6. Bố cục của Luận văn
2.4.2.4.Điểm yếu của các hoạt động kiểm soát đối với hàng tồn kho
Những điểm yếu trong quy trình mua sắm
Đội ngũ cán bộ tham gia đấu thầu còn thiếu: Nhân sự tham gia vào quá trình
đấu thầu có vai trò rất quan trọng. Họ là người lập nên kế hoạch đấu thầu, chuẩn bị hồ sơ mời thầu, tổ chức đấu thầu, đánh giá hồ sơ dự thầu, lựa chọn nhà thầu…Nếu không có họ, sẽ không có hoạt động đấu thầu. Hiện nay, VIETTEL chưa có một tổ chuyên gia đấu thầu hoàn chỉnh mà là tập hợp các nhân sự từ các phòng ban khác nhau, gây ảnh hưởng, xáo trộn hoạt động của công ty. Số lượng nhân sự hạn chế cũng gây ra những ảnh hưởng tới chất lượng của đấu thầu.
Năng lực các nhà thầu còn hạn chế: Trong các cuộc đấu thầu thì các nhà thầu tham dự đấu thầu là một nhân tố quan trọng, quyết định tới sự thành công hay thất bại của cuộc đấu thầu. Một số gói thầu mà VIETTEL tổ chức có nhiều nhà thầu vì lợi ích cá nhân mà tham dự với năng lực không đúng như trong Hồ sơ dự thầu, làm mất thời gian cũng như chi phí cho việc tổ chức xét thầu. Cũng có những trường hợp cùng một lúc tham gia đấu thầu nhiều dự án nên khi trúng thầu thì lại không đủ năng lực tài chính để thực hiện toàn bộ hoặc nếu có thì cũng không thể hoàn thành dứt điểm được, dẫn đến làm chậm tiến độ và chất lượng của công trình cũng bị giảm đi.
Hiện tượng giá dự thầu thấp vẫn còn tồn tại mặc dù giá gói thầu phê duyệt luôn được tính toán kỹ lưỡng, sát thực tế. Nguyên nhân chính là do sự cạnh tranh giữa các nhà thầu, nhà thầu có lợi thế đặc biệt, sức ép giải quyết công ăn việc làm của nhà thầu, nhà thầu muốn tạo ấn tượng với bên mời thầu… Việc bỏ thầu thấp trước mắt đảm bảo thắng lợi cho nhà thầu và về cơ bản tiết kiệm được chi phí cho bên mời thầu. Tuy nhiên, nếu chi phí quá thấp sẽ khiến cho nhà thầu không thể đảm bảo chất lượng và tiến độ công trình, xét trên tổng thể bỏ thầu thấp sẽ gây thiệt hại cho cả hai bên. Do vậy, trong quá trình xét thầu, VIETTEL cần phải gắn với tình hình thực tế để xem xét, đánh giá năng lực thực sự của các nhà thầu.
Những điểm yếu trong quy trình nhận hàng
Theo dõi trùng chéo vật tư nhận từ các nhà cung cấp
Hiện nay tại chi nhánh do có nhiều nguồn nhập vật tư như nhập của Tổng công ty, nhập của công ty Viettel Telecom, công ty công trình, công ty truyền dẫn và cả những vật tư phụ chi nhánh được phân cấp mua. Nhưng trên sổ sách của kế toán (phần mềm tài chính chỉ có “kho vật tư chi nhánh “) chỉ mới phản ánh chung vật tư cho tất cả các nguồn đó dẫn đến sự trùng chéo, khó xác định được vật tư nào của nhà cung cấp nào, giá trị bao nhiêu. Trong khi đó việc nhận nợ vật tư và giá trị chỉ diễn ra với Công ty Viettel Telecom, hay việc hoàn trả chứng từ với Tổng công ty và các công ty khác do khi xuất kho vào công trình, dự án đã được hạch toán (TK 2412) tại Tổng công ty và các công ty.
Những điểm yếu trong quy trình lưu kho
Thiết kế các thủ tục kiểm soát
Việc áp dụng các thủ tục kiểm soát nhập kho, xuất kho tại các chi nhánh VIETTEL vẫn còn một số những tồn tại như sau. Thứ nhất, thiết kế các thủ tục
kiểm soát quy trình lưu kho, thứ hai, thực hiện các thủ tục kiểm soát. Các điểm yếu trong thiết kế các thủ tục kiểm soát của quy trình lưu kho bao gồm thiết kế thủ tục: phân quyền truy cập phần mềm, thủ tục theo dõi hàng hỏng, thủ tục kiểm soát hàng xuất bán qua các kênh bán hàng…
Chưa phân quyền truy cập các giao dịch tại cửa hàng VIETTEL
Theo phân quyền trên phần mềm hiện tại cho phép nhân viên giao dịch được được quyền hủy giao dịch, hủy hóa đơn. Có một số trường hợp ngày hôm trước CHT và NVGD đã chốt hàng, ngày hôm sau NVGD lại hủy giao dịch, hủy hóa đơn dẫn đến: Hàng hóa trên sổ, thẻ kho chênh lệch với hàng tồn trên hệ thống; doanh thu thu giữa các ca không đúng với thực tế (hủy nhầm phải tạo lại giao dịch); mất thời gian kiểm kê, đối chiếu chi tiết cuối tháng để tìm ra chênh lệch.
Sổ theo dõi tại các cửa hàng VIETTEL chưa khoa học và thuận tiện cho quản lý
Tại các cửa hàng việc mở và ghi chép sổ quản lý giao hàng cho CTV, NVQL điểm bán chưa có hướng dẫn cụ thể. Do vậy cách thực hiện ở các Cửa hàng rất khác nhau. Một số Cửa hàng mở sổ tập hợp tất cả phiếu nhập hàng, mở sổ ký nhận giao hàng. Các sổ theo dõi có thể được mở trên excel hoặc ghi tay. Thông tin trên các sổ này cũng khá đa dạng và theo đánh giá phần lớn là cách bố trí thông tin và biểu mẫu là chưa khoa học và thuận tiện cho quản lý của CHT. Qua trao đổi với các CHT cho thấy, bản thân các CHT cũng rất muốn quản lý tốt nhưng không biết phải làm thế nào. Các sổ theo dõi hiện tại bao gồm Sổ kho, thẻ kho Cửa hàng: tổng hàng nhận từ Trung tâm, hàng giao hàng ngày cho Giao dịch viên hoặc và NV hỗ trợ điểm bán. Sổ giao ca: số hàng tồn đầu ca, nhận đầu ca, bán trong ca, tồn cuối ca, số tiền bán hàng thu được trong ca, số hóa đơn đã sử dụng.
Theo dõi hàng hỏng
Đối với hàng hỏng trả lại từ các cửa hàng chưa có mã tài khoản theo dõi riêng để có thể nhận biết tỷ lệ và giá trị hàng hỏng là bao nhiêu. Phần lớn các Trung tâm đều mở 1 mã khách hàng nhận nợ hàng hóa trong TK 1562. Tuy nhiên cách đặt tên các tiểu khoản này thường theo tên của nhân viên chịu trách nhiệm nhận và theo dõi hoàn trả hàng hỏng nên người quản lý chỉ có thể biết được đâu là số liệu về hàng hỏng khi trao đổi trực tiếp với cán bộ kế toán chi tiết.
Đối với kênh bán hàng qua các điểm bán: Tất cả các Cửa hàng đều giao hàng cho một NV hỗ trợ điểm bán để nhân viên này đi giao hàng cho các Điểm bán. Qua xem các sổ theo dõi giao hàng cho nhân viên quản lý điểm bán, phần lớn các cửa hàng đều giao hàng cho NV hỗ trợ điểm bán 1 đến 2 lần trong tháng. Các cửa hàng trưởng bận nhiều việc nên không có đủ thời gian để kiểm soát thường xuyên tình hình giao hàng cho các điểm bán.Theo quy định thì nhận hàng và nộp tiền theo ngày nhưng trên thực tế chỉ kiêm kê hàng xác suất 1 tuần 1 lần. Cách kiểm tra thường sử dụng là, đối chiếu kiểm kê hàng đột xuất & kiểm tra các dịch vụ phải đấu nối và đối chiếu với số tiền đã nộp.
Thông thường CHT và NV hỗ trợ điểm bán sẽ đối chiếu hàng hóa vào cuối tháng. Chỉ đối chiếu trên tổng số lượng hàng mỗi loại và ký trên sổ Giao hàng của CHT cho NV hỗ trợ điểm bán. Không lập các Biên bản kiểm kê hàng cuối tháng và không ghi chi tiết số SERI.
Đối với kênh bán qua NV bán hàng trực tiếp
Nhân viên bán hàng trực tiếp nhận hàng từ thủ kho của Trung tâm. Cách thức kiểm soát việc báo cáo kịp thời doanh thu và nộp tiền ở các Trung tâm tương đối đồng nhất. Phần lớn đều yêu cầu báo cáo kết quả bán hàng theo tuần. Tuy nhiên vẫn chưa sử dụng thông tin từ các phần mềm theo dõi đấu nối để kiểm tra thường xuyên doanh thu của hàng hóa phải đấu nồi. Biện pháp kiểm soát duy nhất đối với hàng hóa không phải đấu nối là kiểm kê đột xuất, có trung tâm áp dụng chính sách chỉ xuất tiếp hàng hóa khi nhân viên đã nộp đủ tiền hàng xuất đợt trước.
Hàng hóa bán theo kênh CTV ở là các mặt hàng Sim trả sau, AP và Homephone (chỉ hàng đấu nối). Việc quản lý doanh thu, tiền hàng và hàng hóa phụ thuộc phần lớn và khả năng quản lý của Cửa hàng trưởng, người QLCTV. Đối với hàng phải đấu nối, thông thường sẽ phải đấu nối trong vòng 24 giờ trên cơ sở hồ sơ khách hàng đã nộp. Trên thực tế CTV có thể gọi điện cho CHT để đấu nối ngay, CHT sẽ ghi lại để theo dõi việc hoàn trả hồ sơ của CTV.
Thực hiện các thủ tục kiểm soát
Không sử dụng thẻ kho:
Thủ kho tại chi nhánh không sử dụng thẻ kho để theo dõi cập nhật thường xuyên trong ngày hàng thực tế nhập, xuất hàng ra vào kho mà căn cứ vào phiếu nhập xuất kho cuối tháng mà bộ phận kế toán chuyển cho thủ kho để nhập lại vào thẻ kho sau đó đối chiếu với kế toán và kiểm kê thực tế tại kho. Do vậy, không đảm
bảo cơ sở đối chiếu trên hai hệ thống kho và kế toán theo phương pháp ghi sổ song song.
Chưa thường xuyên đối chiếu số liệu
Công tác đối chiếu báo nợ vật tư giữa Tổng công ty và Công ty, Công ty và chi nhánh diễn ra rất chậm, cũng như việc báo cáo tình hình nhận và sử dụng vật tư tại chi nhánh lên cấp trên không thường xuyên từ đó không phản ánh được tình hình biến động vật tư tại chi nhánh.
Hàng tháng, quý kế toán chưa thực hiện việc in sổ sách liên quan tới vật tư như Bảng cân đối nhập xuất tồn, sổ chi tiết vật tư trong khi đó chưa có sự đối chiếu, đối soát một cách thường xuyên giữa bộ phận quản lý kho và số liệu sổ sách của Phòng Tài chính cũng như việc đối chiếu sổ sách kế toán với thẻ kho của thủ kho cộng với việc kiểm kê không được tiến hành theo định kỳ hay thường xuyên.
Chưa thực hiện kiểm kê hàng ngày (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Theo quy trình hiện tại, để kiểm soát hàng bán và tiền hàng hàng ngày, khi kết thúc mỗi ca nhân viên bán hàng ca 1 phải trả lại hàng vật lý và hàng trên hệ thống cho CHT để CHT kiểm hàng nhận lại hàng sau đó CHT giao hàng vật lý và giao hàng trên hệ thống cho ca sau. Đối với những cửa hàng lớn, giao dịch nhiều thì việc thực hiện đúng quy trình này đối với SIM trắng là rất mất thời gian. Trên thực tế có những cửa hàng giao hàng theo tuần, thu tiền bán hàng theo ngày và đối chiếu hàng hóa vào cuối tuần theo từng USER nhân viên. Có những cửa hàng lại giao hàng theo ca hàng ngày, cả ca bán hàng dùng chung 1 USER nhân viên. Khi bàn giao ca cũng không có nhiều thời gian để xem từng SERI mà gần như chỉ nhận về số lượng. Bởi vậy, chỉ có thể kiểm soát hàng bán thực tế khi kiểm kê theo cả số lượng và số SERI nên không đủ thời gian.