6. Bố cục của Luận văn
1.1.3.5. Giám sát và đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ
Giám sát là bộ phận cuối cùng của kiểm soát nội bộ, là một quá trình đánh giá chất lượng của hệ thống kiểm soát nội bộ trong suốt thời kì hoạt động để có các điều chỉnh và cải tiến thích hợp. Giám sát có một vai trò quan trọng, nó giúp kiểm soát nội bộ luôn duy trì sự hữu hiệu qua các thời kì khác nhau. Quá trình giám sát được thực hiện bởi những người có trách nhiệm nhằm đánh giá việc thiết lập và thực hiện các thủ tục kiểm soát. Giám sát được thực hiện ở mọi hoạt động trong doanh nghiệp bao gồm: Giám sát thường xuyên và đánh giá định kì và kiểm toán nội bộ.
Giám sát thường xuyên
Giám sát thường xuyên diễn ra ngay trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp, do các nhà quản lý và nhân viên thực hiện trách nhiệm của mình. Giám sát thường xuyên thường được áp dụng cho những yếu tố quan trọng trong kiểm soát nội bộ. Giám sát để đánh giá việc thực hiện các hoạt động thường xuyên của nhân viên nhằm xem xét hệ thống kiểm soát nội bộ có nên tiếp tục thực hiện chức năng nữa hay không.
Các tiêu chí đánh giá giám sát trong doanh nghiệp bao gồm:
Thứ nhất, thu thập thông tin trong nội bộ doanh nghiệp và bên ngoài để làm rõ những vấn đề phát sinh trong nội bộ hoặc những thông tin nội bộ khác thông qua việc tổ chức các buổi huấn luyện, hội thảo hoặc những hình thức gặp gỡ khác nhằm cung cấp thông tin phản hồi cho người quản lý
Thứ hai, đối chiếu số liệu thực tế với sổ sách
Thứ ba, kiểm toán nội bộ và kiểm toán độc lập: chú trọng các kiến nghị cải tiến kiểm soát nội bộ của kiểm toán viên độc lập và kiểm toán viên nội bộ
Đánh giá định kỳ
Đánh giá định kì được thực hiện thông qua chức năng kiểm toán nội bộ và kiểm toán độc lập. Qua đó phát hiện kịp thời những yếu kém trong hệ thống và đưa ra biện pháp hoàn thiện. Phạm vi và tần suất giám sát phụ thuộc vào mức độ rủi ro. Khả năng xảy ra rủi ro cao thì việc giám sát sẽ thực hiện thường xuyên hơn. Ngoài ra phạm vi giám sát còn tùy thuộc vào mục tiêu hoạt động, báo cáo tài chính hay tuân thủ.
Việc đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ tự bản thân nó cũng là một quy trình. Người đánh giá phải am hiểu mọi hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ, phải xác định được làm thế nào để hệ thống thực sự hoạt động.
Tùy vào quy mô doanh nghiệp, mức độ phức tạp của các yếu tố mà thiết lập hồ sơ của hệ thống kiểm soát nội bộ khác nhau. Ở doanh nghiệp lớn, thiết lập sổ tay chính sách, bản mô tả công việc, hướng dẫn thực hiện… Còn đối với các doanh nghiệp nhỏ, hồ sơ kiểm soát nội bộ sẽ đơn giản hơn. Tiêu chí đánh giá bao gồm:
Thứ nhất, mục đích và tính thường xuyên của giám sát định kì trong hệ thống kiểm soát nội bộ.
Thứ hai, sự phù hợp của quy trình đánh giá.
Thứ ba, sự phù hợp và có hệ thống của phương pháp đánh giá.
Thứ tư, mức độ thích hợp của chứng từ.
Kiểm toán nội bộ
Kiểm toán nội bộ là một bộ phận độc lập được thiết lập nhằm tiến hành các công việc kiểm tra và đánh giá các hoạt động phục vụ yêu cầu quản trị nội bộ của đơn vị.
Theo các chuẩn mực thực hành kiểm toán nội bộ do Viện Kiểm toán nội bộ Hoa Kỳ ban hành năm 1978, “Kiểm toán viên nội bộ là một chức năng đánh giá độc lập được thiết kế trong một tổ chức để kiểm tra, đánh giá các hoạt động của tổ chức như là một hoạt động phục vụ cho tổ chức”. Mục tiêu của Kiểm toán nội bộ là giúp đỡ các thành viên của tổ chức hoàn thành trách nhiệm của họ một cách hiệu quả nhất.
Theo Liên đoàn kế toán quốc tế (IFAC), kiểm toán nội bộ là “một hoạt động đánh giá được lập ra trong một doanh nghiệp như là một loại dịch vụ cho doanh nghiệp đó, các chức năng kiểm tra, đánh giá và giám sát thích hợp và hiệu quả của hệ thống kế toán và kiểm soát nội bộ.
Là một trong những nhân tố cơ bản trong hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp, bộ phận kiểm toán nội bộ cung cấp một sự quan sát, đánh giá thường xuyên về toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp, bao gồm cả tính hiệu quả của việc thiết kế, vận hành các chính sách và thủ tục về kiểm soát nội bộ. Bộ phận kiểm toán nội bộ hữu hiệu sẽ giúp cho doanh nghiệp có được thông tin kịp thời và xác thực về các hoạt động trong doanh nghiệp, chất lượng của hoạt động kiểm soát nhằm kịp thời điều chỉnh và bổ sung các quy chế kiểm soát thích hợp và hiệu quả. Tuy nhiên, bộ phận kiểm toán nội bộ chỉ phát huy tác dụng nếu:
Về tổ chức, Bộ phận kiểm toán nội bộ phải trực thuộc một cấp cao vừa đủ để không bị giới hạn phạm vi hoạt động của nó, đồng thời phải được giao một quyền
hạn tương đối rộng rãi và hoạt động tương đối độc lập với phòng kế toán và các bộ phận hoạt động được kiểm tra.
Về nhân sự, bô phận kiểm toán nội bộ phải tuyển chọn nhân viên có năng lực chuyên môn và đạo đức nghề nghiệp phù hợp các quy định hiện hành.