6. Bố cục của Luận văn
2.3.2.2.Các thủ tục kiểm soát đối với quy trình mua hàng tại VIETTEL
Toàn bộ vật tư, thiết bị Công ty mẹ - Tập đoàn Viễn thông Quân đội trực tiếp mua hoặc uỷ quyền cho các Công ty mua đều phải làm phiếu nhập kho. Riêng đối với vật tư ủy quyền cho Công ty mua thì phải làm Phiếu xuất kho đồng thời với phiếu nhập kho tại phòng Kế hoạch Công ty mẹ để bàn giao cho các Công ty thành viên. (Đơn vị làm thủ tục nhập xuất hợp thức vật tư, thiết bị hàng hoá phải nhận đủ phiếu nhập và phiếu xuất hợp thức của Công ty mẹ - Tập đoàn Viễn thông Quân đội để tập hợp vào bộ chứng từ thanh toán ). Tại phòng kế hoạch, căn cứ vào kế hoạch, hồ sơ mua sắm vật tư tiến hành nhập kho vật tư và bộ chứng từ nhập kho trước khi giao cho Phòng Tài chính gồm:
Đối với hợp đồng mua trong nước, chứng từ mua hàng bao gồm: Thứ nhất,
Bảng tổng hợp thanh toán (theo mẫu quy định của P.Tài chính); Thứ hai, Tờ trình về việc mua sắm vật tư và bộ hồ sơ phê duyệt kết quả mua sắm theo từng hình thức như đấu thầu, chào hàng cạnh tranh hay mua sắm trực tiếp..); Thứ ba, Hợp đồng kinh tế và Biên bản thanh lý hợp đồng(nếu có); Thứ tư, hoá đơn tài chính; Thứ năm,
Phiếu yêu cầu kiểm tra chất lượng và Biên bản đánh giá chất lượng; Thứ sáu, Biên bản bàn giao và Phiếu nhập kho hoặc Biên bản bàn giao cho đơn vị sử dụng (nếu giao thẳng) và toàn bộ các chứng từ khác có liên quan như: biên lai thu thuế, lệ phí, chi phí vận chuyển, lưu kho, lưu bãi, chạy thử, giao dịch….)
Đối với hợp đồng nhập khẩu, chứng từ thanh toán gồm: Thứ nhất, Bảng tổng hợp thanh toán (theo mấu quy định của Phòng Tài chính); Thứ hai, Tờ trình về việc mua sắm vật tư và bộ hồ sơ phê duyệt kết quả mua sắm theo từng hình thức như đấu thầu, chào hàng cạnh tranh hay mua sắm trực tiếp..); Thứ ba, Hợp đồng nhập khẩu (cả tiếng Anh và tiếng Việt); Thứ tư, Biên bản nghiệm thu, thanh lý hợp đồng(nếu có); Thứ năm, Tờ khai hải quan, Vận đơn (Packing list), Giấy chứng nhận bảo hiểm Giấy chứng nhận xuất xứ, chất lượng và Thông báo thuế; Thứ sáu, Hoá đơn thương mại (Commecial Invoice); Thứ bảy, Phiếu yêu cầu kiểm tra chất lượng, Biên bản đánh giá chất lượng tài sản, hàng hoá, vật tư, Biên bản bàn giao, Biên bản bàn giao
cho đơn vị sử dụng (nếu giao thẳng) và các giấy tờ liên quan khác (biên lai thu thuế, lệ phí, chi phí vận chuyển, lưu kho, lưu bãi, chạy thử, giao dịch….)
Căn cứ vào kế hoạch mua sắm vật tư, căn cứ vào chứng từ trên, Phòng Kế hoạch tiến hành tạo lệnh nhập kho. Sau khi nhập lệnh nhập trên phần mềm kho, Bộ phận Quản lý vật tư tại đây gửi cho thủ kho 04 liên phiếu nhập. Sau khi thực nhập (có biên bàn giao vật tư) thủ kho ký vào các liên phiếu nhập kho và thủ kho lưu 01 liên, 01 liên trả nhà cung cấp và trả lại 02 liên phiếu nhập kho cho phòng kế hoạch: 01 liên lưu tại phòng kế hoạch, 01 liên cùng bộ chứng từ nhập kho vật tư giao cho bộ phận kế toán vật tư tại Phòng Tài chính. Riêng đối với vật tư mà Công ty mẹ - Tập đoàn Viễn thông Quân đội uỷ quyền cho Công ty mua thì phòng kế hoạch làm Phiếu xuất kho cho công ty đồng thời cùng phiếu nhập kho. Phiếu xuất cũng gồm 04 liên : 01 liên thủ kho lưu, 01 liên gửi người nhận hàng (công ty) và trả 02 liên về Phòng Kế hoạch, Phòng Kế hoạch lưu 01 liên và chuyển sang Phòng Tài chính - kế toán 01 liên.
Căn cứ vào nhu cầu vật tư sử dụng cho công trình, dự án của Công ty mẹ - Tập đoàn Viễn thông Quân đội, Phòng Kế hoạch thực hiện làm Phiếu xuất kho cho từng công trình, dự án cụ thể. Phiếu xuất kho cũng được lập thành 04 liên giao cho các bộ phận liên quan gồm thủ kho, Phòng Kế hoạch, Phòng Tài chính và đơn vị nhận vật tư. Các quy trình đấu thầu, chỉ định thầu, chào hàng cạnh tranh được áp dụng tại Công ty Viễn thông Viettel theo các sơ đồ sau:
Sơ đồ 2.5: Sơ đồ Quy trình đấu thầu tại Công ty Viễn thông Viettel
Sơ đồ 2.6: Sơ đồ Quy trình chỉ định thầu đối với gói thầu có giá trị trên 500 triệu đồng tại Công ty Viễn thông Viettel
(Nguồn: Tập đoàn Viễn thông Quân đội VIETTEL)
Sơ đồ 2.7: Sơ đồ Quy trình chào hàng cạnh tranh tại Công ty Viễn thông Viettel
(Nguồn: Tập đoàn Viễn thông Quân đội VIETTEL)
Sơ đồ 2.8: Sơ đồ Quy trình Đấu thầu rộng rãi tại Công ty Viễn thông Viettel
(Nguồn: Tập đoàn Viễn thông Quân đội VIETTEL)
VIETTEL đã thực hiện nhiều gói thầu mua sắm vật tư, thiết bị bao gồm mua sắm cáp đồng các loại, mua sắm cáp quang và phụ kiện, mua sắm cột bê tông, mua sắm máy điện thoại cố định và điện thoại di động, mua sắm modem, mua sắm ống
nhựa, mua sắm ODF, mua sắm cột Anten, mua sắm dây súp, mua máy phát điện, máy điều hòa…
Bảng 2.2: Các gói thầu đã hoàn thành giai đoạn 2008- 2010
Năm 2008 2009 2010
Đấu thầu rộng rãi 230 gói thầu 652 gói thầu 894 gói thầu Chỉ định thầu 2231 gói thầu 2465 gói thầu 3864 gói thầu Chào hàng cạnh tranh 548 gói thầu 769 gói thầu 812 gói thầu Mua sắm trực tiếp 62 gói thầu 82 gói thầu 71 gói thầu
(Nguồn: Công ty Viễn thông Viettel)
Để có những đánh giá tổng quan về việc áp dụng các thủ tục kiểm soát đối với quy trình mua hàng tại Công ty Viễn thông Viettel, tác giả đã thực hiện khảo sát một Gói thầu “Mua sắm cáp quang và các loại phụ kiện” thuộc dự án “Lắp đặt hệ thống trạm BTS và cáp quang đợt 1 - Viettel Nghệ An năm 2010” là dự án thuộc nguồn vốn tái đầu tư của VIETTEL phân cấp cho Công ty Viễn thông Viettel thực hiện. Dự án gồm 5 gói thầu là:
Tên gói thầu Giá trị gói thầu trước thuế
GTGT (10%)
Gói số 1 : Cáp quang các loại + phụ kiện 720.000.000 VNĐ Gói số 2 : Cáp điện các loại + phụ kiện 480.000.000 VNĐ Gói số 3 : Cột bê tông 6m và 7m 378.000.000 VNĐ Gói số 4 : Điều hoà không khí 12.000 BTU 124.000.000 VNĐ Gói số 5 : Cắt lọc sét 3 pha – 40A + Cầu dao 2N
– 4TĐ + Bình chữa cháy
260.000.000 VNĐ
(Nguồn: Công ty Viễn thông Viettel)
Tất cả các gói thầu đều được thực hiện theo hình thức Chào hàng cạnh tranh trong nước. Gói thầu số 1 “Cáp quang các loại + phụ kiện” có quy mô như sau :
TT Tên Trạm Huyện Cáp quang treo (m) ODF (bộ) Măng xông (bộ) Dây nối quang 08FO 04FO ODF8 ODF
4 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
8FO rẽ
nhánh 8FO 4FO
1 Nghĩa An Nghĩa Đàn 1.000 1 2 4
2 Nghĩa Hiếu Nghĩa Đàn 5.000 1 1 4
3 Nghĩa Hưng Nghĩa Đàn 14.000 3.000 2 1 1 3 20
4 Cao Sơn Anh Sơn 500 2 8
5 Hội Sơn Anh Sơn 500 1 4
6 Phúc Sơn Anh Sơn 1.800 1 8
7 Diễn Lâm Diễn Châu 1.000 1 1 8
8 Diễn Lợi Diễn Châu 1.000 1 1 8
9 Diễn Ngọc Diễn Châu 20.000 1 2 9 16
10 Quỳnh Diên Quỳnh Lưu 5.800 1 2 8
11 Quỳnh Hậu Quỳnh Lưu 7.000 1 3 4
12 Quỳnh Hưng Quỳnh Lưu 5.200 1 2 4
Tổng số 37.800 28.000 6 9 5 12 10 100
(Nguồn: Công ty Viễn thông Viettel) Hồ sơ yêu cầu
Thứ nhất, đánh giá sơ bộ gồm Xét tính hợp lệ của hồ sơ, kinh nghiệm của
nhà thầu về thời gian kinh doanh hoặc sản xuất cáp quang và phụ kiện quang ≥ 1 năm, có tài liệu chứng minh nguồn gốc xuất xứ, chất lượng của hàng hoá, hoặc có cam kết sẽ xuất trình toàn bộ giấy tờ chứng nhận nguồn gốc xuất xứ, chất lượng của hàng hoá khi giao hàng hoá, có số lượng hợp đồng thực hiện ≥ 03 hợp đồng, có giá trị hợp đồng ≥ 50% giá trị gói thầu đang dự. Năng lực tài chính của nhà thầu: Thời gian giao hàng ≤ 15 ngày kể từ ngày ký hợp đồng, thanh toán bằng chuyển khoản trong vòng 30 ngày kể từ ngày nghiệm thu bàn giao hàng hoá và có đầy đủ chứng từ thanh toán; Sau khi giao hàng, nhà thầu phải thực hiện trách nhiệm bảo lãnh bảo hành có giá trị bằng 5% giá trị hợp đồng. Hình thức bảo lãnh sẽ được quy định cụ thể trong hợp đồng, thời gian bảo hành 12 tháng.
Thứ hai, các đánh giá chi tiết về kỹ thuật bao gồm: (i) Cáp quang phải đáp ứng theo tiêu chuẩn kỹ thuật TCN-68-160-1996. Nhà thầu phải đệ trỡnh trong HS ĐX bản sao cụng chứng giấy Chứng nhận hợp chuẩn do Bộ BCVT (nay là Bộ TTTT) cấp đối với loại cáp dự thầu; (ii) Gửi mẫu cáp quang và các tài liệu liên quan chứng minh các thông số kỹ thuật cam kết; (iii) Cáp có vỏ bên ngoài HPDE cách điện, chống tia cực tím. Các sợi quang (Fibers) được đặt trong các ống đệm lỏng (loose tube), có thể dễ dàng dịch chuyển trong ống lỏng nhở chất điền dầy (Filling Gel) trong ống lỏng. Các thành phần ống đệm lỏng và các phần tử độn (Fillter)
được quấn SZ quanh phần tử gia cường trung tâm phi kim loại (CSM-FRP) đảm bảo chịu gión và chống xoắn. Ống lỏng và ống chèn được quấn quanh bằng lớp chỉ bện (Binding Yarn) đảm bảo ống lỏng và ống chèn cách ly với băng ngăn nước và không bị bung ra khi vận hành...
Thứ ba, đánh giá chi tiết về tài chính bao gồm: Nhà thầu có giá đánh giá thấp nhất sẽ được xếp hạng thứ nhất. Trường hợp các nhà thầu có giá đánh giá thấp nhất, bằng nhau thì nhà thầu nào có thời gian giao hàng ngắn hơn được kiến nghị trúng thầu. Gói thầu đã được thông báo trên 3 số báo liên tiếp của Báo Đấu thầu. Công ty Viễn thông Viettel đã tuân thủ theo đúng quy định của Pháp luật khi thông báo mời chào hàng trên Báo Đấu thầu 3 kỳ liên tiếp và trên trang điện tử về đấu thầu. Sau 5 ngày tính từ ngày đăng tải đầu tiên thông báo mời chào hàng, Công ty Viễn thông Viettel đã cho phát hành Hồ sơ yêu cầu cho các nhà thầu có nhu cầu tham gia để có thể nhận được các báo giá từ các nhà thầu.
Tính đến thời điểm đóng thầu là 14h00 ngày 22/02/2010 có 05 nhà thầu nộp Hồ sơ đề xuất theo đúng quy định là:
Bảng 2.4: Bảng tổng hợp các nhà thầu nộp hồ sơ gói thầu số 1
(Nguồn: Công ty Viễn thông Viettel)
Sau khi mở thầu và đánh giá sơ bộ, thì Chi nhánh Công ty Cổ phần Cáp và Vật liệu viễn thông là không đủ tư cách pháp nhân. Tổ chuyên gia giúp việc tiến hành xét hồ sơ thầu của các nhà thầu đủ điều kiện theo các yêu cầu mời thầu về kỹ thuật và tài chính. Kết quả cuối cùng, giá đề xuất của Liên danh CTCP Đầu tư và Sản xuất Việt – Hàn – Công ty Phát triển Công nghệ Viễn thông là thấp nhất là 720.000.000 đồng.
TT Tên nhà thầu Địa chỉ
1 Công ty Cổ phần Cáp và Vật liệu mạng Số 58 Trần Quang Diệu, Đống Đa, Hà Nội
2 Công ty Cổ phần Cáp Việt – Nhật 296 Lê Trọng Tấn, Thanh Xuân, Hà Nội
3 Chi nhánh Công ty Cổ phần Cáp và Vật liệu Viễn thông Số 4, khu CC 10 tầng, ngõ 699 Trương Định, Hà Nội 4 Công ty Cổ phần Thương mại Xây dựng Viễn thông Nam Việt Số 71, đường Ngọc Hồi, Hoàng Liệt, Hoàng mai, Hà Nội 5 Liên danh CTCP Đầu tư và Sản xuất Việt – Hàn – Công ty Phát triển Công nghệ Viễn
thông (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Lô 04, KCN Điện Nam, Điện Ngọc, Quảng Nam
Như vậy, gói thầu trên đã được Công ty Viễn thông Viettel thực hiện đúng theo Luật đấu thầu hiện hành, trong quá trình xét thầu, tổ chuyên gia đã đánh giá Hồ sơ đề xuất một cách công bằng và khách quan. Trong bước đánh giá kỹ thuật đã loại ra được 2 nhà thầu không đáp úng đủ yêu cầu đó là nhà thầu Công ty Cổ phần Cáp Việt - Nhật và nhà thầu Công ty Cổ phần Thương mại Xây dựng Viễn thông Nam Việt. Hai nhà thầu còn lại được xét tiếp về mặt kỹ thuật. Cuối cùng đã chọn ra được nhà thầu Công ty Cổ phần Cáp và Vật liệu mạng có giá chào thấp nhất.