6. Bố cục của Luận văn
1.1.4.1.Thiết kế hệ thống kiểm soát nội bộ
Hệ thống kiểm soát nội bộ trong một doanh nghiệp chỉ thực sự hiệu quả khi các thành phần tạo nên hệ thống kiểm soát nội bộ được xây dựng phù hợp với các mục tiêu đề ra của doanh ngiệp.
Xây dựng môi trường kiểm soát
Môi trường kiểm soát là những yếu tố của tổ chức ảnh hưởng đến hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ và là các yếu tố tạo ra một môi trường trong đó toàn bộ thành viên của tổ chức có nhận thức được tầm quan trọng của hệ thống kiểm soát nội bộ hay không. Ví dụ, nhận thức của ban giám đốc thế nào về tầm quan trọng của liêm chính và đạo đức nghề nghiệp, về việc cần tổ chức bộ máy hợp lý, về việc phải phân công, ủy nhiệm, giao việc rõ ràng, về việc phải ban hành bằng văn bản các nội quy, quy chế, quy trình sản xuất... Một môi trường kiểm soát tốt sẽ là nền tảng quan trọng cho sự hoạt động hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ.
Môi trường kiểm soát chỉ thực sự tốt nếu các nội dung sau được đảm bảo:
Thứ nhất, doanh nghiệp đã ban hành dưới dạng văn bản các quy tắc, chuẩn
mực phòng ngừa ban lãnh đạo và các nhân viên lâm vào tình thế xung đột quyền lợi với doanh nghiệp, kể cả việc ban hành các quy định xử phạt thích hợp khi các quy tắc chuẩn mực này bị vi phạm.
Thứ hai, doanh nghiệp đã phổ biến rộng rãi các quy tắc, chuẩn mực nêu trên, đã yêu cầu tất cả nhân viên ký bản cam kết tuân thủ những quy tắc, chuẩn mực được thiết lập.
Thứ ba, tư cách đạo đức, hành vi ứng xử và hiệu quả công việc của lãnh đạo là tấm gương sáng đế nhân viên noi theo.
Thứ tư, doanh nghiệp có sơ đồ tổ chức hợp lý đảm bảo công tác quản lý (lập kế hoạch, tổ chức, quản lý nhân sự, lãnh đạo và kiểm soát) được triển khai chính xác, kịp thời, hiệu quả.
Thứ năm, doanh nghiệp có bộ phận kiểm toán nội bộ hoạt động theo các chuẩn
mực của kiềm toán Nhà nước và kiểm toán quốc tế. Bộ phận kiểm toán nội bộ phải có khả năng hoạt động hữu hiệu do được trực tiếp báo cáo độc lập, cởi mở với cơ quan kiểm toán cấp trên hoặc với các lãnh đạo cao cấp của tổ chức.
Thứ sáu, doanh nghiệp có các văn bản quy định chung cũng như hướng dẫn cụ
thể trong hoạt động quản lý tổng thể và trong các hoạt động chuyển ngân.
Thứ bảy, doanh nghiệp có hệ thống văn bản thống nhát quy định chi tiết việc tuyển dụng. đào tạo, đánh giá nhân viên, đề bạt, trả lương, phụ cấp để khuyến khích mọi người làm việc liêm chính, hiệu quả.
Thứ tám, doanh nghiệp phải sử dụng "Sổ tay mô tả công việc” quy định rõ yêu cầu kiến thức và chất lượng nhân sự cho từng vị trí trong tổ chức.
Thứ chín, doanh nghiệp không đặt ra những chuẩn mực tiêu chí thiếu thực tế
hoặc những danh sách ưu tiên, ưu đãi, lương, thưởng... bất hợp lý tạo cơ hội cho các hành vi vô kỷ luật, gian dối, bất lương.
Thứ mười, doanh nghiệp đã áp dụng những quy tắc, công cụ kiểm toán phù
hợp với những chuẩn mực thông dụng đã được chấp nhận cho loại hình hoạt động SXKD của mình đảm bảo kết quả kiểm toán không bị méo mó, sai lệch do sử dụng các chuẩn mực, công cụ kiểm toán không phù hợp.
Thứ mười một, doanh nghiệp thường xuyên luân chuyển nhân sự trong các khu
vực vị trí nhạy cảm. Quan tâm, nhắc nhở, bảo vệ quyền lợi của những người làm việc trong các khu vực vị trí độc hại, nặng nhọc theo đúng quy định.
Đánh giá rủi ro
Không lệ thuộc vào quy mô, cấu trúc, loại hình hay vị trí địa lý, bất kỳ tổ chức nào khi hoạt động đều bị các rủi ro xuất hiện từ các yếu tố bên trong hoặc bên ngoài tác động.
Các yếu tố bên trong: Sự quản lý thiếu minh bạch, không coi trọng đạo đức nghề nghiệp. Chất lượng cán bộ thấp, sự cố hỏng hóc của hệ thống máy tính, của trang thiết bị, hạ tầng cơ sở. Tổ chức và cở sở hạ tầng không thay đổi kịp với sự thay đổi, mở rộng của sản xuất. Chi phí cho quản lý và trả lương cao, thiếu sự kiểm tra, kiểm soát thích hợp hoặc do xa Công ty mẹ hoặc do thiếu quan tâm...
Các yếu tố bên ngoài: Thay đổi công nghệ làm thay đổi quy trình vận hành. Thay đổi thói quen của người tiêu dùng làm các sản phẩm và dịch vụ hiện hành bị lỗi thời. Xuất hiện yếu tố cạnh tranh không mong muốn tác động đến giá cả và thị phần. Sự ban hành của một đạo luật hay chính sách mới, ảnh hưởng đến hoạt động của tổ chức...
Để tránh bị thiệt hại do các tác động nêu trên, tổ chức cần thường xuyên: xác định rủi ro hiện hữu và tiềm ẩn. Phân tích ảnh hưởng của chúng kể cả tần suất xuất hiện và xác định các biện pháp để quản lý và giảm thiểu tác hại của chúng.
Việc đánh giá rủi ro chỉ được coi là có chất lượng nếu:
Thứ nhất, ban lãnh đạo đã quan tâm và khuyến khích nhân viên quan tâm phát
hiện, đánh giá và phân tích định lượng tác hại của các rủi ro hiện hữu và tiềm ẩn.
Thứ hai, doanh nghiệp đã đề ra các biện pháp, kế hoạch, quy trình hành động cụ thể nhằm giảm thiểu tác hại rủi ro đến một giới hạn chấp nhận nào đó hoặc doanh nghiệp đã có biện pháp để toàn thể nhân viên nhận thức rõ ràng về tác hại của rủi ro cũng như giới hạn rủi ro tối thiểu mà tổ chức có thể chấp nhận được.
Thứ ba, doanh nghiệp đã đề ra mục tiêu tổng thể cũng như chi tiết để mọi nhân viên có thể lấy đó làm cơ sở tham chiếu khi triển khai công việc. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Xây dựng các hoạt động (thủ tục) kiểm soát
Các hoạt động kiểm soát là các biện pháp, quy trình, thủ tục đảm bảo chỉ thị của ban lãnh đạo trong giảm thiểu rủi ro và tạo điều kiện cho tổ chức đạt được mục tiêu đặt ra được thực thi nghiêm túc trong toàn tổ chức. Ví dụ: kiểm soát phòng ngừa và phát hiện sự mất mát, thiệt hại của tài sản, kiểm soát xem tổ chức có hoạt động theo đúng chuẩn mực mà tổ chức đã quy định, theo đúng các yêu cầu của pháp luật hiện hành…
Chất lượng hoạt động kiểm soát được coi là tốt nếu các nội dung sau được đảm bảo:
Thứ nhất, doanh nghiệp đã đề ra các định mức xác định về tài chính và các chỉ số căn bản đánh giá hiệu quả hoạt động như những chỉ số quản lý khi lập kế hoạch và kiểm soát để điều chỉnh hoạt động sản xuất phù hợp với mục tiêu đề ra.
Thứ hai, doanh nghiệp đã tổng hợp và thông báo kết quả sản xuất đều đặn và
đối chiếu các kết quả thu được với các định mức, chỉ số định trước để điều chỉnh, bổ sung kịp thời.
Thứ ba, quyền hạn, trách nhiệm và nghĩa vụ trong ba lĩnh vực: Cấp phép và
Thứ tư, doanh nghiệp đã ban hành văn bản quy định rõ ràng những ai có quyền và/ hoặc được uỷ quyên phê duyệt toàn bộ hay một loại vấn đề tài chính nào đó.
Thứ năm, doanh nghiệp đã lưu giữ các chứng cứ dưới dạng văn bản tạo điều
kiện phân định rõ ràng phần thực hiện công việc với phần giám sát tại bất kỳ thời điểm nào, kể cả việc xác định những cá nhân có tránh nhiệm về các sai phạm xảy ra.
Thứ sáu, doanh nghiệp đã giám sát, bảo vệ và bảo dưỡng tài sản, vật tư trang thiết bị khỏi bị mất mát, hao hụt, hỏng hóc hoặc bị sử dụng không đúng mục đích.
Thứ bảy, doanh nghiệp đã cấm hoặc có biện pháp ngăn ngừa các lãnh đạo cao
cấp của mình sử dụng kinh phí và tài sản của doanh nghiệp vào các mục đích riêng.
Xây dựng hệ thống thông tin và truyền thông
Chất lượng của hệ thống thông tin và truyền thông là tốt khi đảm bảo:
Thứ nhất, doanh nghiệp thường xuyên cập nhật các thông tin quan trọng cho
ban lãnh đạo và những người có thẩm quyền.
Thứ hai, hệ thống truyền thông của doanh nghiệp đảm bảo cho nhân viên ở
mọi cấp độ đều có thể hiểu và nắm rõ các nội quy, chuẩn mực của tổ chức, đảm bảo thông tin được cung cấp kịp thời, chính xác đến các cấp có thẩm quyền theo quy định.
Thứ ba, doanh nghiệp đã thiết lập các kênh thông tin nóng (một ủy ban hay
một cá nhân nào đó có trách nhiệm tiếp nhận thông tin tố giác, hoặc lắp đặt hộp thư góp ý) cho phép nhân viên báo cáo về các hành vi, sự kiện bất thường có khả năng gây thiệt hại cho doanh nghiệp.
Thứ tư, doanh nghiệp đã lắp đặt hệ thống bảo vệ số liệu phòng ngừa sự truy
cập, tiếp cận của những người không có thẩm quyền.
Thứ năm, doanh nghiệp đã xây dựng các chương trình, kế hoạch phòng chống
thiên tai, hiểm họa và/ hoặc kế hoạch ứng cứu sự cố mất thông tin số liệu.
Xây dựng hệ thống giám sát
Hệ thống giám sát là quá trình theo dõi và đánh giá chất lượng thực hiện việc kiểm soát nội bộ để đảm bảo nó được triển khai, được điều chỉnh khi môi trường thay đổi, được cải thiện khi có khiếm khuyết. Ví dụ thường xuyên rà soát, kiểm tra và báo cáo về chất lượng, hiệu quả hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ, đánh giá và theo dõi việc ban lãnh đạo cũng như tất cả nhân viên có tuân thủ các chuẩn mực ứng xử của tổ chức sau khi ký cam kết hay không.
Thứ nhất, doanh nghiệp có hệ thống báo cáo cho phép phát hiện các sai lệch so với chỉ tiêu, kế hoạch đã định. Khi phát hiện sai lệch, doanh nghiệp đã triển khai các biện pháp điều chỉnh thích hợp.
Thứ hai, việc kiểm toán nội bộ được thực hiện bởi người có trình độ chuyên
môn thích hợp và người này có quyền báo cáo trực tiếp cho cấp phụ trách cao hơn và cho ban lãnh đạo. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Thứ ba, những khiếm khuyết của hệ thống kiểm soát nội bộ được phát hiện
bởi kiểm toán nội bộ hoặc kiểm toán độc lập được báo cáo trực tiếp và kịp thời với cấp phụ trách cao hơn, kể cả ban lãnh đạo để điều chỉnh đúng lúc.
Thứ tư, doanh nghiệp đã yêu cầu các cấp quản lý trung gian báo cáo ngay với lãnh đạo về mọi trường hợp gian lận, nghi ngờ gian lận, về các vi phạm nội quy, quy định của doanh nghiệp cũng như quy định của luật pháp hiện hành có khả năng làm giảm uy tín doanh nghiệp và gây thiệt hại về kinh tế.
Nếu hệ thống kiểm soát nội bộ doanh nghiệp có đủ năm thành phần và nếu tất cả những nội dung nêu trên được đảm bảo thì hệ thống này chắc chắn mang lại những lợi ích quản lý và kinh tế to lớn cho doanh nghiệp.