6. Bố cục của Luận văn
2.3.4.2. Các thủ tục kiểm soát đối với quy trình lưu kho tại VIETTEL
Đối với vật tư không sử dụng hết từ các công trình, dự án, vật tư thu hồi từ các dự án khi tiến hành nhập kho phải có phiếu đề nghị nhập kho ghi rõ lý do nhập và mã công trình, dự án . Thủ tục quyết toán gồm : Thứ nhất, Bảng tổng hợp nội bộ;
kho (ghi rõ mã công trình); Thứ tư, Phiếu yêu cầu nhập kho; Thứ năm, Phiếu đánh giá chất lượng vật tư (vật tư còn dùng được, hay phế liệu thu hồi phải ghi rõ ràng)
Đối với vật tư phát triển thuê bao thừa cuối kỳ (dây thuê bao, rệp nối dây,…) nhập về, hàng tháng căn cứ vào phiếu yêu cầu nhập kho vật tư phát triển thuê bao dùng không hết nhập kho từ các bộ phận phát triển thuê bao như: cộng tác viên, bộ phận kỹ thuật. Phòng Kế hoạch nhập kho và chuyển cho Phòng Tài chính chi nhánh tập hợp phiếu nhập quyết toán với Phòng Tài chính Công ty bao gồm: Thứ nhất,
Bảng tổng hợp nội bộ; Thứ hai, Bảng tổng hợp tại tỉnh; Thứ ba, Phiếu nhập kho;
Thứ tư, Phiếu yêu cầu nhập kho; Thứ năm, Bảng tổng hợp vật tư sử dụng; Thứ sáu,
Phiếu đánh giá chất lượng vật tư.
Các thủ tục kiểm soát vật tư nhập kho tại Chi nhánh VIETTEL tại 64 tình thành như sau:
Thứ nhất, đối với vật tư nhập từ Công ty Viễn thông Viettel
Bước 1: Căn cứ vào Phiếu xuất kho, biên bản bàn giao hàng hóa của phòng Kế
hoạch - Công ty VIETTEL Telecom (TLC), chi nhánh kiểm tra số lượng, quy cách hàng hoá vật lý thực nhận, ghi biên bản và lập phiếu nhập kho, ghi sổ kế toán. Đồng thời, xác nhận hàng hoá giao trên hệ thống phần mềm quản lý bán hàng, ký xác nhận biên bản bàn giao hàng hoá, Phiếu xuất kho của TLC và gửi về Ban kho - phòng Kế hoạch TLC.
Bước 2: Nếu có chênh lệch hàng hoá (thừa, thiếu) trên Phiếu xuất kho của
TLC và hàng hoá vật lý chi nhánh thực tế nhận, chi nhánh phải lập biên bản phản hồi ngay về Ban kho – phòng Kế hoạch TLC trong vòng 24h kể từ khi tiếp nhận hàng để xác định nguyên nhân và cách giải quyết.
Bước 3: Từ ngày 1 đến ngày 10 tháng N+1, chi nhánh gửi Biên bản quyết
toán giá vốn hàng tiêu thụ được tháng N về Phòng Tài chính.
Bước 4: Ngày 15 tháng N+1, chi nhánh đối chiếu, ký xác nhận tình hình
nhập xuất tồn hàng hóa với Phòng Tài chính. Trường hợp, có chênh lệch hàng hoá chi nhánh phải phản hồi với kế toán chuyên quản của Phòng Tài chính để kiểm tra, đối chiếu với phòng kế hoạch TLC xác định nguyên nhân và cách giải quyết.
Bước 5: Đối với hàng hoá hỏng: Chậm nhất ngày 15 tháng N, chi nhánh gửi
toàn bộ hàng hoá hỏng phát sinh từ ngày 15 của tháng N-1 đến ngày 15 của tháng N về Phòng kế hoạch TLC để giảm trừ công nợ hàng hoá. Hàng hóa hỏng phát sinh
sau ngày 15 tháng N, chi nhánh chuyển trả về Phòng kế hoạch TLC trong tháng N+1.
Thứ hai, đối với hàng hóa nhập từ Công ty Thương mại VIETTEL.
Bước 1: Khi xuất hàng cho chi nhánh - lắp đặt dịch vụ ADSL, PSTN, Leasedline cho khách hàng – chi nhánh theo dõi trên Tài khoản 157 – Hàng gửi bán.
Bước 2: Cuối tháng chi nhánh và Công ty Thương mại VIETTEL sẽ tiến hành
đối chiếu, xác định số lượng cũng như giá vốn hàng hoá thực tế đã xuất lắp đặt cho khách hàng trong tháng.
Bước 3: Chi nhánh hạch toán giá vốn hàng tiêu thụ trong tháng.
Các thủ tục kiểm soát xuất kho
Đối với xuất vật tư phát triển thuê bao, bảo dưỡng, sữa chữa nhỏ và xuất dùng nội bộ, chứng từ gồm: Bảng tổng hợp nội bộ; Bảng tổng hợp tại tỉnh (cho từng mục đích sử dụng); Phiếu yêu cầu xuất vật tư, Tờ trình; Phiếu xuất kho vật tư.
Đối với xuất vật tư thi công mới hoặc sửa chữa lớn các công trình, dự án, chứng từ gồm: Bảng tổng hợp nội bộ (tổng hợp các công trình); Bảng tổng hợp tại tỉnh (theo từng công trình, dự án); Phiếu yêu cầu xuất vật tư, Quyết định đầu tư; Phiếu xuất kho vật tư.
Thứ ba, Quản lý hàng với chi nhánh khác, siêu thị, đại lý
Bước 1: Chi nhánh xuất hàng cho cửa hàng, siêu thị, đại lý, … phải lập Phiếu xuất kho và hạch toán báo nợ cho từng đơn vị.
Bước 2: Cuối tháng, chi nhánh đối chiếu, xác định số lượng cũng như giá vốn hàng hoá thực tế tiêu thụ trong tháng để giảm nợ cho từng đơn vị.
Bước 3: Đối với hàng hoá hỏng trả lại từ cửa hàng, siêu thị, đại lý, … chi
nhánh nhập lại kho Chi nhánh và thực hiện quy trình trả về cấp trên theo Bước 5 mục a.
Bước 4: Đối với hàng hoá điều chuyển từ chi nhánh A sang chi nhánh B: Sau
khi nhận được lệnh điều chuyển hàng hoá của Công ty, trong vòng 24h chi nhánh A phải tiến hành làm thủ tục xuất kho, gửi Phiếu xuất kho, biên bản bàn giao hàng hoá và chuyển hàng hoá vật lý cho chi nhánh B theo đúng yêu cầu của lệnh. Đồng thời chi nhánh A tiến hành điều chuyển hàng hoá trả lại kho cấp trên trên phần mềm bán hàng theo lệnh điều chuyển. Căn cứ vào Phiếu xuất kho, chi nhánh A hạch toán
giảm trừ công nợ hàng hoá với Công ty mẹ, căn cứ vào phiếu nhập kho, chi nhánh B hạch toán tăng nhận nợ với Công ty mẹ.
Thứ tư, đối với xuất vật tư phát triển thuê bao
Bước 1: Khi xuất kho vật tư phát triển thuê bao cho cộng tác viên, Nhân viên kỹ thuật, ... Kế toán - CNVT hạch toán và theo dõi cho từng đối tượng công nợ cụ thể.
Bước 2: Định kỳ hoặc đột xuất cộng tác viên, NVKT làm báo cáo quyết toán
vật tư phát triển thuê bao đã thực hiện. Số vật tư phát triển thuê bao thừa phải thực hiện nhập kho (để nhập kho CTV và NVKT phải thực hiện đầy đủ các thủ tục sau: Đánh giá chất lượng vật tư, Báo cáo quyết toán vật tư đã được các bộ phận liên quan và Giám đốc phê duyệt).
Bước 3: Khi nhận được Phiếu yêu cầu nhập kho, đánh giá chất lượng, báo cáo
quyết toán vật tư sử dụng, bảng nghiệm thu có ký nhận của khách hàng. Kế toán CNVT hạch toán ghi giảm chi phí và vào Đơn vị khách hàng cụ thể.
Bước 4: Hàng tháng Kế toán CNVT tỉnh/TP Chuyển bộ chứng từ quyết toán
nhập thu hồi vật tư phát triển thuê bao cho Công ty. Kế toán CNVT tỉnh lưu lại 01 bộ phôtô và có kẹp kèm biên bản nghiệm thu về việc sử dụng dây thuê bao với khách hàng. Định kỳ hoặc đột xuất Công ty mẹ - Tập đoàn Viễn thông Quân đội, Công ty sẽ kiểm tra về việc sử dụng vật tư phát triển thuê bao để đảm bảo về tiết kiệm chi phí và quản lý chặt chẽ vật tư.