6. Bố cục của Luận văn
3.2.4.4. Thiết kế bổ sung các thủ tục kiểm soát vật tư tại các Chi nhánh VIETTEL
VIETTEL
Phân quyền truy cập phần mềm tại Chi nhánh VIETTEL
Theo phân quyền trên phần mềm hiện tại cho phép nhân viên giao dịch được được quyền hủy giao dịch, hủy hóa đơn dẫn đến doanh thu thu giữa các ca không đúng với thực tế (hủy nhầm phải tạo lại giao dịch) và mất thời gian kiểm kê, đối chiếu chi tiết cuối tháng để tìm ra chênh lệch. Để khắc phục điểm yếu này, VIETTEL cần thực hiện rà soát việc phân quyền truy cập hệ thống tại tất cả các chi nhánh, cửa hàng VIETTEL. Theo đó, việc thực hiện các lệnh hủy giao dịch, hủy hóa đơn phải được thực hiện bởi CHT. Các NVGD chỉ được thực hiện các giao dịch khi được sự cho phép của CHT.
Theo dõi hàng hỏng
Do số lượng hàng hỏng phát sinh tại các chi nhánh rất lớn nhưng VIETTEL vẫn chưa có hướng dẫn cho các chi nhánh VIETTEL.
Đối với số lượng hàng bảo hành xuất cho Cửa hàng để đổi hàng hỏng cho khách hàng đề nghị Chi nhánh yêu cầu thủ kho lập Phiếu xuất kho, Cửa hàng lập phiếu nhập kho và ghi nhận trên sổ sách của Cửa hàng như hàng hóa thông thường để tránh tình trạng bị mất hàng hóa (khi kiểm kê thực tế tại Cửa hàng thì những hàng bảo hành đã chuyển cho Cộng tác viên để lắp cho khách hàng).
Bên cạnh đó, cần phải quy định khi hàng chuyển từ các cửa hàng về cho phòng chăm sóc khách hàng tại chi nhánh thì phòng chăm sóc khách hàng phải chuyển ngay bảng kê chi tiết cho phòng kế toán. Đồng thời quy định rõ phòng chăm sóc khách hàng sẽ chịu trách nhiệm về giảm trừ hàng hỏng.
Xuất hàng bán qua các kênh bán hàng
Đối với hàng hóa như kit, thẻ cào là những hàng hóa không thể kiểm soát qua đấu nối, có khả năng ghi nhận doanh thu và thu tiền chậm hơn thực tế do nhân viên đã bán hàng, đã thu tiền từ điểm bán nhưng chưa nộp tiền cho Cửa hàng. Do vậy, để kiểm soát việc bán hàng và thu tiền trong ngày, VIETTEL cần phải lập ra quy định kiểm tra thường sử dụng là, đối chiếu kiểm kê hàng đột xuất & kiểm tra các dịch vụ phải đấu nối và đối chiếu với số tiền đã nộp. Bên cạnh đó, CHT và NH hỗ trợ điểm bán phải đối chiếu hàng hóa vào cuối tháng. Chỉ đối chiếu trên tổng số lượng hàng mỗi loại và ký trên sổ Giao hàng của CHT cho NV hỗ trợ điểm bán và phải lập Biên bản kiểm kê hàng cuối tháng trong đó ghi rõ chi tiết số SERI để có cơ sở kiểm soát sau này.