6. Bố cục của Luận văn
1.2. Áp dụng hệ thống kiểm soát nội bộ trong quản lý hàng tồn kho 1 Khái niệm và vai trò của hàng tồn kho
1.2.1. Khái niệm và vai trò của hàng tồn kho
Theo Chuẩn mực kế toán số 02 thì hàng tồn kho: Là những tài sản được giữ để bán trong kỳ sản xuất, kinh doanh bình thường; đang trong quá trình sản xuất, kinh doanh dở dang; nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ để sử dụng trong quá trình sản xuất, kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ.
Thứ nhất, hàng hóa mua về để bán: Hàng hóa tồn kho, hàng mua đang đi trên đường, hàng gửi đi bán, hàng hóa gửi đi gia công chế biến;
Thứ hai, thành phẩm tồn kho và thành phẩm gửi đi bán;
Thứ ba, sản phẩm dở dang: Sản phẩm chưa hoàn thành và sản phẩm hoàn
thành chưa làm thủ tục nhập kho thành phẩm;
Thứ tư, nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ tồn kho, gửi đi gia công chế biến và đã mua đang đi trên đường;
Thứ năm, chi phí dịch vụ dở dang.
Đặc điểm hàng tồn kho
Một trong những điều kiện thiết yếu để tiến hành sản xuất là đối tượng lao động. Hàng tồn kho là những đối tượng lao động được thể hiện dưới dạng vật chất như: sắt, thép trong doanh nghiệp cơ khí chế tạo, sợi trong doanh nghiệp dệt, da trong doanh nghiệp đóng giày, vải trong doanh nghiệp may mặc…
Hàng tồn kho chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất nhất định và khi tham gia vào quá trình sản xuất, dưới tác động của lao động, chúng bị tiêu hao toàn bộ hoặc thay đổi hình thái vật chất ban đầu để tạo ra hình thái vật chất của sản phẩm.
Những đặc điểm trên là xuất phát điểm quan trọng cho việc kỉểm soát nội bộ đối với hàng tồn kho trong doanh nghiệp.
Hàng tồn kho luôn có vai trò quan trọng bởi các nguyên nhân sau:
Thứ nhất, hàng tồn kho thường xuyên chiếm một tỷ trọng lớn trong tổng số tài sản lưu động của một doanh nghiệp và rất dễ bị xảy ra sai sót hoặc gian lận lớn.
Thứ hai, trong kế toán có rất nhiều phương pháp lựa chọn để tính giá hàng tồn kho, và đối với mỗi loại hàng tồn kho, doanh nghiệp có thể lựa chọn các phương pháp khác nhau. Mỗi phương pháp khác nhau đem lại những kết quả khác nhau. Tuy nhiên, doanh nghiệp phải đảm bảo tính thống nhất trong sử dụng phương pháp tính giá hàng tồn kho giữa các kỳ.
Thứ ba, việc xác định giá trị hàng tồn kho ảnh hưởng trực tiếp tới giá vốn hàng bán và do vậy có ảnh hưởng trọng yếu tới lợi nhuận thuần trong năm.
Thứ tư, công việc xác định chất lượng, tình trạng và giá trị hàng tồn kho luôn là công việc khó khăn và phức tạp hơn hầu hết các loại tài sản khác. Có rất nhiều khoản mục hàng tồn kho khó phân loại và định giá trị chẳng hạn như linh kiện điện tử phức tạp, công trình xây dựng dở dạng, tác phẩm nghệ thuật hay kim khí, đá quý.
Thứ năm, hàng tồn kho được bảo quản, cất trữ ở nhiều nơi khác nhau, lại do
quản cũng rất khác nhau tùy theo yêu cầu. Vì thế, công việc kiểm soát vật chât, kiểm kê, quản lý và sử dụng hàng tồn kho sẽ gặp nhiều khó khăn, đôi khi nhầm lẫn, sai sót và dễ gian lận.