Khoản mục Chi phí (USD)
Thuê gian hàng 9.000
Chuẩn bị hàng hóa, dụng cụ, tài liệu, v.v… 500 Vận chuyển hàng hóa đi và về 1.200 Visa, vé máy bay, chỗ ở, ăn uống, đi lại 6.000
Các khoản phí khác 300
TỔNG CỘNG 17.000
Tóm lại, tham gia qua hội chợ đƣợc coi là một hoạt động hết sức quan trọng trong việc tìm kiếm khách hàng và quảng bá hình ảnh sản phẩm của công ty. Trong nhiều năm qua, công ty đã tìm đƣợc rất nhiều khách hàng lớn chỉ bằng việc tham gia hội chợ. Điều này cho thấy công tác nghiên cứu thị trƣờng và tìm kiếm khách hàng của công ty rất hiệu quả và đây đƣợc coi là một thế mạnh lớn của công ty trong hoạt động kinh doanh xuất khẩu của mình sang thị trƣờng Hoa Kỳ.
2.3.4 Phân tích hoạt động đàm phán và ký kết hợp đồng kinh doanh xuất khẩu sản phẩm đồ chơi bằng len của công ty Bobi Craft sang thị xuất khẩu sản phẩm đồ chơi bằng len của công ty Bobi Craft sang thị trƣờng Hoa Kỳ
Khi công ty đã tiếp cận đƣợc đối tác, khách hàng tiềm năng thì bƣớc quan trọng để cho khách hàng quyết định đặt hàng và kí kết hợp đồng đó là phải đàm phán. Thông thƣờng, công ty thực hiện đàm phán với khách hàng thông qua hai phƣơng thức là đàm phán thông qua email và gặp gỡ và đàm phán trực tiếp.
Đàm phán thông qua email
Đây là hình thức đàm phán phổ biến của công ty đối với các đối tác Hoa Kỳ. Do khoảng cách địa lý khá xa nên phƣơng thức đàm phán qua email khá đơn giản và dễ thực hiện. Đối với phƣơng thức này, nội dung và trình tự của email diễn ra nhƣ sau: Hỏi hàng Chào hàng, báo giá Hoàn giá Chấp nhận.
- Hỏi hàng: Đây là email mà phía đối tác, khách hàng đề nghị công ty (ngƣời bán) cho biết giá cả cũng nhƣ các điều kiện cần thiết khác để mua hàng. Nội dung chính của email hỏi hàng là thông báo cho công ty biết họ đang cần loại hàng gì,
SV: Lê Nguyễn Anh Thoại Trang | 69
yêu cầu công ty gửi catalogue, mẫu hàng, … đồng thời cho biết giá cả, chất lƣợng, số lƣợng đặt hàng tối thiếu, số lƣợng có khả năng cung cấp, thời hạn giao hàng, điều kiện thanh toán và nhiều điều kiện cần thiết khác.
- Chào hàng, báo giá: Sau khi nhận đƣợc email hỏi hàng từ đối tác, công ty sẽ viết email chào hàng, báo giá. Đây là email thể hiện rõ ý định bán hàng của mình. Sẽ có hai trƣờng hợp chào hàng. Thứ nhất là chào hàng sau khi nhận đƣợc thƣ hỏi hàng của khách. Nội dung chính của loại thƣ chào hàng này đó là trả lời những câu hỏi của khách hàng, gửi cho họ catalogue, bảng giá, điều kiện giao hàng, phƣơng thức thanh toán, v.v... Trƣờng hợp thứ hai là chào hàng chủ động khi ngƣời bán chƣa nhận đƣợc “Thƣ hỏi hàng” của ngƣời mua. Ở trƣờng hợp này công ty sẽ tự giới thiệu về mình và các mặt hàng của mình sản xuất kinh doanh. Sau đó, công ty sẽ gửi kèm catalogue, bảng giá và các điều kiện công ty mong muốn để bán hàng. Trong năm 2014 vừa qua công ty đã tìm đƣợc nhiều khách hàng từ trang web thƣơng mại alibaba.com, trong đó có nhiều khách hàng Hoa Kỳ tiềm năng. Hình 2.2 là ví dụ về thƣ chào hàng của công ty Bobi Craft đối với một khách hàng Hoa Kỳ là công ty Freja Toys – đây là một trong những đối tác mà công ty đã gặp gỡ tại hội chợ Toy Fair, New York – Hoa Kỳ.
SV: Lê Nguyễn Anh Thoại Trang | 70
- Hoàn giá: Đây là một đề nghị mới do khách hàng, đối tác đƣa ra sau khi nhận đƣợc thƣ chào hàng của công ty nhƣng đối tác muốn thƣơng lƣợng, đàm phán lại. Nội dung chính của email hoàn giá của phía đối tác, khách hàng bao gồm: Trình bày các điều kiện không thích hợp với công ty mình và đề xuất điều kiện của mình.
- Chấp nhận: Sau khi hai bên thƣơng lƣợng, đàm phán qua những lần báo giá, chào hàng và trả giá (hoàn giá) thì sẽ đi đến kí kết hợp đồng mua bán. Khách hàng sẽ gửi email chấp nhận với nội dung gồm: nêu rõ mình chấp thuận những điều kiện do bên bán đƣa ra, thông báo sẽ chuyển tiền thanh toán đơn hàng, v.v… Còn về phía công ty, nội dung email chấp nhận gồm: nêu rõ mình chấp nhận các điều kiện do bên mua đƣa ra, cung cấp thông tin về ngân hàng để ngƣời mua chuyển tiền.
Gặp gỡ và đàm phán trực tiếp:
Đây là phƣơng thức mà công ty thƣờng sử dụng để đàm phán với các đối tác, khách hàng Hoa Kỳ gặp gỡ ngay tại hội chợ mà công ty tham gia. Quy trình đám phán trực tiếp của công ty Bobi Craft bao gồm các giai đoạn chính sau: Giai đoạn chuẩn bị Giai đoạn tiếp xúc Giai đoạn đàm phán Giai đoạn kết thúc đàm phán và tiến đến ký kết hợp đồng.
Ví dụ về công tác đàm phán với đơn vị nhập khẩu Loquat Inc., Hoa Kỳ:
Thời gian: 19/02/2014 - Sau khi hội chợ Toy Fair 2014 kết thúc, công ty nhận đƣợc nhiều lời mời của các doanh nghiệp, khách hàng tại Hoa Kỳ trong đó có Loquat Inc để cùng thƣơng lƣợng về hợp đồng mua bán.
Địa điểm: Văn phòng họp tại khách sạn New York Hilton Midtown.
Các bên tham dự: Ban lãnh đạo công ty Bobi Craft (2 ngƣời); Giám đốc và thƣ ký công ty Loquat (2 ngƣời).
- Giai đoạn chuẩn bị: Sau khi đồng ý lời mời từ Loquat Inc., công ty sẽ chuẩn bị các yếu tố về ngôn ngữ và thông tin để trƣớc khi bƣớc vào giai đoạn tiếp xúc với đối tác. Các thông tin công ty chuẩn bị bao gồm: thông tin về sản phẩm đồ chơi bằng len của mình, thông tin về đặc điểm tiêu dùng của khách hàng Hoa Kỳ, văn hóa của ngƣời dân Hoa Kỳ, v.v. Ngoài ra, công ty cũng sẽ chuẩn bị thông tin về hàng hóa (những mặt hàng kinh doanh chủ yếu, tên gọi, phẩm chất, nguyên vật liệu
SV: Lê Nguyễn Anh Thoại Trang | 71
cũng nhƣ những yêu cầu của thị trƣờng Hoa Kỳ về hàng hóa đó nhƣ bao bì, nhãn hiệu, độ an toàn của sản phẩm, v.v…); thông tin về thị trƣờng (tình hình kinh tế, chính trị Hoa Kỳ, hệ thống ngân hàng, điều kiện vận tải, tình hình giá cƣớc vận chuyển từ Việt Nam sang Hoa Kỳ và các chính sách ngoại thƣơng giữa Việt Nam và Hoa Kỳ, v.v…); thông tin về đối tác Loquat mà công ty đàm phán (thực lực của đối tác, lịch sử công ty, uy tín của công ty, mục đích hợp tác của họ, v.v…)
- Giai đoạn tiếp xúc: Ở giai đoạn này, công ty sẽ làm những công việc gồm: Tạo không khí tiếp xúc nhằm mục đích tạo dựng lòng tin ở phía đối tác, thể hiện thành ý của mình; Thăm dò đối tác và Sửa đổi lại kế hoạch (nếu cần). Điều này sẽ giúp cho cuộc đàm phán diễn ra thuận lợi khi tạo đƣợc những không khí thân mật, hữu nghị. Cụ thể, khi các nhà đàm phán của công ty gặp đối tác sẽ có những lời chào hỏi, quan tâm đến đối tác, giới thiệu bản thân mình và công ty, bày tỏ mối quan tâm của mình về vấn đề mua bán một cách chân thành.
- Giai đoạn đàm phán: Đây là giai đoạn quan trọng nhất của toàn bộ quá trình đàm phán. Trong giai đoạn này, các bên tiến hành bàn bạc, thỏa thuận những vấn đề đôi bên cùng quan tâm nhƣ sản phẩm đồ chơi bằng len, chất lƣợng sản phẩm, số lƣợng đặt hàng tối thiểu, giá cả, giao hàng, thanh toán, v.v… nhằm đi đến ý kiến thống nhất: ký kết đƣợc hợp đồng mua bán hàng hóa. Sau khi hai bên trao đổi thông tin sản phẩm về nguyên liệu len, chất lƣợng, chứng nhận an toàn, v.v… thì quá trình đàm phán về giá, số lƣợng và phƣơng thức thanh toán của của công ty nhƣ sau40
:
Công ty đƣa ra những yêu cầu cụ thể: Công ty đƣa ra số lƣợng đặt hàng tối thiểu cho một mẫu thiết kế sản phẩm là 1000, tƣơng ứng với mức giá FOB là 5,80USD; thanh toán bằng phƣơng thức chuyển tiền bằng điện theo tỉ lệ 60% trả trƣớc - 40% sau khi ngƣời mua nhận hàng.
Phản hồi của đối tác: Đồng ý với mức giá nhƣng mong muốn số lƣợng đặt hàng tối thiểu là 500. Ngoài ra, đối tác muốn thanh toán theo phƣơng thức chuyển tiền bằng điện với tỉ lệ là 30% - 70% chứ không chấp nhận 60% - 40%.
SV: Lê Nguyễn Anh Thoại Trang | 72
Công ty đàm phán, chấp nhận và đƣa ra nhƣợng bộ: Công ty nhƣợng bộ và chấp nhận với số lƣợng đặt hàng tối thiểu là 500 đối với đơn hàng đầu tiên và các đơn hàng sau đó muốn đối tác phải nâng số lƣợng đặt hàng lên. Ngoài ra, công ty vẫn muốn giữ tỉ lệ thanh toán chuyển tiển bằng điện theo là 60% - 40% vì cần vốn để trang trải cho chi phí sản xuất.
Phá vỡ bế tắc: Phía đối tác chấp nhận về số lƣợng đặt hàng và cam kết sẽ nâng số lƣợng lên ít nhất 200 sản phẩm ở các đơn hàng kế tiếp. Ngoài ra, đối tác đề nghị thanh toán chuyển tiền theo tỉ lệ 60% - 40% ở đơn hàng đầu tiên, và các đơn hàng sau sẽ là 50% -50%.
Tiến tới thỏa thuận và ký kết hợp đồng: Công ty cuối cùng chấp nhận với lời đề nghị của đối tác và hai bên tiến tới ký kết hợp đồng.
- Giai đoạn kết thúc đàm phán và tiến hành ký kết hợp đồng: Sau khi đàm phán thành công, hai bên sẽ tiến hành kí kết hợp đồng. Khi kí kết hợp đồng thƣơng mại, công ty sẽ thỏa thuận những điều kiện có liên quan trong đó có một số điều khoản chính nhƣ Tên hàng, Quy cách hàng hóa, Số lƣợng hàng hóa, Giá cả, Điều kiện giao hàng và Điều khoản thanh toán.
Ký kết hợp đồng ngoại thƣơng
Công ty khi ký kết hợp đồng với phía đối tác sẽ có hai hình thức cơ bản đó là ký kết hợp đồng trực tiếp (các bên trực tiếp gặp gỡ và cùng nhau ký kết) và ký kết hợp đồng gián tiếp (các bên sẽ lần lƣợt ký và gửi cho nhau thông qua email).
Nội dung trong hợp đồng41 bao gồm:
- Số hợp đồng; Ngày tháng năm kí hợp đồng;
- Tên hàng; số lƣợng; đơn giá: Công ty sẽ lập danh sách hàng hóa, tổng hợp số lƣợng và đơn giá giống nhƣ hóa đơn thƣơng mại.
- Giá cả, thanh toán: Công ty luôn áp dụng phƣơng thức thanh toán là chuyển tiền bằng điện trả trƣớc. Đây là phƣơng pháp hoàn toàn có lợi về phía công ty. Tùy thuộc vào giá trị đơn hàng mà hai bên sẽ thỏa thuận với nhau về tỉ lệ phần trăm thanh toán. Đối với giá trị đơn hàng thấp (dƣới 5.000USD) thì sẽ thanh toán 100%
41 Xem Phụ Lục 4
SV: Lê Nguyễn Anh Thoại Trang | 73
chuyển tiền bằng điện trả trƣớc. Còn với những đơn hàng có giá trị cao hơn 5.000 USD thì sẽ đƣợc chia ra thanh toán thành hai lần: Lần 1 là sau khi nhận đƣợc hóa đơn thƣơng mại, Lần 2 là sau khi đã giao hàng cho ngƣời vận chuyển (có vận đơn), tỉ lệ thƣờng là 60% - 40% hoặc 50% - 50%.
- Điều kiện giao hàng: Công ty Bobi Craft giao hàng theo ba điều kiện chính gồm EXW, FOB và CIF. Thông thƣờng, công ty xuất hàng theo điều kiện FOB là chính. ngƣời bán sẽ chịu chi phí vận chuyển ra cảng, phí xếp hàng lên tàu còn các chi phí khác nhƣ cƣớc phí vận tải, phí bảo hiểm sẽ thuộc về trách nhiệm của ngƣời mua . Ngày giao hàng sẽ đƣợc thỏa thuận giữa ngƣời mua và ngƣời bán sau khi công ty tính toán xong thời gian sản xuất cho đơn hàng. Thông thƣờng, ngày giao hàng sẽ đƣợc xác định theo một khoảng thời gian nhất định (từ ngày XX/YY/ZZ đến ngày XX/YY/ZZ) hoặc theo một mốc quy định (không trễ hơn ngày XX/YY/ZZ).
- Ngoài ra, trong hợp đồng còn có các điều kiện khác nhƣ: Quy cách đóng gói, ghi nhãn hiệu hàng hóa; Bảo hiểm hàng hóa (nếu có); Bất khả kháng; Khiếu nại; Trọng tài; Chữ kí của bên mua và bên bán, v.v…
2.3.5 Phân tích hoạt động tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu sản phẩm đồ chơi bằng len của công ty Bobi Craft sang thị trƣờng Hoa Kỳ phẩm đồ chơi bằng len của công ty Bobi Craft sang thị trƣờng Hoa Kỳ
Sau khi đã kí kết đƣợc hợp đồng với khách hàng Hoa Kỳ, công ty sẽ tiến hành tổ chức thực hiện hợp đồng theo các bƣớc sau: Thực hiện những công việc ở giai đoạn đầu của khâu thanh toán Chuẩn bị hàng hóa và kiểm tra hàng hóa xuất khẩu
Làm thủ tục hải quan Thuê phƣơng tiện vận tải Giao hàng cho ngƣời vận tải Nhắc ngƣời mua thanh toán phần còn lại Giải quyết khiếu nại (nếu có).
1/ Thực hiện những công việc ở giai đoạn đầu của khâu thanh toán: Hiện nay, công ty Bobi Craft chỉ chấp nhận thanh toán bằng phƣơng thức chuyển tiền bằng điện trả trƣớc, có thể là 100% giá trị đơn hàng hoặc thông thƣờng là 60% sau khi xuất hóa đơn thƣơng mại và 40% còn lại sẽ thanh toán sau khi giao hàng cho ngƣời vận tải. Lý do là vì công ty Bobi Craft hiện là công ty nhỏ, giá trị của các đơn hàng là không lớn, chỉ từ vài nghìn đến vài chục nghìn đô la Mỹ. Do vậy, phƣơng thức thanh toán chuyển tiền bằng điện trả trƣớc luôn đƣợc công ty áp dụng cho mọi
SV: Lê Nguyễn Anh Thoại Trang | 74
hợp đồng ngoại thƣơng từ trƣớc đến nay. Nhƣ vậy, công ty sẽ chủ động gửi hóa đơn thƣơng mại đến khách hàng và nhắc nhở thanh toán. Và sau khi khách hàng thanh toán công ty sẽ lập chứng từ ghi nhận là đã nhận đủ tiền của khách hàng.
Hai ngân hàng hiện nay công ty sử dụng cho việc thanh toán quốc tế gồm: Ngân hàng ACB (Ngân hàng Thƣơng mại Cổ phần Á Châu) chi nhánh Nguyễn Văn Trỗi, Phú Nhuận và ngân hàng Techcombank chi nhánh Lê Văn Sỹ, Phú Nhuận. Tuy nhiên, đa số các khách hàng Hoa Kỳ đều thanh toán chuyển khoản đến tài khoản ACB của công ty. Thời gian chuyển tiền đến tài khoản khá nhanh, trong vòng 1-2 ngày làm việc. Chất lƣợng dịch vụ của hai ngân hàng này nhìn chung là rất tốt và chi phí giao dịch cho mỗi lần nhận tiền chuyển từ khách hàng là 2,00 USD (phí báo có). Ngoài ra, đối với các đơn hàng mẫu, giá trị nhỏ (dƣới 500USD), công ty chấp nhận thanh toán thông qua tài khoản Paypal (sale@bobicraft.com). Thời gian chuyển tiền thông qua dịch vụ Paypal là trong vòng 24 tiếng. Mọi chi phí giao dịch chuyển tiền thông qua Paypal khách hàng đều phải trả.
2/ Chuẩn bị hàng hóa và kiểm tra hàng hóa xuất khẩu: Sau khi nhận đƣợc thông báo có của ngân hàng từ việc thanh toán của đối tác, công ty tiến hành chuẩn bị hàng hóa để xuất khẩu. Trƣớc tiên, công ty sẽ kiểm tra hàng có sẵn trong kho và xem thử có đủ để xuất hay không. Nếu không, công ty sẽ tiến hành sản xuất thêm để đủ số lƣợng hàng xuất đi. Công ty cũng sẽ tiến hành thông báo đến khách hàng thời gian hoàn thành và ngày xuất đi của đơn hàng.
Sau khi đã đủ hàng, công ty sẽ tiến hành thuê đơn vị kiểm định chất lƣợng sản phẩm là tổ chức giám định hàng hóa xuất khẩu Intertek đến kiểm tra hàng hóa sản phẩm về phẩm chất, số lƣợng, chất lƣợng, v.v… Đơn vị kiểm định này cũng chính là đơn vị đã cấp chứng nhận đồ chơi an toàn cho trẻ em theo tiêu chuẩn của Hoa Kỳ ASTM F963. Intertek sẽ tiến hành giám định hàng hóa trƣớc khi xuất khẩu về các chỉ tiêu nhƣ số lƣợng, kiểm tra sự phù hợp về kiểu dáng sản phẩm (không có vật nhọn, góc cạnh gây nguy hiểm), kiểm tra chất lƣợng sản phẩm (không bị bung len, bung gòn), kiểm tra các thông số liên quan nhƣ kích thƣớc và trọng lƣợng sản phẩm