Để đảm bảo cho hoạt động xuất khẩu đƣợc thực hiện một cách an toàn, nhanh chóng và hiệu quả thì đòi hỏi mỗi doanh nghiệp xuất nhập khẩu phải tổ chức tiến hành theo từng bƣớc của quy trình xuất khẩu chung. Để quy trình xuất khẩu đƣợc tiến hành thuận lợi thì làm tốt công việc ở các bƣớc là rất cần thiết.
Theo PGS.TS Phạm Duy Liên thì một quy trình xuất khẩu hàng hóa gồm một số bƣớc cơ bản sau: Thứ nhất, “Nghiên cứu lựa chọn thị trƣờng và đối tác”; Thứ hai, “Lựa chọn hình thức xuất khẩu của doanh nghiệp”; Thứ ba, “Xây dựng giá
9
GS.TS Võ Thanh Thu (2010), Kinh tế & Phân tích Hoạt động Kinh doanh Thƣơng mại, NXB Tổng hợp TP.HCM, TP.HCM, trang 138.
SV: Lê Nguyễn Anh Thoại Trang | 11
hàng xuất khẩu”; Thứ tƣ, “Lập phƣơng án kinh doanh”; Thứ năm, “Giao dịch đàm phán, ký kết hợp đồng” và cuối cùng là “Tổ chức xuất khẩu hàng hóa.”10
GS. TS Đoàn Thị Hồng Vân cho rằng: “Quản trị xuất nhập khẩu là quản trị toàn bộ chuỗi hoạt động của mỗi thƣơng vụ, gồm ba khâu chính:
Nghiên cứu thị trƣờng, tìm kiếm khách hàng, giao dịch, đàm phán hợp đồng xuất nhập khẩu;
Soạn thảo, ký kết hợp đồng xuất nhập khẩu;
Tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu, nhập khẩu.”11
Cũng xét về quy trình và cách thức tiến hành xuất khẩu, GS. TS Võ Thanh Thu cho rằng các nhà kinh doanh cần phải thực hiện các công việc sau: Thứ nhất,
“Nghiên cứu thị trƣờng và thƣơng nhân”; Thứ hai, “Đánh giá hiệu quả thƣơng vụ kinh doanh thông qua việc xác định tỷ giá xuất khẩu”; Thứ ba, “Tổ chức giao dịch đàm phán”; Thứ tƣ, “Ký kết hợp đồng kinh doanh xuất khẩu” và cuối cùng “Tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu đã ký kết.”12
Nhƣ vậy, theo quan điểm của tác giả thì quy trình tổ chức kinh doanh xuất khẩu hàng hóa trực tiếp có thể đƣợc biểu diễn thông qua 5 giai đoạn cơ bản sau:
1. Nghiên cứu thị trƣờng và khách hàng: Các doanh nghiệp cần nghiên cứu và xác định thị trƣờng xuất khẩu mục tiêu mà mình muốn nhắm đến. Đồng thời cũng nghiên cứu khách hàng, đối tác tiềm năng tại các thị trƣờng xuất khẩu mục tiêu. 2. Lập phƣơng án kinh doanh xuất khẩu: Ở bƣớc này, các nhà kinh doanh cần xác
định đƣợc hình thức xuất khẩu của doanh nghiệp, xác định hiệu quả kinh doanh thông qua việc xác định tỷ giá xuất khẩu hay cần phải xây dựng đƣợc giá hàng hóa xuất khẩu một cách hợp lý, v.v…
3. Tìm kiếm đối tác, khách hàng: Sau khi lập phƣơng án kinh doanh xuất khẩu, các doanh nghiệp cần tìm kiếm, tiếp cận các khách hàng và đối tác tiềm năng tại thị
10 PGS.TS Phạm Duy Liên (2012), “Chƣơng 4: Xuất khẩu hàng hóa”, Giáo trình Giao dịch Thƣơng mại
Quốc tế, NXB Thống kê, Hà Nội.
11 GS. TS Đoàn Thị Hồng Vân (2013), “Chƣơng 1: Hoạch định chiến lƣợc và kế hoạch kinh doanh xuất nhập khẩu”, Quản trị Xuất nhập khẩu, NXB Tổng hợp Thành phố Hồ Chí Minh, TP. HCM, trang 30.
12
GS.TS Võ Thanh Thu (2011), Chƣơng 4 “Giao dịch quốc tế”, Kỹ thuật Kinh doanh Xuất Nhập khẩu, NXB Tổng hợp TP.HCM, TP.HCM, trang 216.
SV: Lê Nguyễn Anh Thoại Trang | 12
trƣờng mục tiêu. Các kênh tiếp cận có thể qua hội chợ, website B2B hoặc thông qua báo, tạp chí, v.v…
4. Giao dịch đàm phán và ký kết hợp đồng xuất khẩu: Khi đã xác định đƣợc khách hàng/ ngƣời mua cụ thể, doanh nghiệp cần đối thoại với ngƣời mua nhằm đạt đƣợc những thỏa thuận nhất trí về nội dung của hợp đồng xuất khẩu, để sau quá trình đàm phán, ngƣời mua và ngƣời bán có thể đi đến ký kết hợp đồng.
5. Tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu: Và cuối cùng, khi hợp đồng đƣợc ký kết, công việc hết sức quan trọng là tổ chức thực hiện các hợp đồng đó. Khi thực hiện hợp đồng, bên bán và bên mua làm nhiệm vụ chủ yếu của mình theo nghĩa vụ quy định trong hợp đồng