- Tổ chức: Tổ chức chính là đối tượng căn bản của quản lý Nhà quản lý làm việc
3.2.2. Sử dụng hệ thống công cụ quản lý
Sử dụng hệ thống cơng cụ quản lý trong thực tế chính là sử dụng các phương tiện để đạt mục tiêu đề ra, biến mục tiêu từ các ý đồ, mong muốn thành kết quả hiện thực. Đó là một q trình hết sức phức tạp, nhiều khó khăn. Cho dù ngay cả khi có hệ thống cơng cụ quản lý đúng đắn với đội ngũ các nhà quản lý lành nghề. Vì vậy quá trình vận hành các công cụ quản lý cũng chịu sự tác động của nhiều yếu tố tương tự như trong quá trình hoạch định hệ thống cơng cụ quản lý.
a. Những nhân tố chủ yếu tác động đến việc vận hành hệ thống cơng cụ quản lý: - Quan điểm chính trị đối với xu hướng phát triển của đối tượng quản lý. Chẳng hạn, phát triển kinh tế thị trường trong các nước đang chuyển đổi mơ hình kinh tế.
- Nền hành chính và các thể chế hành chính của mỗi quốc gia, nó có thể là yếu tố tích cực, thúc đẩy q trình thực hiện một cách hiệu quả các cơng cụ quản lý. Song, các thể chế hành chính cũng có thể trở thành lực cản đối với việc vận hành các công cụ quản lý trong thực tế. Các thủ tục hành chính rườm rà, phức tạp, mang tính quan liêu, cửa quyền làm thất bại hoặc giảm đáng kể hiệu quả, hiệu lực pháp lý của nhiều công cụ quản lý được hoạch định đúng đắn, phù hợp.
- Môi trường pháp lý: Là một trong số nhân ảnh hưởng mạnh mẽ đến việc vận hành các cơng cụ quản lý. Tính thống nhất, nhất quán, đồng bộ, nghiêm minh của pháp luật là môi trường pháp lý tốt cho việc thực hiện các công cụ quản lý trong thực tế. Ngược lại, hệ thống công cụ quản lý dù đúng đắn cũng bị hạn chế hiệu quả, hoặc bị mất hiệu lực pháp lý do môi trường pháp lý tồi tệ, thiếu lành mạnh.
- Trình độ dân trí: Cơng cụ quản lý, suy cho cùng là phục vụ quốc tế dân sinh, phục vụ nhân dân, nâng cao đời sống vật chất và đời sống tinh thần của nhân dân. Song việc đạt mục tiêu quản lý còn phụ thuộc vào việc tham gia và sự thực hiện của người dân trong xã hội. Điều đó địi hỏi ở mỗi cơng dân phải có khả năng am hiểu nhất định về chủ trương, chính sách pháp luật của nhà nước. Nói cách khác, phải đạt tới một trình độ dân trí nhất định mới sử dụng có hiệu quả các cơng cụ quản lý và biến mục tiêu thành hiện thực. Ngược lại, sẽ làm cho việc đạt mục tiêu bị kéo dài, lãng phí, thậm chí khơng đạt đúng mục tiêu đề ra.
- Năng lực đội ngũ cán bộ quản lý: Là yếu tố quyết định thành bại của mọi quá trình kinh tế - xã hội. Một đội ngũ các nhà quản lý có nang lực chun mơn cao, thành thạo có thể vận hành cơng cụ quản lý được đúng đắn, sát thực, đảm bảo sự thành công trên thực tế. Song, cũng không loại trừ một công cụ quản lý đúng vẫn bị thất bại bởi những cán bộ quản lý yếu kém.
b. Yêu cầu đối với quá trình sử dụng hệ thống công cụ quản lý
Căn cứ vào đặc điểm chung và đặc thù của đối tượng quản lý, căn cứ vào phạm vi tác động của chủ thể quản lý là rộng lớn, bao trùm các đối tượng hay ở một cấp hoặc một số khâu quản lý nhất định mà quá trình vận hành cơng cụ quản lý cần đặt ra các yêu cầu khác nhau. Song, dù ở cấp nào, khâu, ngành quản lý nào, ngồi một số tính chất đặc thù được tính đến, q trình vận hànhởi các công cụ quản lý phải đạt yêu cầu sau:
42
- Đảm bảo tính nhất qn giữa các cơng cụ quản lý. Tính nhất quán phải được thực hiện giữa các khâu, các cấp quản lý. Điều đó cho phép các hoạt động quản lý cũng như hoạt động của các quá trình kinh tế - xã hội thuận lợi, trôi chảy, không rơi vào trạng thái rối loạn bởi sự mâu thuẫn giữa các công cụ quản lý gây ra.
- Đảm bảo sự đồng bộ, thống nhất, tác động cùng chiều giữa các công cụ quản lý. Sự đồng bộ, thống nhất giữa các công cụ quản lý vừa là yêu cầu đối với các nhà quản lý, và là yêu cầu thường xuyên, bức xúc đối với các hoạt động kinh tế - xã hội. Thiếu sự đồng bộ, thống nhất thì quan điểm dù có nhất qn cũng khơng thực hiện được mục tiêu quản lý đề ra, đơi khi cịn gây tác dụng trái ngược nhau, tiệt tiêu lẫn nhau.
- Đảm bảo yêu cầu giữa tập trung thống nhất với tính chủ động sáng tạo của cấp dưới. Trong vận hành công cụ quản lý, tình trạng tập trung cao độ quá mức ở cấp trung ương đã làm quan liêu hóa q trình quản lý, gây cản trở đối với các cấp quản lý và cản trở tính năng động, mềm dẻo của quá trình kinh tế - xã hội, đặc biệt trong điều kiện kinh tế thị trường. Vì vậy, q trình phi tập trung hóa một số quyết định từ cấp cao đang là yêu cầu cơ bản, chủ yếu trong vận hành công cụ quản lý theo cơ chế thị trường. Phi tập trung hóa một số quyết định từ cấp cao trên thực tế không những phủ định vai trò quản lý của cấp trên mà ngược lại càng khẳng định tính tất yếu của tập trung thống nhất trên cơ sở đảm bảo tính chủ động, sáng tạo của cấp dưới.
- Đảm bảo yêu cầu kịp thời. Những trạng thái mới của quá trình kinh tế - xã hội xuất hiện địi hỏi phải có cơng cụ quản lý thích hợp. Chẳng hạn, sự mở rộng giao lưu quốc tế đã làm xuất hiện nhiều lĩnh vực mới mẻ cần phải có những cơng cụ quản lý mới, cũng như quá trình chuyển sang kinh tế thị trường ở Việt Nam làm cho cung ứng và kiểm soát tiền tệ trong nền kinh tế mở càng trở nên bức xúc, cấp thiết, địi hỏi phải có các cơng cụ tương ứng, thích hợp của chính sách tiền tệ, như dự trữ bắt buộc, lãi suất triết khấu, nhất là hoạt động của thị trường mở. Việc ban hành đúng thời điểm sẽ góp phần nâng cao tác dụng tích cực và hiệu quả trong vận hành các cơng cụ quản lý.
- Bố trí đúng cán bộ có đủ năng lực vận hành cơng cụ quản lý. Cán bộ quản lý là người trực tiếp xây dựng và vận hành các công cụ quản lý, biến các chủ trương, chính sách thành hiện thực, nhằm đạt được mục tiêu quản lý. Vì vậy, việc bố trí những cán bộ đủ năng lực, có trách nhiệm cao được coi như điều kiện tiên quyết của q trình vận hành cơng cụ quản lý một cách hiệu quả nhất.
43