6. Bố cục của Luận văn
1.2.3.2. Thông tin và truyền thông trong quản lý hàng tồn kho
Hệ thống thông tin quan trọng nhất trong quản lý hàng tồn kho là hệ thống sổ sách kế toán hàng tồn kho. Hệ thống này cung cấp những thông tin về lượng hàng tồn kho cũng như tình hình sử dụng hàng tồn kho, giá trị sản phẩm dở dang và giá thành sản phẩm nhập kho. Hệ thống này bao gồm tất cả chứng từ, sổ chi tiết, sổ phụ, sổ cái và các báo biểu liên quan để theo dõi hàng tồn kho từ khi mua, nhập kho và đưa vào sử dụng.
Trong hạch toán hàng tồn kho, doanh nghiệp có thể lựa chọn phương pháp kiểm kê định kỳ hoặc kê khai thường xuyên tùy thuộc vào đặc thù sản xuất kinh doanh của mình. Việc sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên với hàng tồn kho cho phép các doanh nghiệp kiểm soát tình hình hàng tồn kho một cách chặt chẽ, tránh dự trữ thừa không cần thiết, làm tăng chi phí lưu kho, giảm hiệu quả kinh doanh hoặc thiếtu hàng tồn kho gây ách tắc kinh doanh, giảm hiệu quả sản xuất kinh doanh.
Hệ thống sổ sách theo dõi hàng tồn kho đơn giản có thể chỉ theo dõi hàng tồn kho về mặt số lượng. Mặt khác, hệ thống sổ kế toán phức tạp hơn đòi hỏi phải theo dõi cả về số lượng và giá trị đối với tất cả các loại hàng tồn kho. Doanh nghiệp phải có đầy đủ hệ thống sổ chi tiết, tổng hợp và được đối chiếu định kỳ giữa sổ sách chi tiết với tổng hợp cũng như giữa sổ sách với thực tế kiểm kê.
Trong kế toán hàng tồn kho, kế toán chi phí sản xuất cũng là một bộ phận của hệ thống đó. Đối với doanh nghiệp sản xuất, một hệ thống kế toán chi phí đầy đủ và thích hợp là tối cần thiết để theo dõi tình hình sử dụng nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ để xác định nội dung và giá trị của sản phẩm dở dang và tính toán giá thành sản phẩm. Rất nhiều doanh nghiệp thiết lập một hệ thống các chi phí định mức nhằm phát hiện ra các nguyên nhân của sự thiếu hiệu quả cũng như thất thoát thông
qua việc so sánh giữa chi phí định mức với chi phí thực tế. Hệ thống này làm tăng cường tính hiệu lực của hệ thống kiểm soát nội bộ, làm cho hệ thống thông tin về hàng tồn kho đáng tin cậy hơn, cũng như bảo đảm tài sản của doanh nghiệp khỏi bị lãng phí.