Đàm phán hợp đồng: Theo GS. TS Đoàn Thị Hồng Vân (2010) thì: “Đàm phán là hành vi và quá trình, mà trong đó hai hay nhiều bên tiến hành trao đổi, thảo luận về các mối quan tâm chung và những điểm còn bất đồng, để đi đến một thỏa thuận thống nhất”17
Đây là một bƣớc rất quan trọng. Đàm phán là sự trao đổi, thƣơng lƣợng giữa nhà xuất khẩu và nhà nhập khẩu về nội dung của thƣơng vụ sắp diễn ra, cuộc đàm phán phải thành công thì mới có thể tiến đến việc ký kết hợp đồng giữa hai bên. Để thành công trong đàm phán, hai bên cần phải chuẩn bị kĩ càng về các thông tin hàng hóa, điều khoản thanh toán, thủ tục, giấy tờ có liên quan. Ngoài ra, trong quá trình đàm phán cần phải có các kỹ năng biến hóa, khôn khéo, nhƣợng bộ đúng lúc để khi kết thúc đàm phán, cả hai bên đều có lợi. Hiện nay, có các phƣơng thức đàm phán nhƣ: Gặp gỡ và đàm phán trực tiếp; đàm phán thông qua điện thoại; đàm phán qua điện tín, thƣ tín, email, fax, v.v… Nhƣng tại Việt Nam, hai hình thức đàm phán trong kinh doanh xuất khẩu phổ biến là đàm phán qua thƣ tín và đàm phán qua điện thoại.
Ký kết hợp đồng: Việc kết thúc các giao dịch đàm phán thƣờng đƣợc thể hiện qua kết quả của các giao dịch kinh doanh. Kết quả thành công nhất đƣợc đánh giá cao là ký kết đƣợc hợp đồng kinh tế. Vì vậy, ký kết hợp đồng kinh tế nói chung hay
16 TS. Trần Văn Hòe (2009), “Chƣơng 1: Chọn thị trƣờng, chọn đối tác và lập phƣơng án kinh doanh xuất nhập khẩu”, Nghiệp Vụ Kinh Doanh Xuất Nhập Khẩu, NXB. Đại Học Kinh Tế Quốc Dân, trang 6.
17
GS.TS Đoàn Thị Hồng Vân (2010), “Chƣơng 1 - Giới thiệu chung về đàm phán trong kinh doanh quốc tế”,
SV: Lê Nguyễn Anh Thoại Trang | 16
hợp đồng xuất khẩu nói riêng là nghiệp vụ kết thúc quá trình đàm phán trong kinh doanh ngoại thƣơng.
PGS. TS. Nguyễn Thị Hƣờng và TS. Tạ Lợi (2009, trang 158): “Ký kết hợp đồng trong ngoại thƣơng đƣợc chia làm hai hình thức cơ bản là ký kết hợp đồng trực tiếp và ký kết hợp đồng gián tiếp. Hình thức ký kết hợp đồng trực tiếp là các bên trực tiếp gặp gỡ và cùng nhau ký kết hợp đồng để thực hiện. Ký kết hợp đồng gián tiếp thƣờng diễn ra khi hai bên không trực tiếp gặp gỡ với nhau mà sẽ lần lƣợt ký để gửi cho nhau.”
Sau khi đàm phán kết thúc thành công, dựa trên những điều đã thảo luận và thông qua, hai bên mua và bán sẽ tiến hành ký kết hợp đồng. Đây là bƣớc quan trọng trong một thƣơng vụ ngoại thƣơng. Dựa trên hợp đồng, một thƣơng vụ sẽ đƣợc tiến hành theo thỏa thuận đã đề ra và là căn cứ tiến hành khiếu nại nếu có. Một hợp đồng mua bán hàng hóa xuất khẩu bao gồm những nội dung chính nhƣ: Số hợp đồng; Ngày, tháng, năm và nơi kí kết hợp đồng; Tên và địa chỉ các bên kí kết; Các điều khoản bắt buộc của hợp đồng. Nhƣ vậy, ký kết hợp đồng không đơn thuần chỉ là những xác nhận giữa hai bên mà còn đƣợc pháp luật thừa nhận nếu đáp ứng đầy đủ các điều kiện hiệu lực của hợp đồng.