6. Bố cục của Luận văn
3.2.4.5 Xây dựng và vận hành hệ thống sổ sách, báo cáo tại các cửa hàng
Tại các cửa hàng việc mở và ghi chép sổ quản lý giao hàng cho CTV, NVQL điểm bán chưa có hướng dẫn cụ thể. VIETTEL cần phải thống nhất mẫu biểu các
loại sổ theo dõi tại cửa hàng VIETTEL. Các loại sổ theo dõi đề xuất cụ thể bao gồm:
Thứ nhất, các bảng kê để tập hợp số liệu bao gồm: Bảng kê hàng hỏng, hàng
bảo hành, Bảng kê Bán hàng, thu tiền, Hồ sơ phát triển thuê bao của CTV.
Thứ hai, các sổ theo dõi hàng ngày bao gồm: Nhật ký nhập xuất hàng hóa,
Nhật ký bán hàng, thu tiền, Sổ theo dõi bán hàng thu tiền theo từng đối tượng nhân viên giao dịch, cộng tác viên, nhân viên hỗ trợ điểm bán
Thứ ba, các báo cáo bao gồm: Báo cáo tổng hợp nhập xuất tồn kho (nhân viên
giao dịch, cộng tác viên, nhân viên hỗ trợ điểm bán và toàn cửa hàng), Báo cáo tổng hợp tình hình bán hàng (nhân viên giao dịch, cộng tác viên, nhân viên hỗ trợ điểm bán và toàn cửa hàng).
Sơ đồ 3.3. Sơ đồ hệ thống sổ sách, báo cáo tại cửa hàng VIETTEL
nhận, đổi hàng hỏng cho KH. Đây là mẫu in sẵn cho nhân viên giao dịch điền số liệu. Đối với hàng hỏng nhập về và hàng bảo hành chỉ theo dõi ở kho CH (CHT), nhân viên thực hiện lập bảng kê và chuyển về kho CHT theo dõi.
Nhật ký nhập xuất hàng hóa theo dõi chi tiết các giao dịch nhập - xuất của cửa hàng theo từng mục đích nhập xuất. Sổ này là nguồn dữ liệu ban đầu (nhập dữ liệu), căn cứ ghi nhận là Phiếu nhập kho và phiếu giao nhận hàng hóa.
Nhật ký bán hàng - thu tiền theo dõi tình hình bán hàng và thu tiền trong cửa hàng, chi tiết theo từng đối tượng: nhân viên giao dịch, cộng tác viên, nhân viên hỗ trợ điểm bán. Được cập nhật từ các bảng kê bán hàng thu tiền của từng đối tượng giao dịch: nhân viên, cộng tác viên, hỗ trợ điểm bán
Sổ theo dõi bán hàng, thu tiền cho từng đối tượng (NV giao dịch, CTV, NV HTĐB) theo dõi tình hình nhận hàng từ cửa hàng của từng nhân viên giao dịch. Theo dõi chi tiết từng nghiệp vụ bán hàng theo từng mục đích xuất hàng: bán, khuyến mại, xuất hàng hỏng
Sổ theo dõi hồ sơ phát triển thuê bao theo dõi tình hình nộp hồ sơ đấu nối của CTV được chi tiết cho từng cộng tác viên và từng loại hình đấu nối theo số thuê bao đấu nối và hồ sơ nộp về tương ứng cũng như tình hình thanh toán chi phí hoa hồng PTTB thanh toán cho cộng tác viên theo đợt thanh toán, mức thanh toán.
Bảng tổng hợp N-X-T kho cửa hàng, nhân viên giao dịch quản lý, nhân viên hỗ trợ điểm bán quản lý.... phản ánh tình hình nhập, xuất, tồn hàng hóa do các đối tượng này quản lý, tình hình nhận hàng hóa từ chi nhánh, bên giao đại lý, tình hình nhận lại hàng hóa từ NVGD, CTV, NVHTĐB: hàng tốt, hàng hỏng, hàng bảo hành, tình hình giao hàng cho NVGD, CTV, NVHTĐB, tình hình tồn kho hàng hóa do Cửa hàng trưởng quản lý: hàng của Công ty mẹ, hàng tốt, hàng hỏng.
Báo cáo tình hình bán hàng các kênh nhân viên cửa hàng, cộng tác viên, nhân viên hỗ trợ điểm bán phản ánh tình hình bán hàng, thu tiền do nhân viên cửa hàng, CTV, nhân viên hỗ trợ điểm bán bán hàng trong cả tháng của từng mặt hàng (có chia ra hàng của Công ty mẹ, hàng của Công ty Thương mại Viettel,....) tổng số tiền hàng phải nộp cho CHT, số tiền hàng đã nộp, số còn phải nộp hàng (có chia ra hàng của Công ty mẹ, hàng của Công ty Thương mại Viettel,....)
Các quy định về mục đích, đối tượng thực hiện, thời gian thực hiện, dữ liệu đầu vào và thời gian in sổ cụ thể như sau:
STT Tên sổ Mục đích Đối tượng thực hiện Thời gian thực hiện Dữ liệu đầu vào
Quy định về thời gian in sổ 1 Bảng kê hàng hỏng, hàng bảo hành
Ghi chép và theo dõi các nghiệp vụ nhận, đổi hàng hỏng cho KH
Đây là mẫu in sẵn cho nhân viên giao dịch điền số liệu. Đối với hàng hỏng nhập về và hàng bảo hành chỉ theo dõi ở kho CH (CHT), nhân viên thực hiện lập bảng kê và chuyển về kho CHT theo dõi Nhân viên bán hàng Ghi chép theo ngày hoặc khi hết ca Số lượng hàng hỏng, hàng bảo hành thực tế đổi lại cho khách hàng phát sinh trong ngày
STT Tên sổ Mục đích Đối tượng thực hiện Thời gian thực hiện Dữ liệu đầu vào Quy định về thời gian in sổ 2 Nhật ký nhập xuất hàng hóa