6. Bố cục của Luận văn
3.2.4.Nâng cao tính hiệu quả của các thủ tục kiểm soát đối với hàng tồn kho 1 Quy trình mua sắm
3.2.4.1. Quy trình mua sắm
Nâng cao trình độ, năng lực chuyên môn cho nhân sự tham gia công tác đấu thầu mua sắm
Đội ngũ cán bộ tham gia công tác đấu thầu có vai trò rất quan trọng đối với cả tiến trình đấu thầu, từ lúc lập kế hoạch đấu thầu cho đến khi vận hành dự án. Nếu họ có trình độ chuyên môn nghiệp vụ cao, có ý thức tinh thần trách nhiệm thì công tác đấu thầu sẽ thành công, góp phần hoàn thiện dự án. Vì vậy, VIETTEL cần đề cao việc bồi dưỡng nâng cao trình độ cho đội ngũ nhân sự tham gia công tác đấu thầu bằng các hình thức như:
Thứ nhất, tổ chức các lớp tập huấn ngắn dài hạn để củng cố và bổ sung các
kiến thức về đấu thầu cho các cán bộ đấu thầu, giải thích và làm rõ các quy định của Nhà nước liên quan tới đấu thầu, trình bày cách thức xây dựng phương pháp tổ chức đáu thầu và quản lý hoạt động này một cách khoa học. Qua đó giúp cho
cán bộ đấu thầu cập nhật các quy định mới và có được phương pháp khoa học trong việc tổ chức đấu thầu.
Thứ hai, tuyển chọn, đào tạo thêm nhân sự mới có chuyên môn nghiệp vụ để
ngày càng nâng cao hiệu quả công tác tổ chức đấu thầu.
Thứ ba, tăng cường phổ biến, hướng dẫn thực hiện Quy chế đấu thầu và Luật
đấu thầu thông qua việc bồi dưỡng nghiệp vụ thường xuyên cho các cán bộ thực hiện công tác đấu thầu.
Thứ tư, VIETTEL cũng cần có biện pháp bố trí, sử dụng cán bộ một cách hợp
lí. Do hiện nay đội ngũ cán bộ tham gia công tác đấu thầu của VIETTEL còn ít nên mỗi khi có hoat động đấu thầu đều phải tập hợp cán bộ từ các phòng ban khác nhau thành một tổ đấu thầu, điều này khiến cho các cán bộ phải kiêm nhiệm nhiều công việc cùng một lúc, ảnh hưởng đến chất lượng của các công việc. Chính vì vậy cần phải bố trí một cách hợp lí nhằm sử dụng được tối đa năng lực của mỗi thành viên trong tổ đấu thầu, giảm chi phí nhân công, vừa đảm bảo hiệu quả đấu thầu vừa đảm bảo hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. VIETTEL nên đưa ra một số chính sách về lương thưởng thỏa đáng để khuyến khích, động viên các cán bộ làm việc với tinh thần và ý thức trách nhiệm cao.
Nâng cao chất lượng chọn nhà thầu
Công tác chuẩn bị hồ sơ mời thầu đóng vai trò hết sức quan trọng trong quy trình đấu thầu. Muốn nhận được một hồ sơ dự thầu tốt, đạt chất lượng cao thì hồ sơ mời thầu cần phải được lập một cách đầy đủ, chính xác, tránh việc phải sửa đổi hồ sơ mời thầu, gây tốn kém thời gian, ảnh hưởng đến tiến độ thực hiện dự án. Một hồ sơ mời thầu tốt cần phải được xây dựng theo những nội dung và hình thức đã được chuẩn hóa, cụ thể:
Thứ nhất, hồ sơ mời thầu cần được xây dựng một cách chi tiết, rõ ràng và
chính xác, trành tình trạng các yêu cầu đưa ra một cách chung chung, không chi tiết, gây khó khăn cho các nhà thầu, dẫn tới số lượng nhà thầu tham gia ít, chất lượng các hồ sơ dự thầu thấp, ảnh hưởng tới quá trình chấm thầu và đánh giá các hồ sơ dự thầu.
Trong hồ sơ mời thầu cần phải quy định cụ thể khi chậm tiến độ triển khai vận hành lắp ráp thì phải xác định nguyên nhân và đề ra các biện pháp giải quyết. Nếu lỗi xuất phát từ phía nhà thầu thì nhà thầu phải có biện pháp đẩy nhanh tiến độ và sẽ không được trả chi phí cho biện pháp đó.
Hai bộ phận quan trọng trong hồ sơ mời thầu là Chỉ dẫn cho các nhà thầu và Bản tiên lượng càng được soạn thảo kỹ lưỡng, đầy đủ và chính xác bao nhiêu thì thông tin cho các nhà thầu càng rõ ràng, đầy đủ bấy nhiêu.
Ngoài ra, trong hồ sơ mời thầu, tiêu chuẩn đánh giá hồ sơ dự thầu được coi là một phần khá quan trọng, nó chính là căn cứ, cơ sở để tổ chuyên gia đấu thầu có thể lựa chọn, đánh giá một cách công bằng, chính xác các hồ sơ dự thầu có khả năng đáp ứng tốt nhất những yêu cầu đặt ra của gói thầu. Việc tiêu chuẩn đánh giá càng được xây dựng chi tiết và rõ ràng sẽ càng giúp cho nhà thầu có thể tự đánh giá được khả năng thực sự của hồ sơ dự thầu của mình. Qua đó, tránh những tình trạng tiêu chí đánh giá quá chung chung, không rõ ràng, dẫn tới sự không tán thành của các nhà thầu đối với kết quả chấm thầu của tổ chuyên gia. Không những vậy, các tiêu chí được phân chia, nêu rõ tạo điều kiện thuận lợi cho tổ chuyên gia tiến hành công việc chấm thầu được diên x ra một cách nhanh chóng và chính xác.
Việc soạn hảo hồ sơ mời thầu cần phải do những người có chuyên môn, kinh nghiệm, am hiểu các quy đinh luật pháp liên quan đến gói thầu và có khả năng soạn thảo hợp đồng tốt để có thể đưa ra được những thông tin chính xác, nhằm đảm bảo tính hiệu quả cho công tác đấu thầu.
Công tác chấm thầu cũng là một khâu quan trọng, quyết định đến việc lựa chọn nhà thầu có phù hợp hay không. Công tác này đòi hỏi thời gian xét thầu phải phù hợp, không lâu quá cũng không nhanh quá. Nếu thời gian xét thầu kéo dài thì sẽ gây ảnh hưởng đến tiến độ của dự án, đặc biệt là có thể gây ra những ảnh hưởng không tốt khi thị trường có những biến động về giá cả. Nếu việc xét thầu bị hối thúc, xét thầu quá nhanh cũng làm cho kết quả xét thầu có thể không chính xác. Chính vì vậy, nhân sự trong xét thầu cũng cần phải được đảm bảo, có chuyên môn nghiệp vụ, có tinh thần trách nhiệm cao và đặc biệt là phải có đạo đức nghề nghiệp, xét thầu một cách công bằng, minh bạch. Các chuyên gia tham gia tổ chấm thầu cần phải căn cứ vào hồ sơ mời thầu để xem xét và đánh giá hồ sơ dự thầu của các nhà thầu để có thể đưa ra được kết quả chính xác nhất. Việc nâng cao chất lượng và đẩy nhanh tiến độ của công tác chấm thầu là một biện pháp hữu hiệu đối với công ty để nâng cao chất lượng của công tác tôe chức đấu thầu. Các cán bộ tham gia công tác chấm thầu phải tự mình nâng cao trình độ chuyên môn, tiếp thu kinh nghiệm để ngày càng đáp ứng các yêu cầu của công ty trong công tác tổ chức đấu thầu.