- Tổ chức: Tổ chức chính là đối tượng căn bản của quản lý Nhà quản lý làm việc
4.1.1. Khái niệm cơ cấu tổ chức quản lý
Cơ cấu tổ chức quản lý là tổng hợp các bộ phận (đơn vị và cá nhân) khác nhau có mối quan hệ với nhau, được chun mơn hố và có những trách nhiệm, quyền hạn nhất định, được bố trí theo từng khâu, từng cấp quản lý nhằm thực hiện các chức năng quản lý và phục vụ mục đích chung xác định của hệ thống.
Cơ cấu tổ chức quản lý được xây dựng trên cơ sở cơ cấu sản xuất, phản ánh cấu tạo và hình thức tồn tại bên trong của hệ thống.
Cơ cấu tổ chức quản lý là hình thức thể hiện sự phân cơng lao động trong lĩnh vực quản lý, bao gồm sự sắp xếp các phần tử, các bộ phận và các mối quan hệ giữa chúng theo quy luật, nguyên tắc nhất định, có tác động trực tiếp đến quá trình hoạt động cuả hệ thống. Cơ cấu tổ chức quản lý một mặt phản ánh cơ cấu trách nhiệm của mỗi người trong hệ thống, mặt khác nó có tác động tích cực trở lại đến việc phát triển của hệ thống.
- Theo chiều ngang cơ cấu tổ chức quản lý chia thành các bộ phận quản lý: Bộ phận quản lý là một đơn vị riêng biệt có những chức năng quản lý nhất định và chịu sự lãnh đạo của một cấp quản lý nhất định, như phịng Tổ chức hành chính, phịng kế hoạch,...
- Theo chiều ngang cơ cấu tổ chức quản lý chia thành các bộ phận quản lý: Cấp quản lý là sự liên kết thống nhất tất cả các bộ phận quản lý ở cùng một cấp bậc trong hệ thống quản lý. Cấp quản lý chỉ rõ thứ bậc quản lý từ cấp cao nhất đến cấp thấp nhất: Cấp doanh nghiệp, cấp phân xưởng, cấp tổ sản xuất.
Như chúng ta đã biết, quản lý đã trở thành một chức năng xã hội và mỗi bộ phận nằm trong cơ cấu tổ chức quản lý được chuyên mơn hố trong hoạt động quản lý. Tiền đề của cơ cấu tổ chức quản lý là cơ cấu sản xuất. Do đó giữa cơ cấu tổ chức quản lý và cơ cấu tổ chức sản xuất có mối quan hệ qua lại và sự phụ thuộc lẫn nhau.
Để hệ thống đạt được mục tiêu một cách có hiệu quả thì cơ cấu tổ chức quản lý phải phù hợp với trình độ phát triển của hệ thống. Nếu cơ cấu không hợp lý thì chẳng khác nào một cỗ máy hỏng cho dù mục tiêu tốt, hoạch định đúng, nguồn lực dồi dào. Nếu cơ cấu tổ chức quản lý không hợp lý sẽ cản trở các hoạt động của mỗi phân hệ hoặc cả hệ thống.
Nếu cơ cấu tổ chức quản lý hợp lý, sẽ tạo điều kiện sử dụng triệt để việc áp dụng khoa học kỹ thuật vào hoạt động quản lý, giúp cho việc khuyến khích sử dụng con người với tính chất là con người phát triển toàn diện, tạo điều kiện cho việc mở rộng, đa dạng hố tổ chức, nâng cao tính độc lập sáng tạo của nhà quản lý. Vì vậy, nhà quản lý cần:
- Căn cứ vào mục đích, mục tiêu, phương hướng, nhiệm vụ, trình độ, điều kiện,... của hệ thống để xác định, lựa chọn và xây dựng sơ đồ cơ cấu tổ chức quản lý phù hợp.
44
- Xác định các bộ phận trong cơ cấu tổ chức và xác lập mối quan hệ giữa các bộ phận ấy.
- Thực hiện phân cấp, phân quyền cho các bộ phận (phân chia nhiệm vụ, quyền hạn và quy định chức năng cho các bộ phận).
- Xác định số lượng nhân sự cho từng bộ phận trong cơ cấu tổ chức. Từ đó xây dựng điều lệ, quy tắc, lề lối làm việc... nhằm đảm bảo cho cơ cấu tổ chức quản lý hoạt động đạt hiệu quả cao.
Thực chất của tổ chức bộ máy là tiến hành phân công lao động một cách hợp lý để khai thác tối đa lực lượng sản xuất và quan hệ sản xuất nhằm đạt năng suất lao động và hiệu quả quản lý cao.
* Những thành phần cơ bản của cơ cấu tổ chức
- Chun mơn hố cơng việc: Là q trình nhận diện những cơng việc cụ thể và phân công các cá nhân hay nhóm làm việc đã được huấn luyện thích hợp đảm nhiệm chúng. Do đó trong hệ thống, một cá nhân hay nhóm làm việc có thể chuyên sâu vào một cơng việc hay cơng đoạn nào đó trong q trình sản xuất.
- Tiêu chuẩn hố: Là q trình phát triển các thủ tục của hệ thống mà theo đó các nhân viên có thể hồn thành cơng việc của họ theo một cách thức thống nhất và thích hợp. Các tiêu chuẩn cho phép các nhà quản lý đo lường thành tích của các nhân viên. Đồng thời, cùng với bản mô tả công việc, các tiêu chuẩn công việc là cơ sở để tuyển chọn nhân viên của hệ thống.
- Sự phối hợp: Là những thủ tục chính thức và phi chính thức để liên kết những hoạt động do các nhóm riêng rẽ trong hệ thống đảm nhiệm.
- Quyền lực: Là quyền ra quyết định và điều khiển hoạt động của người khác.