III. Phương hướng công tác năm IV Một số kiến nghị, đề xuất
1. Bảng phân công trách nhiệm
Bảng phân công trách nhiệm mô tả mối tương quan giữa các công việc cụ thể với những người thực hiện.
Bảng 8.2: Bảng phân công trách nhiệm Các công việc Nhân sự thực hiện
Hoà Lan Hương Hạnh Tuấn Hùng
Chuẩn bị hội nghị x x x
Tổ chức hội nghị x x x x x x
233 thu thập thông tin, đồng thời giao trách nhiệm cho một cá nhân cụ thể thực hiện; kiểm tra thông tin.
- Rủi ro về cơ sở vật chất: thay đổi địa điểm; các thiết bị hỏng hóc bất ngờ. Biện pháp khắc phục: có sự dự phịng trước một hoặc một vài địa điểm; có các trang thiết bị dự phòng, các nhân viên kỹ thuật trực để sửa chữa khi có sự cố.
- Một số rủi ro khác như: rút ngắn hoặc tăng thời gian do tác nhân bên ngoài, do thiên tai bất ngờ. Hoặc là rủi ro từ những tác nghiệp sai lầm, do ý thức, tinh thần trách nhiệm của các nhà quản lý và của các thành viên trong từng tổ chức.
8. Viết thành văn bản, trình lãnh đạo và ban hành chính thức để thực hiện ban hành chính thức để thực hiện
- Viết văn bản: cần nêu rõ tên gọi của kế hoạch; yêu cầu: trình bày rõ ràng, mạch lạc, sử dụng phong cách ngơn ngữ hành chính - cơng vụ.
- Trình lãnh đạo duyệt.
- Tổ chức triển khai thực hiện: nội dung công việc phải thực hiện, thời gian thực hiện, giám sát tiến độ thực hiện. Chúng ta có thể áp dụng biểu đồ Gantt để tổ chức triển khai thực hiện kế hoạch.
Để thấy rõ hơn các bước lập và thực thi kế hoạch cơng việc, chúng ta có thể xem bản sơ đồ kế hoạch sau:
234
Bảng 8.1: Kế hoạch thực hiện công việc - các yếu tố cơ bản
STT Các hoạt động
Phân tích nguồn lực Dự đốn rủi ro và khắc phục Thời gian Trách nhiệm Nguồn lực Điều bất ngờ có thể Các hoạt động 1 Chuẩn bị hội nghị 2 Tiến hành hội nghị 3 Sau hội nghị III. MộT Số CÔNG Cụ Hỗ TRợ LậP Kế HOạCH TáC NGHIệP
1. Bảng phân công trách nhiệm
Bảng phân công trách nhiệm mô tả mối tương quan giữa các công việc cụ thể với những người thực hiện.
Bảng 8.2: Bảng phân công trách nhiệm Các công việc Nhân sự thực hiện
Hoà Lan Hương Hạnh Tuấn Hùng
Chuẩn bị hội nghị x x x
Tổ chức hội nghị x x x x x x
235 Lập kế hoạch một công việc cụ thể có thể liên quan đến nhiều hoạt động khác nhau, chẳng hạn, lập kế hoạch cho việc tổ chức một hội nghị lập kế hoạch xã, các hoạt động cần phải thực hiện như:
- Chuẩn bị hội nghị, bao gồm tất cả những hoạt động phải được thực hiện trước khi hội nghị được tiến hành như: mời đại biểu, chuẩn bị hội trường, trang trí hội trường, làm giấy mời, xây dựng chương trình, chuẩn bị các tài liệu cho hội nghị, nước uống.
- Tiến hành hội nghị, bao gồm tất cả những hoạt động phải được thực hiện khi tiến hành hội nghị như: đón tiếp đại biểu, tuyên bố lý do, giới thiệu đại biểu, thơng qua chương trình hội nghị, điều hành hội nghị theo chương trình (trình bày, thảo luận và thông qua các báo cáo...), trình bày biên bản, thông qua biên bản, bế mạc.
- Sau hội nghị, bao gồm tất cả những hoạt động được tiến hành sau khi hội nghị bế mạc như: hồn thiện các văn bản được hội nghị thơng qua, hoàn thiện thủ tục quyết toán chi tiêu cho hội nghị.