6. Bố cục của Luận văn
3.2.4.2. Quy trình nhận hàng
Để hạn chế tình trạng theo dõi trùng chéo vật tư tại chi nhánh cần phải phân lại hệ thống kho ít nhất trên hệ thống sổ sách mà ở đây là phần mềm kho và phần mềm tài chính. Cụ thể chi nhánh mở thêm kho cho vật tư của từng nhà cung cấp và tách riêng vật tư sử dụng cho công trình, dự án riêng với vật tư sửa chữa mang tính chất thường xuyên tại chi nhánh. Ví dụ, tại Chi nhánh Hải Dương lúc đó trên phần mềm sẽ có các kho như : Kho vật tư xây dựng của Công ty mẹ tại Hải Dương, kho vật tư của Công ty Viettel Telecom, Công ty Truyền dẫn Viettel.. và kho vật tư của chi nhánh. Việc phân hệ thống kho như vậy sẽ làm cho vật tư tại chi nhánh trở lên rõ ràng hơn, không còn tình trạng kế toán vật tư không thể quản lý được xem trong kho vật tư tại chi nhánh còn số lượng vật tư như thế nào và vật tư của mỗi đơn vị cung cấp là bao nhiêu.
Đối với những vật tư đã hạch toán tại các công ty dọc như Công ty Truyền dẫn (không thực hiện báo nợ vật tư với chi nhánh) đã được hạch toán thẳng vào giá trị công trình, dự án nhưng vẫn được lưu kho về mặt số lượng tại chi nhánh thì việc phân định hệ thống kho như vậy trong phần mềm vẫn sẽ đảm bảo không bị trùng chéo về số lượng hay giá trị vật tư. Cán bộ quản lý vật tư tại chi nhánh khi nhập, xuất kho vật tư cho công trình dự án thuộc đơn vị nào thì tăng, giảm kho cho đơn vị đó. Như vậy, một mặt vẫn đảm bảo quản lý được số lượng tại chi nhánh và giá trị tại công ty, một mặt phản ánh đúng giá trị vật tư làm căn cứ quyết toán giá trị công trình, dự án và hoàn chứng từ vật tư .
Để không ảnh hưởng tới việc tính giá vật tư xuất kho cần xây dựng phần mềm chỉ tính giá vật tư với từng kho vật tư cụ thể tại chi nhánh. Đối với các mục đích khác nhau như sử dụng thường xuyên, sử dụng cho công trình, dự án nên cũng có thể phân kho thành kho vật tư xây dựng cơ bản và kho vật tư sử dụng thường xuyên.