III. Phương hướng công tác năm IV Một số kiến nghị, đề xuất
1. Những vấn đề chung về công tác lưu trữ
Tài liệu lưu trữ phải là bản chính, bản gốc (trong trường hợp khơng cịn bản chính, bản gốc thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp) của tài liệu có giá trị được lựa chọn trong toàn bộ khối tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức và cá nhân, được bảo quản trong các kho lưu trữ để khai thác, sử dụng phục vụ cho các mục đích của xã hội.
Trong thực tế có hai loại tài liệu lưu trữ là lưu trữ hiện hành và lưu trữ lịch sử:
279 những hồ sơ trùng lặp, bổ sung những hồ sơ còn thiếu thành bản danh mục hồ sơ của đơn vị;
+ Cán bộ văn phòng hoặc phịng hành chính tổng hợp, đối với xã là cán bộ văn phòng thống kê tổng hợp danh mục hồ sơ của các đơn vị, xây dựng danh mục hồ sơ của cơ quan;
+ Bản danh mục hồ sơ phải được thủ trưởng cơ quan duyệt và ban hành cho toàn cơ quan thực hiện. Danh mục hồ sơ mỗi năm làm một lần vào tháng cuối năm để sử dụng cho năm sau. Đối với những cơ quan, tổ chức có cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ ổn định thì chỉ cần lập danh mục hồ sơ một lần, những năm sau chỉ cần bổ sung, điều chỉnh cho phù hợp với chương trình, kế hoạch mới và tiếp tục sử dụng.
c) Tổ chức lập hồ sơ
- Mỗi đơn vị, tổ chức trong cơ quan giữ một bản danh mục hồ sơ của đơn vị mình để làm căn cứ lập hồ sơ.
- Trong quá trình giải quyết, theo dõi công việc thu thập tài liệu vào hồ sơ, cán bộ, công chức, nhân viên căn cứ danh mục hồ sơ để xác định những hồ sơ mình phải lập và chuẩn bị bìa hồ sơ.
- Cán bộ văn phòng thống kê căn cứ vào danh mục hồ sơ để ghi số, ký hiệu hồ sơ vào cột “lưu hồ sơ” trong sổ đăng ký văn bản đi, đến và dấu đến. Ngoài ra, lập những hồ sơ thuộc trách nhiệm của văn phòng thống kê.
- Cuối năm, các cá nhân, đơn vị căn cứ vào
280
danh mục hồ sơ mà tổng hợp hồ sơ đã lập, sắp xếp lại hoàn chỉnh, khi nào đến hạn nộp lưu thì nộp vào lưu trữ cơ quan. Những hồ sơ còn cần được sử dụng lâu dài, chưa nộp được vào lưu trữ thì ghi chú vào danh mục hồ sơ.
Lưu ý: Danh mục hồ sơ là bản dự kiến trước cho nên có thể chưa đúng với hồn tồn thực tế. Chính vì vậy, trong quá trình giải quyết cần theo dõi, điều chỉnh cho phù hợp với tình hình thực tế các công việc của cơ quan. Nếu công việc mới phát sinh cần bổ sung vào danh mục hồ sơ. Ngược lại, những công việc đã dự kiến nhưng không thực hiện, khơng hình thành hồ sơ thì ghi rõ vào cột ghi chú “không thành hồ sơ”.
II. CÔNG TáC LƯU TRữ
1. Những vấn đề chung về công tác lưu trữ
Tài liệu lưu trữ phải là bản chính, bản gốc (trong trường hợp khơng cịn bản chính, bản gốc thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp) của tài liệu có giá trị được lựa chọn trong toàn bộ khối tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức và cá nhân, được bảo quản trong các kho lưu trữ để khai thác, sử dụng phục vụ cho các mục đích của xã hội.
Trong thực tế có hai loại tài liệu lưu trữ là lưu trữ hiện hành và lưu trữ lịch sử:
281
- Lưu trữ hiện hành: là bộ phận lưu trữ của cơ
quan, tổ chức có nhiệm vụ thu thập, bảo quản và phục vụ sử dụng tài liệu lưu trữ được tiếp nhận từ các đơn vị thuộc cơ quan, tổ chức.
- Lưu trữ lịch sử: là cơ quan lưu trữ có nhiệm
vụ thu thập, bảo quản lâu dài và phục vụ sử dụng tài liệu lưu trữ được tiếp nhận từ lưu trữ hiện hành và các nguồn tài liệu khác.
- Lưu trữ quốc gia: Điều 1 Pháp lệnh Lưu trữ
quốc gia ban hành ngày 4-4-2001 quy định, tài liệu lưu trữ quốc gia là tài liệu có giá trị về chính trị, kinh tế, quốc phịng, an ninh, ngoại giao, văn hố, giáo dục, khoa học và công nghệ được hình thành trong các thời kỳ lịch sử của dân tộc Việt Nam, qua hoạt động của các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị vũ trang nhân dân và các nhân vật lịch sử, tiêu biểu phục vụ việc nghiên cứu lịch sử, khoa học và hoạt động thực tiễn. Tài liệu lưu trữ quốc gia phải là bản chính, bản gốc của tài liệu được ghi trên giấy, phim, ảnh, bằng hình, đĩa hình, bằng âm thanh, đĩa âm thanh hoặc bằng các vật mang tin khác; trong trường hợp khơng cịn bản chính, bản gốc thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp.
282