6. Bố cục của Luận văn
1.2.3.3. Các hoạt động kiểm soát trong quản lý hàng tồn kho
Chu trình hàng tồn kho theo giáo trình “Kiểm toán tài chính” (Đại học Kinh tế Quốc dân) bao gồm các chức năng: mua hàng, vận chuyển, lưu kho, xuất kho, sản xuất, xuất hàng đi tiêu thụ. Bên cạnh đó còn có chức năng ghi sổ trong đó bao gồm ghi sổ đối với chi phí sản xuất và ghi sổ hàng lưu kho. Theo “Kiểm toán nội bộ hiện đại”, các lĩnh vực hoạt động kiểm soát nội bộ liên quan đến quản lý hàng tồn kho bao gồm: quy trình thu mua, quy trình nhận hàng, quy trình lưu kho.
Các hoạt động kiểm soát đối với quy trình mua hàng
Điểm bắt đầu trong toàn bộ chu kỳ hoạt động của một công ty là việc mua được nguyên vật liệu và các dịch vụ để cung cấp sản phẩm và các dịch vụ cho việc chào bán. Hoạt động thu mua đóng vai trò quan trọng vì nó ảnh hưởng đến giá thành của các sản phẩm, dịch vụ bán ra. Ngoài ra, chức năng thu mua có mối liên hệ trực tiếp đến các hoạt động nhận hàng, lưu kho, bán phế liệu và thanh toán.
Bước 1: Xác định nhu cầu
Các vấn đề quan trọng khi xác định nhu cầu bao gồm: Thứ nhất, sắp xếp kế hoạch sản xuất bị tăng lên nhanh chóng về hóa đơn nguyên vật liệu, nhận dạng những yêu cầu cụ thể về những mặt hàng sản phẩm riêng lẻ, chủng loại thích hợp, những điều kiện phân phát. Thứ hai, hệ thống hàng trong kho với mức hàng trong kho được xác định cho những sản phẩm riêng lẻ, điều mà khi đó chúng tạo ra những yêu cầu thứ tự cho các mặt hàng riêng lẻ khi mức hàng trong kho đạt tới điểm tối thiểu đã cho. Thứ ba, các dự án đặc biệt hoặc về vốn hoặc về bản chất hoạt động mà nó được tiến hành những yêu cầu đặc biệt về hàng hóa và dịch vụ. Thứ tư, những nhu cầu về hoạt động khác được đánh giá theo cách nào đó và được chuyển sang yêu cầu mua hàng.
Bước 2: Phê chuẩn thu mua
Các vấn đề quan trọng trong phê chuẩn thu mua gồm: Thứ nhất, phải xác định được những mặt hàng công ty đã có bởi nhóm thu mua. Thứ hai, thu mua có thể được thực hiện không? Những điều kiện có thể phát sinh theo những mặt hàng cụ thể không thể ma được, hay có thể chỉ ở dưới dạng được sửa đổi. Thứ ba, những yêu cầu về ngân sách có được tuân thủ không. Nếu không kể đến giai đoạn xin mua hàng trước đó, thông thường phải có sự phê duyệt vệ ngân sách. Điều này càng rõ
ràng nếu việc thu mua vượt quá dẫn tới tính trạng vượt quá ngân sách cho hoạt động mua hàng. Thứ tư, việc thu mua ở thời điểm này có nằm trong khả năng tài chính của công ty không. Trong một số trường hợp, có thể cần làm chậm việc thu mua hoặc giảm số lượng.
Bước 3: Tiến hành thu mua
Trong việc lựa chọn bên bán, những cân nhắc quan trọng tối thiểu cần phải có như sau: Thứ nhất, sự kiên trì điều tra được thực hiện đối với tất cả các bên bán chứng tỏ có tiềm năng. Điều này sẽ bao gồm cả những bên bán mới và những bên bán đã cung cấp những mặt hàng khác. Thứ hai, quy mô tiếp xúc theo lĩnh vực sẽ được thực hiện để xem xét các cơ sở vật chất và để thảo luận về năng lực hoạt động và các vấn đề cớ liên quan với những bên bán hiện có và tiềm năng. Thứ ba, tính tin cậy của những bên bán riêng biệt về nguồn hàng trong quá khứ, danh tiếng chung và tình trạng tài chính. Thứ tư, tầm quan trọng của các vấn đề có liên quan như điều kiện thanh toán, chi phí giao hàng, xử lý công việc lắp đặt máy móc, bảo dưỡng hàng trong kho dự trữ, công suất để thỏa mãn những yêu cầu giao hàng, chất lượng, dịch vụ, các hoạt động phát triển sản phẩm… Việc mời thầu cạnh tranh là thủ tục tiêu chuẩn để có thể áp dụng tối đa. Mời thầu cạnh tranh thường được thực hiện với cùng mặt hàng để phát huy lợi thế trong lĩnh vực đó. Ngoài ra, mời thầu phải trung thực và là cơ sở cho xét thầu trên thực tế, không bị che dấu, lôi kéo.
Bước 4: Theo dõi thực hiện
Thông thường, một loại báo cáo theo dõi thực hiện dưới dạng trực quan nào đó sẽ được sử dụng cho nhóm thu mua được biết về những hoạt động chủ yếu. Từng người mua sẽ chịu trách nhiệm theo dõi tiến trình của những đơn đặt hàng do cá nhân mình quản lý.
Bước 5: Hoàn thành giao hàng
Những yêu cầu về thủ tục chủ yếu là việc nhận hàng và các hoạt động thanh tra độc lập về mặt tổ chức của nhóm thu mua và những hồ sơ của những hoạt động này được chuyển trực tiếp tới các hoạt động thanh toán. Đồng thời tất cả các hồ sơ của bất cứ loại nào sẽ được công bố rõ ràng và sẽ được chuyển tới nhóm thanh toán.
Bước 6: Thanh toán tài chính
Thanh toán tài chính sẽ được tiến hành bởi nhóm thanh toán riêng biệt. Ở đây sẽ có sự phù hợp giữa Đơn đặt hàng ban đầu với số liệu đặt hàng có tính đến khấu trừ hay điều chỉnh và sự phê duyệt thanh toán cuối cùng, chi tiền sau đó.
Quá trình nhận hàng là một sự tiếp nối chu kỳ hoạt động, và nó được bắt đầu bằng việc mua sắm nguyên vật liệu và các dịch vụ cần thiết. Nó bắt đầu tại thời điểm mà nhà cung ứng chuyển hàng đến trụ sở của công ty hoặc một địa điểm được chỉ định. Đây là nơi xác định xem hàng hóa tiếp nhận có đúng về số lượng, chủng loại và điều kiện đã nêu trong hợp đồng đặt mua hàng hay không. Ngoài ra, quá trình tiếp nhận còn bao gồm cả việc bảo quản về mặt vật lý hàng hóa nhận được và chuyển chúng đến đơn vị sử dụng hoặc hệ thống kho tàng của công ty. Chức năng này quan trọng vì nó là cầu nối thiết yếu giữa công tác mua sắm cơ bản với việc đảm bảo đến cùng các sản phẩm cụ thể để thỏa mãn các nhu cầu nghiệp vụ. Chậm trễ hay sai sót trong việc tạo ra mối liên kết này thường có thể dẫn đến những trì hoãn nghiêm trọng và các khó khăn về nghiệp vụ trong các hoạt động khác bị ảnh hưởng. Tiếp nhận chính xác cũng là điều kiện tiên quyết cơ bản để xác nhậ giá trị thanh toán chính xác cho người giao hàng.
Do vai trò của hoạt động tiếp nhận trong quyết toán tài chính với bên giao hàng nên điều cực kỳ quan trọng là khâu nghiệp vụ này cần được tiến hành với một mức độ độc lập thích hợp về mặt tổ chức. Sự độc lập là để đảm bảo sự tập trung về mặt chuyên môn riêng biệt cho hoạt động này. Nhưng đứng trên giác độ kiểm soát nội bộ thì sự không phụ thuộc vào hoạt động mua hàng còn giúp giảm thiểu nguy cơ ai đó trong phòng vật tư kiểm soát cả hợp đồng đặt hàng lẫn bằng chứng về mức độ đáp ứng những yêu cầu trong các đơn hàng đó.
Thông thường, chu kỳ nghiệp vụ nhận hàng sẽ thực hiện bao gồm các bước như sau:
Bước 1: Thông báo cho bộ phận nhập hàng
Khâu này kết thúc bằng việc gửi bản sao có xác nhận về đơn hàng do phòng vật tư cấp. Bản sao này có thể cho biết hoặc không cho biết về số lượng. Bản sao sẽ được kẹp vào một cặp hồ sơ đơn hàng để ngỏ cho đến khi nhận xong vật tư. Tính chất cần thiết cho công tác kiểm soát cho hành động này là bản sao nhận được này sẽ được được chuyển đi tiếp đúng lúc và được dùng như một sự thông báo liên tục cho những nơi nhận hàng dự kiến.
Bước 2: Đơn vị cung ứng giao hàng
Thông thường thì đơn vị cung ứng sẽ chuyên chở hàng đến tận trụ sở công ty. Điểm kiểm soát đầu tiên ở đây là việc đơn vị cung ứng đến được trụ sở công ty như thế nào. Khi đó, hàng sẽ được bốc dỡ và chuyển sang chịu sự kiểm soát của công ty. Tại đây, người ta kiểm tra những hàng hóa đã giao (trọng lượng, số kiện hàng…) và các xe rỗng sẽ được ký xác nhận và rời khỏi địa phận công ty. Ở đây, một lần nữa,
việc kiểm soát lại vì an ninh nhà máy, cộng với tầm quan trọng của việc bốc dỡ hàng theo cách tạo điều kiện thuận lợi nhất cho bất cứ lần đếm hàng và kiểm tra chi tiết nào diễn ra sau này.
Bước 2: Kiểm lượng hàng đã nhận
Bộ phận nhập hàng đến đây đã sẵn sàng kiểm lại chi tiết hơn vật tư đã nhận, mà lúc trước có vẻ như đã chính xác và phù hợp. Các yếu tố tác động ở đây là mức độ đáng tin cậy của từng người bán hàng cụ thể, lượng hàng hóa còn nguyên trong container đã niêm phong và ghi rõ số lượng, khả năng có thể kiểm đếm được và giá trị hàng hóa bên trong.
Bước 3: Kiểm định hàng đã nhận
Trong trường hợp có nhiều loại vật tư, việc kiểm định này kết hợp với việc đếm hàng và xác nhận các tiêu chuẩn định lượng khác.
Bước 4: Chuyển giao vật tư đã nhập trong nội bộ công ty
Sau khi đã nhập và được kiểm định kỹ càng, vật tư sẵn sàng được chuyển đến cho bộ phận kho hoặc trực tiếp đến các bộ phận sử dụng, trừ khi phát hiện thấy thiếu hụt về số lượng, chủng loại hay hư hỏng.
Bước 5: Báo cáo
Chu kỳ nghiệp vụ của bộ phận nhập hàng đến đây dã khép kín trừ việc rất quan trọng là phải báo cáo cho tất cả những bên có quan tâm về kết quả hoàn thành. Đối với phòng vật tư, bản sao báo cáo sẽ giúp họ đảm phán về những khiếu nại với người bán. Đối với phòng vận tải là cơ sở để duyệt các hóa đơn vận tải của đơn vị vận chuyển.
Các hoạt động kiểm soát đối với quá trình lưu kho
Lưu kho là giai đoạn chuyển tiếp trước khi chúng được dùng cho cách sử dụng mới, vì thế, chúng được lưu trong kho trong suốt thời gian chuyển tiếp. Đặc điểm trách nhiệm của bộ phận kho với các vật tư mà họ coi giữ đặt ra một yêu cầu cấp bách, đứng trên góc độ tổ chức, rằng công tác này phải độc lập với các hoạt động mà bộ phận này có trách nhiệm nhận hàng từ họ hoặc phải giao hàng cho họ. Trên giác độ kiểm soát nội bộ, người chịu trách nhiệm cất trữ về mặt vật chất không nên giữ những sổ sách trong đó xác định trách nhiệm quản lý số lượng hàng hóa. Thông thường, chu kỳ nghiệp vụ của quá trình cất trữ hàng hóa gồm những bước sau:
Bước 1: Xác định nhu cầu
Có thể việc lưu trữ vật tư phát sinh ngoài dự kiến. Ví dụ, hàng hóa có thể bị khách hàng hoặc đơn vị sử dụng nội bộ trả về. Đồng thời, quá trình vận hành sản
xuất nào đó có thể gây dư thừa. Tuy nhiên, thường thì việc xác định cái gì là đầu vào cho quá trình lưu kho được xác định khá cụ thể.
Lúc này, bộ phận kho sẽ nhìn vào cầu đã ước tính và cố gắng xem họ có thể duy trì hàng hóa trong kho như thế nào kinh tế nhất để đáp ứng nhu cầu. Thứ nhất, cần phải hết sức quan tâm đến quãng thời gian cần thiết đối với từng loại vật tư, tức là cấn bao nhiêu thời gian kể từ lúc đặt hàng một loại vật tư cho đến khi nó được giao hàng và sẵn sàng phục vụ. Thứ hai, cần quan tâm đến các chi phí khác nhau. Một nhóm các chi phí bao gồm các chi phí xử lý đơn hàng cụ thể, nhóm khác lại liên quan đến chi phí lưu kho, bao gồm chi phí chiếm diện tích, lãi suất đầu tư, bảo hiểm, chi phí do hàng hóa lỗi thời… Điểm kiểm soát then chốt ở đây là phải có những bước đi cần thiết để đảm bảo tính hợp lý của việc xác định loại vật tư nào là cần thiết.
Bước 2: Nhập hàng vào kho
Sau khi đã đặt hàng hoặc được sản xuất trong công ty, vật tư sẽ được chuyển đến bộ phận kho. Nghiệp vụ nhập hàng thực sự về cơ bản là kiểm đếm các loại vật tư mà họ phải chịu trách nhiệm, và kiểm định thích đáng để kiểm tra xem liệu chúng có trong tình trạng tốt không. Việc nhận các loại vật tư về mặt hiện vật kèm theo các giấy tờ cần thiết thường là lúc vào sổ các loại vật tư khác nhau trong một loại sổ sách theo dõi hàng tồn kho (thẻ kho) để theo dõi về mặt số lượng. Quá trình nhận hàng thường được đánh dấu bằng việc ký nhận vào đơn hàng hoặc bản sao báo cáo nhập hàng.
Bước 3: Lưu kho vật tư
Có nhiều cách khác nhau để có thể sử dụng diện tích đó với hiệu quả tối đa. Những điều quan tâm thích đáng ở đây là: Thứ nhất, bố trí những kiện hàng lớn ở những nơi xa hơn; Thứ hai, sắp xếp hàng hóa một cách hợp lý; Thứ ba, sử dụng hiệu quả các giá đỡ, giá gác và thùng đựng; Thứ tư, bố trí các lối đi nhỏ thích hợp;
Thứ tư, đảm bảo việc thay đổi mức tồn kho của từng mặt hàng nhất định được linh
hoạt. Các vấn đề cần quan tâm trong lưu kho là phương tiện kho bãi, kiểm soát hàng xuất kho và kiểm soát hàng hóa lỗi thời.
Kết luận Chương I
Chương 1 đã trình bày những điểm cơ bản về lý thuyết Kiểm soát nội bộ trong các doanh nghiệp. Có nhiều quan điểm về hệ thống kiểm soát nội bộ nhưng tựu trung lại thì đều làm rõ vai trò quan trọng của hệ thống kiểm soát nội bộ đó là giúp cho chủ sở hữu của doanh nghiệp có được “đảm bảo hợp lý nhằm đạt được các
mục tiêu về sự hữu hiệu và hiệu quả của hoạt động, mục tiêu về sự tin cậy của báo cáo tài chính, mục tiêu về sự tuân thủ các luật lệ và quy định”
Hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp thông thường có năm yếu tố ảnh hưởng đến việc hoàn thành các mục tiêu của doanh nghiệp bao gồm: Môi trường kiểm soát tạo ra phong thái của toàn doanh nghiệp và có ảnh hưởng tới ý thức về kiểm soát của các nhân viên. Đánh giá rủi ro để xác định và phân tích các rủi ro đối với việc hoàn thành các mục tiêu của doanh nghiệp. Các hệ thống thông tin và trao đổi thông tin hỗ trợ việc xác định, nắm bắt và trao đổi các thông tin. Các hoạt động kiểm soát là các chính sách và thủ tục góp phần đảm bảo rằng các định hướng của Ban lãnh đạo được thực hiện. Đánh giá hoạt động kiểm soát để đánh giá chất lượng hệ thống kiểm soát nội bộ. Doanh nghiệp cần thiết kế và vận dụng hệ thống kiểm soát nội bộ tùy thuộc vào đặc điểm, quy mô, loại hình của mình để đảm bảo hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ.
Hàng tồn kho là một trong những yếu tố quan trọng đối với hoạt động sản xuất kinh doanh của một doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần thiết kế và áp dụng các thủ tục kiểm soát phù hợp nhằm nâng cao hiệu quả quản lý đối với hàng tồn kho trong các quy trình có liên quan đến hàng tồn kho như mua sắm, nhận hàng, lưu kho.