- Cần quan tâm triển khai việc thường xuyên luân chuyển cán bộ có thời hạn theo danh mục các chức danh, tạo cơ hội cho NLĐ thực hiện được nhiều công việc
c. Cơ cấu lao động theo trình độ
3.3.2.1. Thực hiện phân tích công việc và đánh giá thực hiện công việc
Mỗi cá nhân đều muốn được đối xử một cách công bằng. Khi họ hoàn thành tốt công việc và được đánh giá tốt sẽ giúp NLĐ cảm thấy có động lực làm việc, bởi họ thỏa mãn được nhu cầu được công nhận, nhu cầu xã hội. Bên cạnh đó, việc đánh giá kết quả thực hiện công việc cho NLĐ còn có vai trò cực kỳ quan trọng bởi kết quả của quá trình đánh giá sẽ là đầu vào tác động đến việc ra quyết định khen thưởng và phát triển trong tổ chức.
Do hệ thống phân tích công việc chưa cụ thể, rõ ràng; các nhiệm vụ, tiêu chuẩn đưa ra một cách khái quát, chưa quy định cụ thể trách nhiệm của NLĐ, đồng thời NLĐ không nắm được kỳ vọng về kết quả công việc mà đơn vị mong muốn ở họ. Mức điểm đánh giá chưa thực sự lột tả hết kết quả thực hiện công việc. Do đó, BHXH Kiên Giang cần hoàn thiện các văn bản phân tích công việc nhằm xác định rõ nhiệm vụ, trách nhiệm và tiêu chuẩn thực hiện công việc cho từng chức danh cụ thể.
* Phân tích công việc: Là điều kiện để có thể thực hiện các hoạt động quản lý nguồn nhân lực hiệu quả thông qua việc giúp nhà quản lý đưa ra các quyết định tuyển dụng, đề bạt, luân chuyển…. Sản phẩm của phân tích công việc là bản mô tả công việc, bản yêu cầu công việc, bản tiêu chuẩn thực hiện công việc. Đây có thể xem là giải pháp then chốt để nâng cao tính tích cực lao động của NLĐ BHXH Kiên Giang hiện nay.
- Bản mô tả công việc: Cần hoàn thiện các nội dung trong đó đảm bảo liệt kê những trách nhiệm, nhiệm vụ cụ thể, điều kiện làm việc đối với mỗi chức danh. Bản mô tả công việc cần hoàn thiện những nội dung như: xác định công việc, tóm tắt về các nhiệm vụ và trách nhiệm thuộc công việc, bổ sung thông tin về quyền hạn của người thực hiện công việc, các điều kiện làm việc. Bản mô tả công việc giúp lãnh đạo nhìn nhận tốt hơn khối lượng công việc của từng phòng để sắp xếp viên chức làm việc tại các phòng hợp lý, tránh nơi thừa nơi thiếu người. Ngoài ra, còn giúp
NLĐ nhìn nhận rõ công việc và trách nhiệm của mình đối với công việc được giao. Hiện nay, ngành BHXH đã và đang dần triển khai thực hiện Đề án “Xây dựng tiêu chuẩn chức danh ngạch công chức và tiêu chuẩn chức danh nghề nghiệp hạng viên chức theo vị trí việc làm ngành BHXH”. Trong phạm vi luận văn, tác giả xin đưa ra bản tiêu chuẩn chức danh của chuyên viên trong 02 vị trí việc làm ở BHXH tỉnh: Giải quyết chế độ dài hạn và Cấp sổ BHXH, thẻ BHYT (Phụ lục 4). Qua nội dung của bảng phụ lục 4 ta có thể thấy được sự khác biệt giữa cùng một chức vụ nhưng vị trí việc làm khác nhau.
- Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc: Là cơ sở để NLĐ nghiên cứu thực hiện công việc, đó còn là căn cứ để đánh giá quá trình thực hiện công việc là cơ sở trả lương, thưởng. Một số đánh giá về tiêu chuẩn thực hiện công việc có thể áp dụng như:
+ Đảm bảo số ngày công theo quy định: 22 ngày;
+ Hoàn thành nhiệm vụ được giao đúng thời hạn: 100%; + Đảm bảo chất lượng công việc theo đúng yêu cầu đề ra; + Xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với đồng nghiệp.
Căn cứ vào những đánh giá này, hàng tháng NLĐ sẽ tự đánh giá mức độ thực hiện công việc của mình cũng như của đồng nghiệp trong phòng. Sau đó hội đồng đánh giá sẽ tổng hợp các phiếu đánh giá để đưa ra kết quả đánh giá và phản hồi thông tin cho NLĐ.
- Bản yêu cầu công việc: Căn cứ vào các nhiệm vụ cần thực hiện trong bản mô tả công việc, xác định mức độ phức tạp của công việc để xác định các yêu cầu đối với người thực hiện công việc tương ứng. Ngoài các thông tin về trình độ chuyên môn, kinh nghiệm, bản này cần phải bổ sung đầy đủ các yêu cầu của công việc đối với người thực hiện trên các khía cạnh: chuyên môn chính, chuyên môn phụ, trình độ giáo dục đào tạo, kiến thức bổ trợ, kỹ năng, phẩm chất, kinh nghiệm, yêu cầu về thể chất,…
* Đánh giá thực hiện công việc: Nhằm phản ánh chính xác kết quả đánh giá hoàn thành công việc làm cơ sở để đưa ra các quyết định khen thưởng, bổ nhiệm
BHXH Kiên Giang cần hoàn thiện hơn nữa công tác đánh giá thực hiện công việc vì đây là một hoạt động hết sức quan trọng không thể thiếu trong công tác tạo động lực cho NLĐ. Đánh giá thực hiện công việc phải được tiến hành định kỳ, thường xuyên ít nhất 03 tháng/lần. Khi đánh giá thực hiện công việc phải căn cứ vào kết quả phân tích công việc. Việc đánh giá phải dựa vào những tiêu chí, tiêu chuẩn rõ ràng, cụ thể, đánh giá một cách khách quan, công bằng. Để việc đánh được thực hiện một cách khách quan, hiệu quả, chính xác, cơ quan nên tổ chức đánh giá đa kênh: Viên chức tự đánh giá, cấp trên đánh giá cấp dưới, cấp dưới đánh giá cấp trên và đánh giá chéo.
Đồng thời cơ quan phải thiết kế phiếu đánh giá xác định rõ ràng các tiêu chí. Sau khi đánh giá thực hiện công việc, cần áp dụng triệt để kết quả đánh giá vào việc trả lương, khen thưởng, kỷ luật… Như vậy, NLĐ mới thấy được khả năng thực hiện công việc của mình ở mức nào và yên tâm làm việc. Thực hiện đánh giá công bằng sẽ tạo động lực làm việc cho NLĐ. Kết quả đánh giá cần tổng hợp và công khai trước toàn bộ CCVC, từ đó giúp họ có ý thức trách nhiệm hơn trong công việc để có được kết quả đánh giá tốt. Kết quả đánh giá cần được lưu lại và làm căn cứ cho việc xét thi đua, khen thưởng hàng quý và cuối mỗi năm.