Sau khi đã kí kết hợp đồng xuất khẩu, công việc rất quan trọng mà doanh nghiệp cần phải làm là tổ chức thực hiện hợp đồng mà mình đã kí kết. Căn cứ vào điều khoản đã ghi trong hợp đồng, doanh nghiệp phải tiến hành sắp xếp các công việc mà mình phải làm ghi thành bảng biểu theo dõi tiến độ thực hiện hợp đồng, kịp thời nắm bắt diễn biến tình hình các văn bản đã gửi đi và nhận những thông tin phản hồi từ phía đối tác.
PGS. TS. Nguyễn Thị Hƣờng và TS. Tạ Lợi (2009, trang 216-285) cho rằng quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu trong giao dịch mua bán thông thƣờng ngoại thƣơng bao gồm các bƣớc sau: Xin giấy phép (nếu có); Kiểm tra xác nhận thanh toán; Chuẩn bị hàng xuất khẩu; Kiểm tra hàng xuất khẩu; Thuê vận
SV: Lê Nguyễn Anh Thoại Trang | 17
chuyển chặn chính (nếu có); Mua bảo hiểm (nếu có); Làm thủ tục hải quan xuất hàng; Giao hàng; Làm thủ tục thanh toán; và Giải quyết khiếu nại (nếu có).
Theo GS. TS. Đoàn Thị Hồng Vân (2013), thông thƣờng để thực hiện một hợp đồng xuất khẩu, đơn vị xuất khẩu cần tiến hành các công việc sau: làm những công việc bƣớc đầu của khâu thanh toán (t y theo phƣơng thức đã chọn), xin giấy phép xuất khẩu (nếu có), chuẩn bị hàng hóa để xuất khẩu, thuê tàu, kiểm nghiệm và kiểm dịch hàng hóa, làm thủ tục hải quan, giao hàng, mua bảo hiểm, làm thủ tục thanh toán và giải quyết khiếu nại (nếu có), thanh lý hợp đồng.18
Nhƣ vậy, quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng thƣờng tùy thuộc vào loại hợp đồng và cam kết ghi trên hợp đồng giữa mỗi bên mà các doanh nghiệp có các bƣớc thực hiện riêng và không nhất thiết phải theo thứ tự nhất định. Theo quan điểm của GS. TS. Đoàn Thị Hồng Vân thì quy trình thực hiện hợp đồng sẽ gồm 10 bƣớc sau:
1/ Làm thủ tục xuất khẩu theo quy định của Nhà nƣớc
Theo Nghị định số 187/2013/ NĐ-CP ngày 20 tháng 11 năm 2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Luật Thƣơng mại về hoạt động mua bán hàng hóa quốc tế và các hoạt động đại lý mua, bán, gia công và quá cảnh hàng hóa với nƣớc ngoài, thì tất cả các doanh nghiệp thuộc mọi thành phần kinh tế đều đƣợc quyền xuất khẩu hàng hoá phù hợp với nội dung đăng kí kinh doanh trong nƣớc của mình mà không cần phải xin giấy phép kinh doanh xuất khẩu tại Bộ thƣơng mại. Tuy nhiên, quy định này không áp dụng với một số mặt hàng đang còn quản lý theo cơ chế riêng, các mặt hàng cấm xuất khẩu.Vì vậy, các doanh nghiệp xuất khẩu cần lƣu ý kỹ và tuân theo các quy định về pháp luật của Nhà nƣớc để có thể thực hiện thủ tục xuất khẩu một cách tốt nhất. Cần phải xem loại mặt hàng đó có đƣợc phép xuất khẩu hay không? Có phải xin giấy phép hoặc làm thủ tục đặc biệt gì không? Nếu có thì là loại giấy phép gì và do cơ quan nào cấp? v.v…
2/ Thực hiện những công việc ở giai đoạn đầu của khâu thanh toán
Thanh toán là một mắt xích quan trọng trong toàn bộ quá trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất nhập khẩu. Nhà xuất khẩu chỉ yên tâm giao hàng khi biết chắc sẽ
18
GS.TS Đoàn Thị Hồng Vân (2013), “Chƣơng 10 - Tổ chức thực hiện hợp đồng Xuất nhập khẩu”, Quản trị
SV: Lê Nguyễn Anh Thoại Trang | 18
đƣợc thanh toán. Vì vậy, các doanh nghiệp xuất khẩu cần phải thực hiện tốt những công việc bƣớc đầu của khâu này. Cần lựa chọn những phƣơng thức thanh toán cụ thể, phù hợp tránh những rủi ro không đáng có. PGS. TS. Nguyễn Thị Hƣờng và TS. Tạ Lợi (2009, trang 264) đã tóm lƣợc những nghiệp vụ kiểm tra xác nhận thanh toán của bạn hàng căn cứ vào các hình thức thanh toán nhƣ:
- Thanh toán bằng tiền mặt: Đòi hỏi nhà xuất khẩu phải hoàn tất thủ tục thanh toán làm chứng từ kế toán. Chứng từ quan trọng nhất để chứng minh việc thanh toán bằng tiền mặt là hóa đơn kiêm phiếu thu tiền, là chứng từ ghi nhận các nội dung về hàng hóa, số lƣợng, đơn giá và số tiền thanh toán. Thanh toán bằng tiền mặt đòi hỏi nhà xuất khẩu phải thực hiện những nghiệp vụ kiểm tra giấy tờ, thu tiền và xuất hóa đơn thƣơng mại cho khách hàng thanh toán.
- Thanh toán bằng phƣơng thức nhờ thu: Nhà xuất khẩu cần phải cẩn trọng, xem xét uy tín và tiềm lực tài chính của đối tác thông qua các nghiệp vụ thẩm tra quốc tế. Các nhà xuất khẩu cần thẩm định khả năng thanh toán của nhà nhập khẩu bằng cách yêu cầu gửi các chứng từ chứng minh năng lực tài chính và uy tín kinh doanh của nhà nhập khẩu nhƣ báo cáo kinh doanh thƣờng niên hay giá cổ phiếu của các công ty cổ phần, v.v… Bên cạnh đó, những thông tin đƣợc thu thập thông qua các khách hàng, bạn hàng hay các phƣơng tiện truyền thông đều cần đƣợc quan tâm.
- Thanh toán bằng điện chuyển tiền: Nhà xuất khẩu thƣờng quan tâm đến thời điểm thanh toán. Nếu đƣợc thanh toán trƣớc thì nhà xuất khẩu chỉ cần kiểm tra bản fax, điện chuyển tiền của đối tác để đối chiếu với số dƣ tài khoản ngoại tệ ở ngân hàng. Trên thực tế, khi có “Giấy báo có” chính thức của ngân hàng thì các nhà xuất khẩu mới thực sự an tâm xuất hàng hóa và đảm bảo thanh toán đƣợc tiền hàng.
- Thanh toán bằng thƣ tín dụng: Cán bộ phòng kế toán phụ trách thanh toán quốc tế và cán bộ kinh doanh xuất khẩu phải xem xét kỹ các nội dung của thƣ tín dụng bao gồm ba phần. Đầu tiên là xem xét các thông tin chung của thƣ tín dụng nhƣ loại hình thƣ tín dụng, số thƣ tín dụng, ngƣời hƣởng lợi, ngƣời mở, ngày mở, giá trị thƣ tín dụng, đồng tiền thành toán, ngân hàng mở/thông báo/chiết khấu, v.v… Tiếp theo là kiểm tra nội dung của từng mục của thƣ tín dụng. Trọng tâm là nội dung về hàng
SV: Lê Nguyễn Anh Thoại Trang | 19
hóa, giá trị, số lƣợng, các chứng từ thanh toán, điều kiện giao hàng và điều kiện thanh toán. Cuối cùng cần xem xét kiểm tra những điều kiện khác của thƣ tín dụng nhƣ về chi phí ngân hàng do bên nào chịu, chi phí sửa đổi và tu chỉnh thƣ tín dụng, các chỉ dẫn khác nếu có, v.v…
3/ Chuẩn bị hàng hóa để xuất khẩu
Chuẩn bị hàng hóa để xuất khẩu là một công việc rất quan trọng. Các đơn vị sản xuất, xuất khẩu cần tính toán hợp lý thời gian để chuẩn bị hàng hóa xuất khẩu đầy đủ, đúng chất lƣợng và nhanh chóng. Ngoài ra, hàng hóa trƣớc khi xuất khẩu cũng cần phải có sự nghiên cứu thị trƣờng nhằm sản xuất ra đƣợc các sản phẩm có chất lƣợng, mẫu mã, kiểu dáng,… ph hợp với thị hiếu của ngƣời mua. Hàng sản xuất xong cần đƣợc kiểm tra chất lƣợng kỹ lƣỡng, bao gói cẩn thận, ký mã hiệu rõ ràng,… nhằm đáp ứng đầy đủ các điều kiện quy định trong hợp đồng.
4/ Kiểm tra hàng xuất khẩu
Trƣớc khi giao hàng, ngƣời xuất khẩu có nghĩa vụ phải kiểm tra hàng về phẩm chất, số lƣợng, trọng lƣợng, nguồn nguyên liệu của mặt hàng xuất khẩu (chủng loại, số lƣợng, khối lƣợng, tình trạng) trƣớc khi xuất khẩu; giám định trong quá trình sản xuất, trong công đoạn thiết kế, tạo mẫu,…; giám định về phẩm chất, số lƣợng, bao bì, ký mã hiệu trƣớc khi giao hàng. Thông thƣờng, việc kiểm tra đƣợc tiến hành ở hai cấp: Thứ nhất, Kiểm tra cấp cơ sở do chính cơ sở sản xuất tiến hành hoặc do tổ chức kiểm tra chất lƣợng sản phẩm tiến hành. Thứ hai, Kiểm tra ở các cửa khẩu: có tác dụng thẩm định lại kết quả kiểm tra cơ sở.
5/ Làm thủ tục hải quan
Căn cứ theo Khoản 1, Điều 21. Luật Hải Quan của Quốc hội nƣớc Cộng hòa Xã hội chủ nghĩa Việt Nam số 54/2014/QH13 ngày 26 tháng 06 năm 2014, khi làm thủ tục hải quan, ngƣời khai hải quan có trách nhiệm:
a) Khai và nộp tờ khai hải quan; nộp hoặc xuất trình chứng từ thuộc hồ sơ hải quan (hồ sơ hải quan bao gồm hợp đồng mua bán hàng hóa, hóa đơn thƣơng mại, chứng từ vận tải, chứng từ chứng nhận xuất xứ hàng hóa, giấy phép xuất khẩu, văn bản
SV: Lê Nguyễn Anh Thoại Trang | 20
thông báo kết quả kiểm tra hoặc miễn kiểm tra chuyên ngành, các chứng từ liên quan đến hàng hóa theo quy định của pháp luật có liên quan);
b) Đƣa hàng hóa, phƣơng tiện vận tải đến địa điểm đƣợc quy định để kiểm tra thực tế hàng hóa, phƣơng tiện vận tải;
c) Nộp thuế và thực hiện các nghĩa vụ tài chính khác theo quy định của pháp luật về thuế, phí, lệ phí và quy định khác của pháp luật có liên quan.
6/ Thuê phƣơng tiện vận tải
Tùy thuộc vào hợp đồng xuất khẩu giữa hai bên mà đơn vị xuất khẩu sẽ chịu trách nhiệm thuê phƣơng tiện vận tải hoặc không chịu trách nhiệm thuê phƣơng tiện vận tải. Nếu hợp đồng xuất nhập khẩu qui định việc ngƣời bán thuê phƣơng tiện để chuyên chở hàng đến địa điểm đích (điều kiện cơ sở giao hàng của hợp đồng xuất khẩu là CIF, CFR, CPT, CIP, DAT, DAP, DDP) thì ngƣời xuất khẩu phải tiến hành thuê phƣơng tiện vận tải. Hiện nay, có các hình thức vận tải nhƣ vận tải đƣờng hàng không, vận tải đƣờng biển, vận tải đƣờng sắt. Thông thƣờng, hàng hóa xuất khẩu Việt Nam chủ yếu đƣợc giao bằng đƣờng biển. Do vậy, các doanh nghiệp xuất khẩu hàng cần lƣu ý trong việc thuê tàu. Việc thuê tàu, lƣu cƣớc là một nghiệp vụ không đơn giản, đòi hỏi phải có kinh nghiệm, có thông tin về tình hình vật giá và giá cƣớc, hiểu biết tinh thông về các điều khoản của hợp đồng thuê tàu. Do đó, các doanh nghiệp cần cân nhắc kĩ trƣớc khi thuê loại tàu phù hợp. Tùy từng trƣờng hợp cụ thể, các doanh nghiệp xuất khẩu lựa chọn một trong các phƣơng thức thuê tàu là tàu chợ, tàu chuyến hay tàu định hạn.
7/ Giao hàng cho ngƣời vận tải
T y theo phƣơng tiện vận tải đƣợc sử dụng để chuyên chở hàng hóa mà ngƣời xuất khẩu sẽ giao hàng cho ngƣời vận tải tại nơi đã thỏa thuận và nhận vận đơn sau khi đã hoàn tất việc giao hàng.
8/ Mua bảo hiểm cho hàng hóa xuất khẩu
Chuyên chở hàng hoá xuất khẩu thƣờng xuất hiện những rủi ro, tổn thất vì vậy việc mua bảo hiểm cho hàng hoá xuất khẩu là một cách tốt nhất để đảm bảo an toàn cho hàng hoá xuất khẩu trong quá trình vận chuyển. Khi xuất khẩu theo các điều kiện
SV: Lê Nguyễn Anh Thoại Trang | 21
CIF, CIP hoặc nhóm D (Incoterms) thì ngƣời bán phải mua bảo hiểm cho hàng hóa. Để mua bảo hiểm thì doanh nghiệp cần thực hiện những công việc nhƣ: Chọn điều kiện để mua bảo hiểm; Làm Giấy yêu cầu bảo hiểm; Đóng phí bảo hiểm và lấy chứng thƣ bảo hiểm.
9/ Làm thủ tục thanh toán
Thanh toán là khâu quan trọng và là kết quả cuối cùng của tất cả các giao dịch kinh doanh xuất khẩu. Sau khi giao hàng hóa, ngƣời xuất khẩu sẽ hoàn tất thủ tục thanh toán và t y theo phƣơng thức thanh toán mà ngƣời xuất khẩu sẽ xuất trình chứng từ phù hợp cho ngân hàng để nhận đƣợc tiền thanh toán từ ngƣời nhập khẩu.
10/ Khiếu nại và giải quyết nếu có
Khi thực hiện một thƣơng vụ xuất khẩu hàng hóa, nếu bên nhà nhập khẩu có những hành động vi phạm hợp đồng, làm ảnh hƣởng đến quyền lợi của nhà xuất khẩu thì doanh nghiệp xuất khẩu có thể thƣơng lƣợng với ngƣời nhập khẩu giải quyết các tranh chấp một cách thỏa đáng, nếu nghiêm trọng hơn không thể thƣơng lƣợng giải quyết có thể đƣa ra tòa và chuẩn bị hồ sơ tố tụng cần thiết.
Trong trƣờng hợp nhà xuất khẩu nhận đƣợc khiếu nại thì cần phải thận trọng xem xét khiếu nại, bình tĩnh giải quyết một cách chính xác nhất, nhanh nhất, hiệu quả nhất để có thể đảm bảo uy tín và giữ quan hệ lâu dài với đối tác.
1.4 Các nhân tố ảnh hƣởng đến hoạt động xuất khẩu 1.4.1 Môi trƣờng kinh tế