- Tổ chức: Tổ chức chính là đối tượng căn bản của quản lý Nhà quản lý làm việc
4.1.2. Những nhân tố ảnh hƣởng đến cơ cấu tổ chức quản lý
Trong việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản lý cần phải xuất phát từ các yêu cầu và quán triệt những u cầu đó vào những điều kiện, những hồn cảnh, những tình huống cụ thể nhất định. Điều đó có nghĩa là cần xem xét các nhân tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức quản lý. Có các nhân tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức quản lý là:
- Các yếu tố thuộc mơi trường kinh doanh (Chính phủ, đối thủ cạnh tranh, nhà cung cấp, khách hàng, các hệ thống khác,…)
Môi trường kinh doanh của hệ thống là tổng thể các yếu tố, các nhân tố (bên trong và bên ngoài) vận động tương tác lẫn nhau, tác động trực tiếp và gián tiếp đến hoạt động của hệ thống.
Từ quan niệm này có thể coi mơi trường kinh doanh là giới hạn không gian mà ở đó hệ thống tồn tại và phát triển. Sự tồn tại và phát triển của bất kỳ hệ thống nào bao giờ cũng là quá trình vận động khơng ngừng trong môi trường kinh doanh thường xuyên biến động.
Trong quá trình hội nhập và phát triển, môi trường kinh doanh của hệ thống sẽ ngày càng vượt qua khuôn khổ nền kinh tế quốc dân để hồ nhập vào mơi trường khu vực và môi trường quốc tế. Khơng gian càng rộng bao nhiêu thì các yếu tố mơi trường càng dễ biến động bấy nhiêu. Cuộc khủng hoảng kinh tế Châu Á lan ra khắp toàn cầu
45
những năm 1997-1999 là một ví dụ điển hình về sự biến động và tác động liên hồn của mơi trường đến hoạt động của các hệ thống. Hệ thống phải vận động và phát triển trong môi trường kinh doanh biến động không ngừng. Nhiệm vụ của các nhà quản lý là lái con thuyền vượt qua các biến động khi dữ dội, lúc êm đềm của môi trường ngày càng được tồn cầu hố, để đưa hệ thống ngày càng phát triển.
Khi các yếu tố thuộc môi trường kinh doanh thay đổi sẽ tác động trực tiếp đến cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý hệ thống. Cạnh tranh mang tính khu vực và tồn cầu buộc các hệ thống phải tìm kiếm mơ hình cơ cấu tổ chức bộ máy sao cho tiết kiệm nhất chi phí sản xuất, tăng sức cạnh tranh.
- Mục đích, chức năng và nhiệm vụ của hệ thống: Mục đích, chức năng, nhiệm vụ của hệ thống quy định cơ cấu tổ chức quản lý. Nhiệm vụ sản xuất ảnh hưởng đến cơ cấu sản xuất nên ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức quản lý bao gồm cả các cấp, các bộ phận cũng như các mối quan hệ giữa các cấp, các bộ phận đó.
- Quy mô và sự phân bố không gian của hệ thống: Quy mô của hệ thống ảnh hưởng trực tiếp đến bộ máy quản lý hệ thống, quy mô của hệ thống càng lớn, cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý hệ thống càng phức tạp. Trong nhiều trường hợp, quy mơ cịn ảnh hưởng đến kiểu cơ cấu tổ chức bộ máy qyanr lý của hệ thống. Hệ thống hoạt động phân tán trên địa bàn rộng thì cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý càng phức tạp, cồng kềnh và ngược lại hệ thống phân bố ở một nơi thì cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý sẽ gọn nhẹ.
- Yếu tố kỹ thuật, công nghệ (chủng loại sản phẩm, cơng nghệ chế tạo, loại hình sản xuất: sản xuất đơn chiếc, hàng loạt hay sản xuất liên tục,...). Đây chính là cơ sở để xây dựng cơ cấu sản xuất và từ đó ảnh hưởng đến việc lựa chọn cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của hệ thống.
-Trình độ đội ngũ và trang thiết bị quản lý: Đội ngũ cán bộ quản lý ảnh hưởng đến việc bố trí nhân sự và xác định cơ cấu tổ chức quản lý hệ thống. Số lượng cán bộ quản lý cũng ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý, nếu số lượng cán bộ quản lý càng nhiều thì cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý phải đủ mạnh để điều hành, đơn đốc, kiểm sốt cơng việc của họ. Cán bộ quản lý có trình độ quản lý cao, được đào tạo chuyên sâu sẽ giải quyết tốt các nhiệm vụ quản lý và ngược lại. Cơ sở vật chất, trang thiết bị quản lý ảnh hưởng đến hiệu quả của cơng tác quản lý, từ đó ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý. Cơ sở vật chất, trang thiết bị quản lý giúp các nhà quản lý nâng cao năng suất cũng như chất lượng công việc nên ảnh hưởng trực tiếp đến việc xây dựng cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý. Công nghệ tin học càng phát triển càng tác động mạnh mẽ đến khả năng thu thập, xử lý thông tin và do đố làm thay đổi cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý.
- Chiến lược kinh doanh: Việc xây dựng bộ máy quản lý hệ thống phải dựa trên chiến lược kinh doanh của hệ thống. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý hệ thống phù hợp với chiến lược kinh doanh của hệ thống sẽ mang lại hiệu quả hoạt động cao và ngược lại. Đồng thời cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý hệ thống và chiến lược kinh doanh của hệ thống phải thích ứng với mơi trường kinh doanh nhằm duy trì lợi thế cạnh tranh.
46
- Hình thức pháp lý của doanh nghiệp: Hình thức pháp lý đòi hỏi một số loại hình doanh nghiệp phải tuân thủ các quy định nhất định trong cơ cấu bộ máy quản lý.
Chẳng hạn, trong các doanh nghiệp Nhà nước, vấn đề được đặt ra trong xây dựng và hoàn thiện cơ cấu bộ máy quản lý là phải giải quyết thoả đáng mối quan hệ giữa tổ chức Đảng, bộ máy quản lý và tổ chức Cơng đồn. Bộ máy tổ chức ở các doanh nghiệp này được tổ chức theo quy định riêng như: Tổng công ty nhà nước và các doanh nghiệp độc lập có quy mơ lớn thì cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý: Hội đồng quản trị, ban kiểm soát; Tổng giám đốc hoặc giám đốc và bộ máy giúp việc.
Cịn đối với cơng ty trách nhiệm hữu hạn từ hai thành viên trở lên phải có Hội đồng thành viên, Chủ tịch hội đồng thành viên, Giám đốc (tổng Giám đơc).
Cơng ty trách nhiệm hữu hạn có trên 11 thành viên phải có ban kiểm sốt.
Cơng ty cổ phần phải có Đại hội đồng cổ đơng, hội đồng quản trị và giám đốc (tổng giám đốc). Cơng ty cổ phần có trên 11 cổ đơng phải có ban kiểm sốt.
Cơng ty hợp danh thì cơ cấu tổ chức quản lý do các thành viên hợp danh thoả thuận trong điều lệ công ty.
Các doanh nghiệp tư nhân thì chủ doanh nghiệp tồn quyền quyết định đối với tất cả các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp,...