hướng công tác năm IV Một số kiến nghị, đề xuất
4. Công tác lập hồ sơ
4.1. Hồ sơ và lập hồ sơ
Hồ sơ là một tập văn bản, tài liệu có liên
276
quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có một (hoặc một số) đặc điểm chung như tên loại văn bản; cơ quan, tổ chức ban hành văn bản; thời gian hoặc những đặc điểm khác, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan, tổ chức hoặc của một cá nhân;
Lập hồ sơ là việc tập hợp và sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trong q trình theo dõi, giải quyết cơng việc thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định. Mỗi hồ sơ, có thể là một hoặc nhiều tập, mỗi tập là một đơn vị bảo quản.
4.2. ý nghĩa của việc lập hồ sơ
Việc lập hồ sơ có một số ý nghĩa sau:
- Giúp cho việc giải quyết công việc một cách nhanh chóng, khoa học và hiệu quả;
- Giúp cho cơng tác tra tìm tài liệu được thuận lợi, dễ dàng khi cần thiết;
- Bảo đảm cho việc quản lý văn bản, tài liệu được chặt chẽ, khoa học;
- Góp phần vào việc giữ gìn tài liệu bí mật; - Giúp cho công tác lưu trữ được thực hiện một cách có hiệu quả.
Nhưng để hồ sơ thể hiện được những tác dụng của nó, thì mỗi bản hồ sơ lập ra cần phải bảo đảm
275
b) Quản lý con dấu
Người đứng đầu các cơ quan, tổ chức có trách nhiệm quản lý, sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức mình.
Con dấu phải được để tại trụ sở cơ quan, tổ chức và phải được quản lý chặt chẽ. Trường hợp thật cần thiết để giải quyết công việc ở xa trụ sở cơ quan thì thủ trưởng cơ quan, tổ chức đó có thể mang con dấu đi theo và phải chịu trách nhiệm về việc mang con dấu ra khỏi cơ quan.
Mực in dấu thống nhất dùng màu đỏ.
Trong trường hợp bị mất con dấu, cơ quan, tổ chức phải báo ngay cho cơ quan công an gần nhất và cơ quan công an đã cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu đồng thời phải thông báo huỷ bỏ con dấu bị mất.
Con dấu đang sử dụng bị mòn, hỏng hoặc có sự chuyển đổi về tổ chức hay đổi tên tổ chức thì phải làm thủ tục khắc lại con dấu mới và nộp lại con dấu cũ.
Cơ quan, tổ chức sử dụng con dấu phải tạo điều kiện để các cơ quan có thẩm quyền kiểm tra việc chấp hành các quy định về quản lý và sử dụng con dấu.
4. Công tác lập hồ sơ
4.1. Hồ sơ và lập hồ sơ
Hồ sơ là một tập văn bản, tài liệu có liên
276
quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có một (hoặc một số) đặc điểm chung như tên loại văn bản; cơ quan, tổ chức ban hành văn bản; thời gian hoặc những đặc điểm khác, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan, tổ chức hoặc của một cá nhân;
Lập hồ sơ là việc tập hợp và sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết cơng việc thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định. Mỗi hồ sơ, có thể là một hoặc nhiều tập, mỗi tập là một đơn vị bảo quản.
4.2. ý nghĩa của việc lập hồ sơ
Việc lập hồ sơ có một số ý nghĩa sau:
- Giúp cho việc giải quyết cơng việc một cách nhanh chóng, khoa học và hiệu quả;
- Giúp cho cơng tác tra tìm tài liệu được thuận lợi, dễ dàng khi cần thiết;
- Bảo đảm cho việc quản lý văn bản, tài liệu được chặt chẽ, khoa học;
- Góp phần vào việc giữ gìn tài liệu bí mật; - Giúp cho cơng tác lưu trữ được thực hiện một cách có hiệu quả.
Nhưng để hồ sơ thể hiện được những tác dụng của nó, thì mỗi bản hồ sơ lập ra cần phải bảo đảm
277 ba yêu cầu cơ bản sau:
+ Hồ sơ lập ra phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị;
+ Tài liệu trong hồ sơ phải có mối liên hệ chặt chẽ với nhau và phải phản ánh đúng trình tự diễn biến của sự việc;
+ Tài liệu trong hồ sơ phải có giá trị.
4.3. Quy trình lập hồ sơ và lưu nộp hồ sơ
a) Lập danh mục hồ sơ và ý nghĩa của lập danh mục hồ sơ
Danh mục hồ sơ là bản kê những hồ sơ mà cơ quan, đơn vị cần phải lập trong một thời gian nhất định (thường là một năm).
ý nghĩa của danh mục hồ sơ:
- Danh mục hồ sơ giúp cho việc phân loại, sắp xếp tài liệu và lập hồ sơ trong cơ quan, trong ủy
ban nhân dân xã, trong các đơn vị được chủ động, khoa học;
- Giúp cán bộ trong cơ quan dự kiến được công việc, lập hồ sơ đầy đủ, chính xác;
- Giúp cán bộ lưu trữ làm căn cứ kiểm tra, đôn đốc việc lập hồ sơ công việc của cán bộ chuyên môn;
- Giúp lãnh đạo cơ quan, đơn vị nắm được tồn bộ cơng việc của cơ quan, đơn vị và công việc của từng cán bộ, công chức thừa hành trong cơ quan;
278
- Lập danh mục hồ sơ giúp cho cán bộ văn phòng dự kiến được công việc trong việc cấp cặp làm việc, hoặc là cơ sở vật chất cần thiết cho công việc này;
- Là cơ sở để đánh giá được công việc vào cuối năm;
- Là cơ sở để thực hiện tốt công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ cơ quan và là cơ sở để các cá nhân giao nộp vào lưu trữ.
b) Quy trình lập danh mục hồ sơ
Bước 1. Xây dựng danh mục hồ sơ công việc. Bước 2. Lập thành phần tài liệu trong hồ sơ.
- Đối với cán bộ lập hồ sơ, phương pháp làm như sau:
+ Mở hồ sơ, ghi tên vào từng tờ bìa;
+ Thu thập tài liệu đưa vào hồ sơ (tài liệu phải có giá trị, chỉ đưa vào hồ sơ những tài liệu có giá trị pháp lý);
+ Sắp xếp hồ sơ. Việc sắp xếp theo trình tự thời gian hoặc theo sự phức tạp của vấn đề;
+ Thống kê lại văn bản. - Nguyên tắc lập hồ sơ:
+ Từng cán bộ, công chức căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, chương trình, kế hoạch cơng tác trong năm tới và nhiệm vụ cụ thể của mình để dự kiến những hồ sơ cần lập;
+ Cán bộ phụ trách trong đơn vị tập hợp các bản dự kiến của từng cá nhân trong đơn vị, bỏ
277 ba yêu cầu cơ bản sau:
+ Hồ sơ lập ra phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị;
+ Tài liệu trong hồ sơ phải có mối liên hệ chặt chẽ với nhau và phải phản ánh đúng trình tự diễn biến của sự việc;
+ Tài liệu trong hồ sơ phải có giá trị.
4.3. Quy trình lập hồ sơ và lưu nộp hồ sơ
a) Lập danh mục hồ sơ và ý nghĩa của lập danh mục hồ sơ
Danh mục hồ sơ là bản kê những hồ sơ mà cơ quan, đơn vị cần phải lập trong một thời gian nhất định (thường là một năm).
ý nghĩa của danh mục hồ sơ:
- Danh mục hồ sơ giúp cho việc phân loại, sắp xếp tài liệu và lập hồ sơ trong cơ quan, trong ủy
ban nhân dân xã, trong các đơn vị được chủ động, khoa học;
- Giúp cán bộ trong cơ quan dự kiến được công việc, lập hồ sơ đầy đủ, chính xác;
- Giúp cán bộ lưu trữ làm căn cứ kiểm tra, đôn đốc việc lập hồ sơ công việc của cán bộ chuyên môn;
- Giúp lãnh đạo cơ quan, đơn vị nắm được tồn bộ cơng việc của cơ quan, đơn vị và công việc của từng cán bộ, công chức thừa hành trong cơ quan;
278
- Lập danh mục hồ sơ giúp cho cán bộ văn phòng dự kiến được công việc trong việc cấp cặp làm việc, hoặc là cơ sở vật chất cần thiết cho công việc này;
- Là cơ sở để đánh giá được công việc vào cuối năm;
- Là cơ sở để thực hiện tốt công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ cơ quan và là cơ sở để các cá nhân giao nộp vào lưu trữ.
b) Quy trình lập danh mục hồ sơ
Bước 1. Xây dựng danh mục hồ sơ công việc. Bước 2. Lập thành phần tài liệu trong hồ sơ.
- Đối với cán bộ lập hồ sơ, phương pháp làm như sau:
+ Mở hồ sơ, ghi tên vào từng tờ bìa;
+ Thu thập tài liệu đưa vào hồ sơ (tài liệu phải có giá trị, chỉ đưa vào hồ sơ những tài liệu có giá trị pháp lý);
+ Sắp xếp hồ sơ. Việc sắp xếp theo trình tự thời gian hoặc theo sự phức tạp của vấn đề;
+ Thống kê lại văn bản. - Nguyên tắc lập hồ sơ:
+ Từng cán bộ, công chức căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, chương trình, kế hoạch công tác trong năm tới và nhiệm vụ cụ thể của mình để dự kiến những hồ sơ cần lập;
+ Cán bộ phụ trách trong đơn vị tập hợp các bản dự kiến của từng cá nhân trong đơn vị, bỏ
279 những hồ sơ trùng lặp, bổ sung những hồ sơ còn thiếu thành bản danh mục hồ sơ của đơn vị;
+ Cán bộ văn phòng hoặc phịng hành chính tổng hợp, đối với xã là cán bộ văn phòng thống kê tổng hợp danh mục hồ sơ của các đơn vị, xây dựng danh mục hồ sơ của cơ quan;
+ Bản danh mục hồ sơ phải được thủ trưởng cơ quan duyệt và ban hành cho toàn cơ quan thực hiện. Danh mục hồ sơ mỗi năm làm một lần vào tháng cuối năm để sử dụng cho năm sau. Đối với những cơ quan, tổ chức có cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ ổn định thì chỉ cần lập danh mục hồ sơ một lần, những năm sau chỉ cần bổ sung, điều chỉnh cho phù hợp với chương trình, kế hoạch mới và tiếp tục sử dụng.
c) Tổ chức lập hồ sơ
- Mỗi đơn vị, tổ chức trong cơ quan giữ một bản danh mục hồ sơ của đơn vị mình để làm căn cứ lập hồ sơ.
- Trong quá trình giải quyết, theo dõi công việc thu thập tài liệu vào hồ sơ, cán bộ, công chức, nhân viên căn cứ danh mục hồ sơ để xác định những hồ sơ mình phải lập và chuẩn bị bìa hồ sơ.
- Cán bộ văn phịng thống kê căn cứ vào danh mục hồ sơ để ghi số, ký hiệu hồ sơ vào cột “lưu hồ sơ” trong sổ đăng ký văn bản đi, đến và dấu đến. Ngoài ra, lập những hồ sơ thuộc trách nhiệm của văn phòng thống kê.
- Cuối năm, các cá nhân, đơn vị căn cứ vào
280
danh mục hồ sơ mà tổng hợp hồ sơ đã lập, sắp xếp lại hoàn chỉnh, khi nào đến hạn nộp lưu thì nộp vào lưu trữ cơ quan. Những hồ sơ còn cần được sử dụng lâu dài, chưa nộp được vào lưu trữ thì ghi chú vào danh mục hồ sơ.
Lưu ý: Danh mục hồ sơ là bản dự kiến trước cho nên có thể chưa đúng với hoàn tồn thực tế. Chính vì vậy, trong q trình giải quyết cần theo dõi, điều chỉnh cho phù hợp với tình hình thực tế các cơng việc của cơ quan. Nếu công việc mới phát sinh cần bổ sung vào danh mục hồ sơ. Ngược lại, những công việc đã dự kiến nhưng không thực hiện, khơng hình thành hồ sơ thì ghi rõ vào cột ghi chú “không thành hồ sơ”.
II. CÔNG TáC LƯU TRữ