Kỳ
Sau khi thực hiện nghiên cứu thị trƣờng, công ty tiến hành tìm kiếm đối tác dựa trên kết quả nghiên cứu thông qua hai kênh chính đó là thông qua mạng Internet/ B2B websites và thông qua hội chợ. Có hai loại đối tƣợng khách hàng tìm kiếm đó là các nhà phân phối lớn và các khách hàng tiêu thụ cuối cùng.
- Tìm kiếm thông qua mạng Internet và B2B websites: Đây là kênh tìm kiếm đơn giản và ít tốn chi phí. Công ty thực hiện quảng bá sản phẩm, hình ảnh của công
SV: Lê Nguyễn Anh Thoại Trang | 63
ty thông qua website riêng hoặc trên mạng xã hội nhằm tìm kiếm nhóm khách hàng tiêu thụ cuối cùng. Ngoài ra, công ty cũng thực hiện tìm kiếm khách hàng tại các trang web B2B nhƣ alibaba và globalsources. Tuy nhiên, hiện nay công ty chỉ mới ở giai đoạn sử dụng miễn phí (Free member) chứ chƣa bỏ chi phí để nâng cấp tài khoản tại alibaba hay globalsources. Trong 5 năm qua, công ty chỉ nhận đƣợc một số ít thƣ hỏi hàng từ các khách hàng Hoa Kỳ. Ngoài ra, nhƣợc điểm của việc tìm kiếm khách hàng thông qua alibaba hay globalsources đó là khi trao đổi thông qua mạng Internet, công ty gặp nhiều rủi ro về lừa đảo, đánh cắp thông tin, v.v…. Bên cạnh đó, hình thức này đòi hỏi một quá trình thƣơng lƣợng lâu dài, lƣợng đơn hàng nhỏ, giá trị đơn hàng thấp bởi đối tác cần phải kiểm định mẫu và biết rõ về công ty trƣớc khi thực hiện đặt hàng với số lƣợng lớn.
Do vậy, trong thời gian tới, nhằm có thể tìm kiếm đƣợc nhiều khách hàng hơn nữa thì công ty nên chủ động nâng cấp tài khoản thƣơng mại alibaba (hạng Gold Supplier) và globalsources (Verified Supplier) để có thể tìm đƣợc nhiều khách hàng tiềm năng, đặc biệt là các khách hàng Hoa Kỳ. Chi phí nâng cấp tài khoản đối với alibaba là 25,8 triệu đồng/năm và đối với globalsources là 20 triệu đồng/năm.
- Tìm kiếm thông qua hoạt động tham gia hội chợ: Việc trƣng bày hàng mẫu và quảng bá tại các hội chợ là một trong những phƣơng pháp xúc tiến thƣơng mại phổ thông nhất hiện nay mà các chính phủ cũng nhƣ doanh nghiệp sử dụng. Hội chợ chuyên ngành là nơi tập trung nhất để các doanh nghiệp có thể khảo sát nhu cầu và cạnh tranh của thị trƣờng cũng nhƣ tìm kiếm bạn hàng. Trƣớc khi quyết định tham gia hội chợ, công ty thực hiện nghiên cứu rất kỹ các tiêu chí nhƣ:
- Lựa chọn hội chợ phù hợp để tham gia: Hàng năm, tại Hoa Kỳ có tới hàng nghìn hội chợ thƣơng mại với quy mô lớn, nhỏ khác nhau. Công ty Bobi Craft luôn tiến hành khảo sát rất kỹ các hội chợ chuyên ngành có liên quan để lựa chọn những hội chợ phù hợp. Và một khi đã quyến định tham gia trƣng bày tại một hội chợ nào thì công ty sẽ tham gia đều đặn qua nhiều năm để không những giới thiệu đƣợc các sản phẩm mới mà còn là dịp để họ gặp gỡ khách hàng quen để củng cố và tăng cƣờng mối quan hệ kinh doanh.
SV: Lê Nguyễn Anh Thoại Trang | 64
- Lựa chọn mẫu để trƣng bày: Trên cơ sở kết quả nghiên cứu thị trƣờng, tại mỗi hội chợ, công ty thƣờng chỉ trƣng bày một số mặt hàng có tiềm năng tiêu thụ tại thị trƣờng mục tiêu chứ không trƣng bày tràn lan tất cả những gì mà công ty đang sản xuất hoặc tiêu thụ tại nội địa hoặc những thị trƣờng khác. Khi tham gia công ty trƣng bày những mẫu sản phẩm đồ chơi bằng len phù hợp với xu hƣớng tiêu dùng chung của thị trƣờng Hoa Kỳ và thể hiện đƣợc khả năng sản xuất của mình về chủng loại sản phẩm, độ tinh xảo, chất lƣợng, kiểu dáng, nguyên liệu v.v…
- Chuẩn bị catalogue và tài liệu quảng bá: Catalogue và tài liệu quảng bá góp phần tích cực trong việc giới thiệu năng lực của công ty. Các đối tác, khách hàng Hoa Kỳ thƣờng dựa vào những tài liệu này để đánh giá sơ bộ về năng lực và sự chuyên nghiệp của nhà cung cấp. Vì thế để tạo ra những ấn tƣợng tốt, công ty luôn có sự chuẩn bị tốt tài liệu quảng bá của mình với việc in ấn và thiết kế một cách chuyên nghiệp không cần quá cầu kỳ nhƣng đủ thông tin để ngƣời xem có thể có đƣợc cái nhìn tổng quan nhất về sản phẩm và năng lực của công ty cung cấp.
Ví dụ quy trình các bƣớc công ty tham gia hội chợ American International Toy Fair (Toy Fair) 2014:
Bƣớc 1: Công ty xác định đúng hội chợ tham gia, tham khảo các tài liệu, thông tin về số lƣợng nhà triển lãm, số lƣợng khách tham gia, tổng diện tích trƣng bày, thời gian diễn ra hội chợ v.v… có trên website chính thức của hội chợ. Ngoài ra, công ty liên hệ với ban tổ chức hội chợ để biết về quy trình tham gia hội chợ và mức chi phí cho việc thuê gian hàng. Trong năm 2014 vừa qua, số lƣợng khách tham gia ƣớc tính là khoảng hơn 14,000 ngƣời đến từ hơn 100 quốc gia. Diện tích hội chợ trƣng bày là gần 40 nghìn mét vuông với hàng trăm nghìn loại sản phẩm đồ chơi. Thời gian diễn ra hội chợ là 4 ngày từ ngày 16/02 đến 19/02 năm 2014.
Bƣớc 2: Sau khi đã nghiên cứu kĩ về thông tin hội chợ cũng nhƣ mức chi phí phải đóng. Công ty tiến hành liên hệ với Ban Tổ chức để đăng ký tham gia hội chợ sớm nhất có thể, thông thƣờng là 6 tháng trƣớc khi hội chợ diễn ra, việc này giúp công ty có đủ thời gian để chuẩn bị các tài liệu, hàng mẫu cần thiết. Ngoài ra, công
SV: Lê Nguyễn Anh Thoại Trang | 65
ty có thể sẽ tiết kiệm đƣợc chi phí do ban tổ chức hội chợ có chính sách giảm giá gian hàng, và sẽ ƣu tiên bố trí sắp xếp gian hàng của bạn vào vị trí tốt nhất có thể. Sau khi liên hệ với Ban Tổ chức, công ty tiến hành đăng kí tham gia hội chợ theo hƣớng dẫn. Cụ thể, công ty sẽ phải điền những thông tin cần thiết vào các biểu mẫu và sau đó tiến hành đặt cọc chi phí gian hàng. Chi phí cho 10 mét vuông gian hàng vào năm 2014 là 3000USD. Công ty đã thuê gian hàng tiêu chuẩn diện tích là 30 mét vuông, tổng chi phí cho việc thuê gian hàng là 9000USD. 38 Sau đó, các thông tin, dịch vụ mà Ban tổ chức hội chợ Toy Fair cung cấp cho công ty gồm: danh sách các doanh nghiệp tham dự Toy Fair (có địa chỉ liên hệ) phân theo từng ngành, lĩnh vực đồ chơi cụ thể để công ty có thể liên lạc, gửi thƣ mời ghé thăm gian hàng hoặc chủ động đến gặp gỡ và trao đổi buôn bán; brochure hội chợ; sơ đồ gian hàng; thông tin chi tiết giới thiệu về hội chợ39; v.v… Ngoài ra, ban tổ chức hội chợ cũng cung cấp cho công ty các dịch vụ về chổ ở, ăn uống, đi lại trong quá trình tham gia hội chợ (có tính phí), các dịch vụ hỗ trợ xây dựng gian hàng, cho thuê vật dụng, v.v… và hỗ trợ công ty về mặt thủ tục xin visa vào Hoa Kỳ để tham gia hội chợ (gửi thƣ mời, thƣ xác nhận với đại sứ quán Hoa Kỳ tại Việt Nam).
Bƣớc 3: Công ty tiến hành lập phƣơng án tham gia hội chợ và chuẩn bị sản phẩm, dụng cụ trƣng bày. Cụ thể là:
- Xây dựng kế hoạch hoạt động: Việc xây dựng kế hoạch hoạt động tại hội chợ bao gồm trƣớc hội chợ, trong thời gian diễn ra hội chợ, và sau khi kết thúc hội chợ phải phù hợp với chiến lƣợc và mục tiêu phát triển của công ty. Công ty luôn xác định đƣợc điều cần thiết nhất và chiến lƣợc tham gia hội chợ. Trong năm 2014 vừa qua, công ty thực hiện trung giới thiệu sản phẩm đồ chơi bằng len mới và đồng thời xúc tiến các sản phẩm sẵn có của công ty.
- Chuẩn bị hàng mẫu, tài liệu: Đối với hàng mẫu, công ty nghiên cứu sơ đồ xem vị trí gian hàng của mình ở chỗ nào để xác định đƣợc ví trí và các lợi thế về gian hàng, từ đó lên kế hoạch bài trí gian hàng và xác định kích cỡ và số lƣợng các loại hàng mẫu để cho phù hợp với việc trƣng bày tại gian hàng của mình. Đối với
38
Mức phí có bao gồm các dịch vụ hỗ trợ khác của Ban tổ chức hội chợ dành cho công ty. 39 Xem Phụ Lục 3
SV: Lê Nguyễn Anh Thoại Trang | 66
tài liệu, công ty chuẩn bị những tài liệu về catalogue, bảng giá, danh thiếp, tờ rơi có những thông tin chi tiết về sản phẩm và thông tin của công ty. Ngoài ra, công ty cũng chuẩn bị bút viết, sổ ghi chép để ghi chép lại các thông tin của khách hàng về yêu cầu, mẫu mã, chủng loại hoặc địa chỉ liên hệ để công ty gửi chào giá. Chi phí cho việc chuẩn bị hàng mẫu, dụng cụ cho hội chợ là gần 11 triệu đồng (xấp xỉ 500USD). Sau đó, công ty sẽ lập danh sách các hàng mẫu, vật dụng mà công ty mang đến hội chợ để gửi đăng ký cho ban tổ chức hội chợ Toy Fair 2014.
Kế đến, công ty sẽ thuê đơn vị vận chuyển, mang các vật dụng, sản phẩm mẫu từ Việt Nam sang Hoa Kỳ, xuất hàng theo hình thức tạm xuất, tái nhập dự hội chợ triển lãm. Trong đợt tham dự Toy Fair 2014 thì công ty Bobi Craft đã cùng với một số công ty Việt Nam khác cũng tham dự hội chợ đã cùng nhau thuê đơn vị giao nhận vận tải VEGA vận chuyển hàng hóa, dụng cụ, vật dụng từ Việt Nam sang Hoa Kỳ bằng đƣờng biển, hàng chứa trong 1 container. Thời gian vận chuyển là 12 ngày từ Việt Nam sang Hoa Kỳ. Khi hàng đến thì công ty VEGA cũng chịu trách nhiệm liên hệ với nhà vận chuyển địa phƣơng để vận chuyển hàng từ cảng đến hội chợ và sau khi hội chợ kết thúc, VEGA cũng sẽ chịu trách nhiệm trong việc vận chuyển hàng về Việt Nam. Tổng chi phí cho việc vận chuyển là 8500USD, trong đó công ty Bobi Craft phải trả 1200USD.
Bƣớc 4: Công ty tiến hành lựa chọn nhân sự tham gia hội chợ. Trong năm 2014 tại hội chợ Toy Fair thì ban lãnh đạo công ty gồm một Giám Đốc và một Phó Giám đốc là hai ngƣời trực tiếp sang Hoa Kỳ tham gia với tƣ cách là nhà triển lãm. Nhƣ vậy, công ty hoàn toàn đảm bảo đƣợc các tiêu chí của nhân sự tham gia hội chợ nhƣ là có kiến thức về sản phẩm, kiến thức về công ty, có khả năng giao tiếp tốt và thuyết phục đƣợc khách hàng. Sau khi quyết định nhân sự tham gia, ban lãnh đạo công ty tiến hành làm thủ tục visa và đặt vé máy bay, chỗ ở và tự túc bay sang Hoa Kỳ. Chi phí về visa, vé máy bay, phƣơng tiện đi lại, ăn, ở tại hội chợ dành cho hai ngƣời trong vòng 4 ngày tổng cộng là 6000 USD. Khi đến Hoa Kỳ, ban lãnh đạo công ty sẽ tự túc đến khách sạn đã thuê và sau đó đến văn phòng của Ban tổ chức để làm thủ tục ra, vào hội chợ và xây dựng, trang trí gian hàng.
SV: Lê Nguyễn Anh Thoại Trang | 67
Bƣớc 5: Giao dịch tại hội chợ và sau hội chợ. Trong 4 ngày diễn ra hội chợ, ban lãnh đạo của công ty tích cực chào hàng, quảng bá hình ảnh của công ty nhằm tìm kiếm các đối tác, khách hàng tiềm năng quốc tế nói chung và tại Hoa Kỳ nói riêng. Công ty đã gặp đƣợc một số khách hàng, đối tác kinh doanh cũ nhƣ Department 56, GUND, Loquat Inc. và Asian Sourcing Link. Bên cạnh đó, công ty còn có thêm đƣợc rất nhiều khách hàng mới tiềm năng là Esty, The wool shop, Freja Toys, v.v.... Kết quả của kỳ hội chợ Toy Fair 2014 rất khả quan, công ty đã ký kết đƣợc 9 hợp đồng có giá trị lớn, tổng giá trị các hợp đồng mà công ty ký kết là 51.000 USD, chiếm khoảng 33% trong tổng kim ngạch xuất khẩu năm 2014. Ngoài ra, thông qua việc tham gia hội chợ, công ty nhận thấy rằng không chỉ tìm kiếm đƣợc nhiều khách hàng mới tiềm năng, củng cố mối quan hệ với các đối tác cũ mà còn giúp công ty quảng bá đƣợc hình ảnh, sản phẩm của mình tại Hoa Kỳ, đồng thời giúp công ty tìm hiểu đƣợc đặc điểm thị trƣờng, nhu cầu và thị hiếu của ngƣời dân Hoa Kỳ. Ông Nguyễn Ngọc Tuấn – giám đốc công ty Bobi Craft tham dự hội chợ Toy Fair 2014 phát biểu rằng: “Công ty không những ký kết đƣợc nhiều hợp đồng lớn ngay tại hội chợ mà còn nhận đƣợc rất nhiều sự quan tâm, thăm hỏi và các đơn đặt hàng từ nhiều khách hàng khác sau khi hội chợ kết thúc trong vòng 1 tháng sau đó. Thông qua hội chợ, lƣợng đặt hàng của khách hàng Mỹ tăng lên rất đáng kể.”
Hình 2.1 Gian hàng của công ty Bobi Craft và khách hàng thăm quan tại hội chợ Toy Fair Hoa Kỳ.
SV: Lê Nguyễn Anh Thoại Trang | 68
Bảng 2.8 Bảng tổng kết chi phí tham gia hội chợ Toy Fair 2014
Khoản mục Chi phí (USD)
Thuê gian hàng 9.000
Chuẩn bị hàng hóa, dụng cụ, tài liệu, v.v… 500 Vận chuyển hàng hóa đi và về 1.200 Visa, vé máy bay, chỗ ở, ăn uống, đi lại 6.000
Các khoản phí khác 300
TỔNG CỘNG 17.000
Tóm lại, tham gia qua hội chợ đƣợc coi là một hoạt động hết sức quan trọng trong việc tìm kiếm khách hàng và quảng bá hình ảnh sản phẩm của công ty. Trong nhiều năm qua, công ty đã tìm đƣợc rất nhiều khách hàng lớn chỉ bằng việc tham gia hội chợ. Điều này cho thấy công tác nghiên cứu thị trƣờng và tìm kiếm khách hàng của công ty rất hiệu quả và đây đƣợc coi là một thế mạnh lớn của công ty trong hoạt động kinh doanh xuất khẩu của mình sang thị trƣờng Hoa Kỳ.
2.3.4 Phân tích hoạt động đàm phán và ký kết hợp đồng kinh doanh xuất khẩu sản phẩm đồ chơi bằng len của công ty Bobi Craft sang thị