- Tổ chức: Tổ chức chính là đối tượng căn bản của quản lý Nhà quản lý làm việc
5.3.2. Nội dung tổ chức lao động khoa học của ngƣời lãnh đạo
Các loại lao động quản lý khác nhau có những nhiệm vụ lao động khác nhau và do đó có những nội dung lao động khác nhau. Sự khác nhau đó là do sự khác nhau về chất của các chức năng quản lý quy định. Tuy nhiên, nội dung lao động của tất cả các lao động quản lý các loại đều được tạo thành từ những yếu tố thành phần sau đây.
Yếu tố kỹ thuật: Thể hiện ở sự thực hiện các cơng việc mang tính chất thiết kế
và phân tich chuyên môn như : Thiết kế, ứng dụng sản xuất mới, phân tích, thiết kế các phương án cải tiến công nghệ sản xuất, cải tiến tổ chức lao động vv...
Yếu tố tổ chức hành chính : Thể hiện sự thực hiện các cơng việc nhằm tổ chức
thực hiện các phương án thiết kế, các quyết định như : Lập kế hoạch, hướng dẫn công việc, điều chỉnh, kiểm tra và đánh giá công việc.
Yếu tố sáng tạo thể hiện ở sự thực hiện các cơng việc như : suy nghĩ tìm tịi, phát minh ra các kiến thức mới, các quyết định, các phương pháp để hồn thành cơng việc.
Yếu tố thực hành giản đơn thể hiện ở sự thực hiện các công việc đơn giản,
được thực hiện theo các quy định, hướng dẫn có sẵn như các cơng việc có liên quan đến thu nhập và sử lý thông tin, truyến tin và các công việc phục vụ.
Yếu tố hội họp và sự vụ thể hiện ở việc tham gia các cuộc hội họp về chuyên
môn hoặc giải quyết các các cơng việc có tính chất thủ tục (ví dụ : ký duyệt giấy tờ). Nôi dung lao động của cán bộ, nhân viên quản lý đều chứa đựng 5 thành phần này sự khác nhau chỉ là ở tỷ trọng thành phần các yêu tố đó.
Tuy nhiên, hoạt động lao động của tất cả các cán bộ, nhân viên quản lý đều mang tính chất giống nhau. Những tính chất đó hợp thành những đặc điểm chung của hoạt động lao động quản lý, quy định tính chất đặc thù của các biện pháp tổ chức lao động khoa học được áp dụng.
Người lãnh đạo không chỉ biết tổ chức lao động một cách khoa học, hợp lý cho tồn đơn vị mình phụ trách, mà cịn phải lo tổ chức hợp lý lao động và cuộc sống của chính bản thân mình.
Việc tổ chức quản lý một cách khoa học của người lãnh đạo có ý nghĩa đặc biệt quan trọng. Chất lượng lao động của họ chi phối, gây ảnh hưởng dây truyền đến tổ chức và hiệu quả hoạt động của cấp dưới, đến cán bộ công nhân viên trong đơn vị. Một số cán bộ quản lý hiện nay thường làm việc trong tình trạng thiếu thời gian. Nguyên nhân chính là họ thường bao biện, chưa tin cán bộ giúp việc, đại bộ phận thời gian lao động của họ rơi vào cơng việc sự vụ, cụ thể. ít có cán bộ quản lý có đủ thời gian để nghiên cứu các đề tài khoa học lớn, để tư duy và thực hiện các hoạt động có tính chiến lược, tầm vĩ mơ.
Để giải quyết tình trạng trên, người lãnh đạo phải biết sắp xếp việc sử dụng thời gian cho công việc một cách khoa học. Cụ thể:
64
+ Phân tích việc sử dụng thời gian làm việc
Điếm xuất phát của việc tổ chức lao động một cách khoa học của người lãnh đạo là phân tích việc sử dụng thời gian làm việc của bản thân. Việc phân tích này nhằm tìm cách loại trừ lãng phí thời gian, việc sử dụng chưa hiệu quả các phương tiện kỹ thuật, thông tin cho quản lý, đồng thời nhằm gắn các thao tác quản lý đơn giản vào chu trình quản lý.
Mặt khác mơi trường công việc rất phức tạp, nhiễu của môi trường cũng rất đa dạng. Vấn đề đặt ra là phải giải phóng cho người lãnh đạo khỏi các hoạt động tác nghiệp vụn vặt, sự vụ, thứ yếu; tập trung toàn bộ các khâu trung tâm, then chốt, hững vấn đề cơ bản mang tính chiến lược, tương lai, đối ngoại. Người lãnh đạo phải biết sử dụng hợp lý quỹ thời gian và sử dụng các phương tiện kỹ thuật, thông tin liên lạc hiện đại.
Phân tích việc sử dụng thời gian làm việc tiến hành theo các phương pháp sau: Quan sát, bấm giờ,lưu giữ ở dạng chụp ảnh về các hoạt động với thời gian tương ứng và được lặp lại một số lần.
Người quản lý cần sắp xếp các công việc theo nhóm(Đi họp, chuẩn bị cuụoc họp, tổ chức cuộc họp; Nghiên cứu văn bản,chuẩn bị các loại báo cáo; Phê duyệt và ký các công văn; Giao tiếp; Thực tế cơ sở tự học, tự bồi dưỡng...) hoặc chia công việc theo chức năng quản lý. Tuy nhiên khơng nên chia nhóm q nhỏ và sau một số lần thực hiện một công việc, người quản lý sẽ điều chỉnh các tỷ lệ thời gian tương ứng và hợp lý.
+ Xác lập kế hoạch sử dụng thời gian hợp lý
Là việc phân bố thời gian cho các công việc và lập lịch công tác của người lãnh
đạo tương ứng với quỹ thời gian (Ngày, tuần, tháng) và đồng thời ln tìm giải pháp cải tiến cách làm việc của bản thân.
Người lãnh đạo cần phân loại công việc thường xuyên làm và loại công việc thỉnh thoảng mới làm. Trên cơ sở phân tích việc sử dụng thời gian làm việc theo tỉ lệ hợp lý, người lãnh đạo sẽ phân bố thời gian cho mỗi công việc trong hoạch định thời gian làm việc của bản thân, sắp xếp thời gian hợp lý cho từng loại công việc trong ngày, tuần, tháng. Việc xác lập kế hoạch sử dụng thời gian làm việc sẽ làm tăng thêm hiệu quả cơng tác vì người lãnh đạo sẽ chủ động, chuẩn bị tốt hơn, khơng bỏ sót, bỏ lỡ cơng việc chính yếu. Từ đó người lãnh đạo có thể bố trí thời gian nghỉ ngơi, tự học, tự bồi dưỡng. Để cho việc tổ chức lao động của cá nhân người lãnh đạo ngày càng tốt hơn, cần thường xuyên rút kinh nghiệm việc hoạch định thời gian làm việc để sử dụng thời gian hợp lý nhất. Tạo nhịp điệu làm việc cho bản thân và nhịp điệu làm việc cho những người dưới quyền, vừa đảm bảo tính chủ động trong cơng việc vừa tạo nề nếp trong tổ chức.
Tóm lại: Việc tổ chức lao động một cách khoa học của người lãnh đạo là xác lập được kế hoạch sử dụng thời gian hợp lí nhất, tránh làm cơng việc có tính chất sự vụ, khơng bao biện của người khác, tập trung dùng thời gian vào các công việc then chốt, đúng nhiệm vụ quản lý của mình.
65
+ Thực hiện tốt việc phân công, giao trách nhiệm cho cán bộ dƣới quyền
Trên cơ sở phân tích và nắm được đầy đủ khối lượng cơng việc, người lãnh đạo cần biết phân cấp phân quyền, phân nhiệm hợp lý. Người lãnh đạo không ôm đồm, bao biện, khơng nên q tập trung trong tay mình những việc có thể chuyển giao trách nhiệm cho người khác.
Khi phân công phải làm rõ trách nhiệm từng người với công việc cụ thể và quyền hạn rõ ràng, nhưng vẫn đảm bảo tính chủ động, sáng tạo của họ trong q trình thực hiện. Người lãnh đạo phải biết khắc phục tình trạng quản lý chung chung, đại khái, không đi sâu đi sát nghiên cứu, giải quyết những vấn đề then chốt mà khốn trắng bng xi cho cấp dưới, khơng tự xác định cho mình trách nhiệm phải kiểm tra việc thực hiện các quyết định đã đề ra, khi có khó khăn khơng đi sâu phân tích nguyên nhân và tác động kịp thời.
+ Xây dựng phong cách quản lý cụ thể (dứt khoát, dân chủ, cƣơng quyết) thích hợp : Muốn xây dựng được phong cách quản lý mang lại hiệu quả, người lãnh
đạo phải thực hiện tốt 3 loại công việc sau:
- Tìm hiểu trực tiếp và thường xuyên các đối tượng quản lý
- Tiến hành phân tích thực trạng và điều kiện của đối tượng quản lý - Tổ chức tiếp xúc và làm việc với cán bộ chuyên môn dưới quyền
Khi tiếp xúc với cán bộ công nhân viên, người lãnh đạo vừa tìm hiểu cơng việc họ làm, hiểu tâm tư nguyện vọng và những khõ khăn trong đời sống cũng như trong chuyên môn mà họ gặp phải; vừa đôn đốc kiểm tra việc thực hiện nhiệm vụ được giao, vừa động viên khích lệ, có những quyết định cụ thể giúp họ giải quyết khó khăn để khơng ngừng hồn thiện.
Trong phong cách làm việc với cán bộ nhân viên dưới quyền, người lãnh đạo cần biết lựa chọn các vấn đề đưa ra bàn bạc, thảo luận rộng rãi trong tập thể và các vấn đề cần được quyết định kịp thời trên cơ sở trách nhiệm cá nhân. Phong cách dân chủ của người lãnh đạo trái với thái độ “dựa dẫm”, “ba phải”, “theo đuôi quần chúng”. Dân chủ phải đi đôi với tự chủ, công khai, công bằng, dân chủ không đối lập với kỷ cương nền nếp. Trên cơ sở kỷ cương nền nếp mới thực hiện được dân chủ thực sự trong quản lý.
+ Áp dụng các phƣơng pháp khoa học trong quản lý
Trong tổ chức lao động một cách khoa học, người lãnh đạo phải hồn chỉnh q trình thơng tin (Thơng tin để quản lý, thông tin về quản lý), sơ đồ hố, đồ thị hóa các kết quả và tiến trình quản lý... Đơi khi cần xử dựng phương pháp điều tra, phương pháp thống kê tốn học...để phân tích, nhận định q trình quản lý.
+ Thƣờng xuyên nâng cao trình độ của bản thân : Quản lý một cách khoa học
địi hỏi người lãnh đạo khơng thể dừng lại ở các kinh nghiệm thực tiễn của bản thân, người lãnh đạo dù được đào tạo như thế nào vẫn phải luôn tự bảo đảm để tiếp cận với các thành tựu khoa học mới liên quan đến việc quản lý đối tượng của mình. Người lãnh đạo cần khơng ngừng nâng cao năng lực quản lý, trình độ khoa học thơng qua việc tự học, tự bồi dưỡng.
66
CHƢƠNG 6. VẬN DỤNG QUẢN LÝ KINH TẾ Ở VIỆT NAM 6.1. Sơ lƣợc về quản lý kinh tế