6. Bố cục của Luận văn
3.2.Các giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại VIETTEL 1 Nâng cao tính hiệu quả của môi trường kiểm soát
3.2.1. Nâng cao tính hiệu quả của môi trường kiểm soát
Một môi trường kiểm soát tốt sẽ là nền tảng cho sự hoạt động hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ. Môi trường kiểm soát là nhân tố nền tảng cho các thành phần khác của kiểm soát nội bộ. Với đặc điểm môi trường kiểm soát tại VIETTEL, theo tác giả, công việc quan trọng nhất là phải xây dựng “Sổ tay mô tả công việc” cho từng vị trí công tác để đảm bảo các mục tiêu tránh được các sai sót phát sinh do không được hướng dẫn đầy đủ hoặc không phân công, phân nhiệm rõ ràng. Bên cạnh đó, “Sổ tay mô tả công việc” còn là một công cụ quan trọng trong việc đánh giá năng lực của nhân viên dựa trên các tiêu chuẩn đã
“Sổ tay mô tả công việc” bao gồm các Bản mô tả công việc cho từng vị trí phải được thể hiện rõ ràng và đảm bảo được truyền đạt rộng rãi trong nội bộ công ty; thực hiện sự phân định trách nhiệm và quyền hạn rõ ràng. Bảng mô tả công việc quy định rõ yêu cầu về kiến thức và chất lượng nhân sự cho từng vị trí trong tổ chức giúp đảm bảo công tác quản lý (từ khâu lập kế hoạch, tổ chức, quản lý nhân sự, lãnh đạo và kiểm soát) được triển khai chính xác, kịp thời, hiệu quả. Như thế có thể tránh được các lỗi vô ý hoặc sai sót cố ý và đùn đẩy trách nhiệm khi có sự cố xảy ra.
Mục tiêu cốt yếu của một bản miêu tả công việc là xác định rõ cho người đảm nhận ví trí công tác những gì cần đóng góp cho tổ chức. Đây là công cụ cơ bản để người quản lý có thể yên tâm rằng nhân viên của mình hiểu rõ những gì họ cần làm và các tiêu chí nào được sử dụng để đánh giá kết quả công việc của họ. Dựa trên mục tiêu truyền thông này, các bản miêu tả công việc đáp ứng một loạt các nhu cầu khác nhau như: tuyển dụng, huấn luyện, đánh giá hiệu quả làm việc, quản lý hoạt động và đánh giá lại cơ cấu tổ chức bộ máy.
Một bản mô tả công việc cho mỗi vị trí thường có các nội dung sau: Thứ nhất,
chi tiết công việc là thông tin cơ bản về vị trí công tác, kết quả làm việc báo cáo cho ai… Thứ hai, mục đích công việc để tóm tắt lý do cần có của vị trí công tác. Thứ ba, tương tác, các lĩnh vực chính mà vị trí công tác có ảnh hưởng tới. Thứ tư, nghĩa vụ cơ bản là các sản phẩm cần có của công việc. Thứ năm, năng lực yêu cầu về kiến thức, kỹ năng, thái độ, hành vi… Thứ sáu, tiêu chuẩn đánh giá là các tiêu chí và phương pháp đánh giá hiệu quả công việc. Thứ bảy, sơ đồ tổ chức là việc trình bày dưới dạng sơ đồ, hình ảnh vị trí của công việc trong bộ máy chung của tổ chức. Thứ tám, các thông tin chung là các thông tin hỗ trợ khác về bối cảnh chung của tổ chức có liên quan tới triển khai công việc.