III. Phương hướng công tác năm IV Một số kiến nghị, đề xuất
2. Tổ chức tài liệu lưu trữ
2.1. Tổ chức tài liệu lưu trữ
Căn cứ vào tính chất, ý nghĩa của tài liệu lưu trữ, Nhà nước phân cấp cho các cơ quan, tổ chức từ Trung ương tới địa phương tập trung quản lý tài liệu lưu trữ quốc gia.
Đối với ủy ban nhân dân cấp xã, việc tổ chức lưu trữ văn bản tại ủy ban chỉ tiến hành lưu trữ hiện hành. Phơng lưu trữ hiện hành cịn được gọi là phông lưu trữ cơ quan. Mọi cơ quan, tổ chức có tư cách pháp nhân đều lập phơng lưu trữ cơ quan. Tài liệu của phông lưu trữ cơ quan được tổ chức, bảo quản tại kho lưu trữ cơ quan và phục vụ sử dụng trong cơ quan, tổ chức. Tài liệu lưu trữ hiện hành tổ chức hoạt động theo mặt hoạt động hoặc theo cơ cấu tổ chức của cơ quan.
2.2. Tổ chức công tác lưu trữ
Tại Điều 6 Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia năm 2001 nêu rõ, người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của mình có trách nhiệm chỉ đạo công tác lưu trữ và ứng dụng khoa học và cơng nghệ để hiện đại hóa cơng tác lưu trữ, nâng cao hiệu quả thu thập, quản lý, bảo vệ và khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ quốc gia. Như vậy, ủy ban nhân dân cấp xã, phường, thị trấn đều tổ chức công tác lưu trữ và phải lưu trữ hiện hành.
281
- Lưu trữ hiện hành: là bộ phận lưu trữ của cơ
quan, tổ chức có nhiệm vụ thu thập, bảo quản và phục vụ sử dụng tài liệu lưu trữ được tiếp nhận từ các đơn vị thuộc cơ quan, tổ chức.
- Lưu trữ lịch sử: là cơ quan lưu trữ có nhiệm
vụ thu thập, bảo quản lâu dài và phục vụ sử dụng tài liệu lưu trữ được tiếp nhận từ lưu trữ hiện hành và các nguồn tài liệu khác.
- Lưu trữ quốc gia: Điều 1 Pháp lệnh Lưu trữ
quốc gia ban hành ngày 4-4-2001 quy định, tài liệu lưu trữ quốc gia là tài liệu có giá trị về chính trị, kinh tế, quốc phịng, an ninh, ngoại giao, văn hoá, giáo dục, khoa học và công nghệ được hình thành trong các thời kỳ lịch sử của dân tộc Việt Nam, qua hoạt động của các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị vũ trang nhân dân và các nhân vật lịch sử, tiêu biểu phục vụ việc nghiên cứu lịch sử, khoa học và hoạt động thực tiễn. Tài liệu lưu trữ quốc gia phải là bản chính, bản gốc của tài liệu được ghi trên giấy, phim, ảnh, bằng hình, đĩa hình, bằng âm thanh, đĩa âm thanh hoặc bằng các vật mang tin khác; trong trường hợp khơng cịn bản chính, bản gốc thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp.
282
2. Tổ chức tài liệu lưu trữ
2.1. Tổ chức tài liệu lưu trữ
Căn cứ vào tính chất, ý nghĩa của tài liệu lưu trữ, Nhà nước phân cấp cho các cơ quan, tổ chức từ Trung ương tới địa phương tập trung quản lý tài liệu lưu trữ quốc gia.
Đối với ủy ban nhân dân cấp xã, việc tổ chức lưu trữ văn bản tại ủy ban chỉ tiến hành lưu trữ hiện hành. Phơng lưu trữ hiện hành cịn được gọi là phông lưu trữ cơ quan. Mọi cơ quan, tổ chức có tư cách pháp nhân đều lập phông lưu trữ cơ quan. Tài liệu của phông lưu trữ cơ quan được tổ chức, bảo quản tại kho lưu trữ cơ quan và phục vụ sử dụng trong cơ quan, tổ chức. Tài liệu lưu trữ hiện hành tổ chức hoạt động theo mặt hoạt động hoặc theo cơ cấu tổ chức của cơ quan.
2.2. Tổ chức công tác lưu trữ
Tại Điều 6 Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia năm 2001 nêu rõ, người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của mình có trách nhiệm chỉ đạo công tác lưu trữ và ứng dụng khoa học và cơng nghệ để hiện đại hóa cơng tác lưu trữ, nâng cao hiệu quả thu thập, quản lý, bảo vệ và khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ quốc gia. Như vậy, ủy ban nhân dân cấp xã, phường, thị trấn đều tổ chức công tác lưu trữ và phải lưu trữ hiện hành.
283