6. Bố cục của Luận văn
1.1.3.3.Thông tin và truyền thông
Nhà quản lý chỉ có thể đưa ra những quyết định phù hợp trong quản trị và trong kiểm soát các hoạt động của doanh nghiệp cũng như lập báo cáo tài chính đáng tin cậy khi dựa trên cơ sở hệ thống thông tin hiệu quả bao gồm cả hệ thống kế toán. Bên cạnh đó, hoạt động truyền thông liên quan đến việc cung cấp một sự hiểu biết rõ ràng đối với các quy định và trách nhiệm của mỗi cá nhân. Các kế hoạch, các hoạt động kiểm soát phải được báo cáo lên cấp trên, chuyển từ trên xuống dưới, ngang hàng, ngang cấp trong một doanh nghiệp.
Thông tin và truyền thông gồm hai thành phần gắn kết với nhau. Đó là hệ thống thu nhận, xử lý, ghi chép thông tin và hệ thống báo cáo thông tin bên trong nội bộ và bên ngoài.
Thông tin
Để xử lý thông tin trong doanh nghiệp cần có hệ thống thông tin với các đặc điểm:
Thứ nhất, thông tin được thu nhập, xử lý bởi hệ thống thông tin. Thông tin có thể chính thức hoặc không chính thức. Ví dụ, qua đàm phán với khách hàng, nhà cung cấp hoặc nhân viên, nhà quản lý có thể nhận ra được những rủi ro hoặc cơ hội cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Thứ hai, Hệ thống thông tin không chỉ nhận dạng, nắm bắt các thông tin cần thiết về tài chính, phi tài chính mà nó còn đánh giá và báo cáo về những thông tin đó theo một trình tự để việc quản lý các hoạt động của doanh nghiệp có hiệu quả.
Thứ ba, hệ thống thông tin thích hợp bao gồm các thông tin về ngành sản
xuất kinh doanh, thông tin kinh tế và những thông tin có liên quan khác từ bên ngoài và bên trong doanh nghiệp.
Thứ tư, hệ thống kế toán là hệ thống thông tin chủ yếu trong doanh nghiệp bao gồm hệ thống chứng từ kế toán, hệ thống sổ kế toán, hệ thống tài khoản kế toán và hệ thống bảng tổng hợp, cân đối kế toán. Trong đó, quá trình lập và luân chuyển chứng từ đóng vai trò quan trọng trong công tác kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp.
Mục đích của một hệ thống kế toán của doanh nghiệp là sự nhận biết, thu thập, phân loại, ghi sổ và báo cáo các nghiệp vụ kinh tế tài chính của doanh nghiệp đó, thảo mãn chức năng thông tin và kiểm tra của hoạt động kế toán. Một hệ thống kế toán hữu hiệu phải đảm bảo các mục tiêu kiểm soát chi tiết như: Tính có thực (Cơ cấu kiểm soát không cho phép ghi chép những nghiệp vụ không có thực vào sổ sách của đơn vị); sự phê chuẩn (Đảm bảo mọi nghiệp vụ xảy ra phải được phê chuẩn hợp lý); tính đầy đủ (Bảo đảm việc phản ánh trọn vẹn nghiệp vụ kinh tế phát sinh); sự đánh giá (Đảm bảo không có sai phạm trong việc tính toán các khoản giá và phí); sự phân loại (Đảm bảo các nghiệp vụ được ghi chép đúng theo sơ đồ tài khoản và ghi nhận đúng đắn ở các loại sổ sách kế toán); tính đúng kỳ (Bảo đảm việc ghi sổ các nghiệp vụ phát sinh được thực hiện kịp thời theo quy định).
Thứ năm, chất lượng thông tin ảnh hưởng đến khả năng của nhà quản lý để ra
quyết định và kiểm soát hoạt động của doanh nghiệp. Chất lượng thông tin chỉ ra sự đầy đủ các dữ liệu thích hợp trong báo cáo. Chất lượng thông tin bao gồm: thông tin thích hợp; thông tin được cung cấp ngay khi cần; thông tin được cập nhật kip thời; thông tin chính xác; thông tin có thể tiếp cận dễ dàng bởi người có thẩm quyền.
Truyền thông
Truyền thông là việc cung cấp thông tin trong đơn vị (từ cấp trên xuống cấp dưới, từ cấp dưới lên cấp trên, hoặc giữa các bộ phận có quan hệ hàng ngang) và với bên ngoài. Kiểm soát nội bộ là hữu hiệu khi các thông tin trung thực, đáng tin cậy và quá trình truyền thông được thực hiện chính xác, kịp thời.
Các phương tiện dùng trong truyền thông rất đa dạng như: bản chỉ dẫn thực hiện, thư báo, thông báo, băng hình, truyền miệng qua các kỳ họp, các buổi hội thảo. Một phương tiện truyền thông khác có tác động mạnh là hành động của những nhà quản lý.
Nhiệm vụ quản lý tài chính và các hoạt động quan trọng đòi hỏi thông tin được cung cấp một cách rõ ràng và chính xác đến các nhà quản lý cấp cao. Những nhiệm vụ quan trọng cần được phân chia trách nhiệm cụ thể. Mỗi cá nhân phải hiểu rõ vai trò, trách nhiệm của mình, cách thức thực hiện công việc, nguyên nhân dẫn đến rủi ro trong hệ thống kiểm soát nội bộ. Đồng thời hiểu rõ sự liên quan giữa công việc cá nhân với bộ phận khác để có thể điều chỉnh các hoạt động thích hợp. Song song với phương tiện truyền thông từ trên xuống, các nhà quản lý cũng cần phải lắng nghe các thông tin phản hồi từ dưới lên để hoạt động của danh nghiệp luôn đạt hiệu quả cao.
Việc truyền thông không chỉ cần thiết bên trong mà còn cả bên ngoài doanh nghiệp. Cổ đông, người phân tích tài chính, người lập pháp cung cấp những yêu cầu của họ và họ có thể hiểu được những khó khăn mà doanh nghiệp phải đối phó. Khách hàng và người cung cấp có thể cung cấp những thông tin quan trọng trong quá trình sản xuất kinh doanh, làm cho doanh nghiệp có khả năng đáp ứng những nhu cầu ngày càng phát triển của thị trường.