6. Bố cục của Luận văn
3.2.4.3. Thiết kế hệ thống mã quản lý và quy trình kiểm kê hàng tồn kho tại Chi nhánh VIETTEL
Chi nhánh VIETTEL
Hệ thống mã quản lý
Đặt mã hiệu quản lí vật tư là quy định cho mỗi thứ hàng tồn kho một kí hiệu riêng bằng hệ thống các chữ số (có thể kết hợp với chữ cái) để thay thế tên gọi, quy cách và kích cỡ của chúng.
Mã hiệu quản lí vật tư phải được sử dụng thống nhất giữa các bộ phận quản lí liên quan trong chi nhánh nhằm thống nhất quản lí đối với hàng tồn kho.
Việc đặt mã hiệu quản lí vật tư phải đảm bảo yêu cầu dễ nhớ, không bị nhầm lẫn và trùng lắp.
Tuỳ thuộc vào số lượng nhóm vật liệu trong từng loại, số lượng thứ vật liệu trong từng nhóm mà lựa chọn số kí tự trong mã hiệu quản lí cho phù hợp.
Qua khảo sát tại các Chi nhánh VIETTEL, chúng tôi tạm thời đưa ra hệ thống quy định mã hiệu vật tư dưới đây. Tuy nhiên, tuỳ thuộc vào số chủng loại, loại, thứ vật tư mà số lượng các kí tự được sử dụng có thể tăng lên cho phù hợp.
Số lượng kí tự tạm quy định là 07 kí tự được chi tiết như sau:
Loại hàng tồn kho 01 - 99 Loại thiết bị, dụng cụ, NVL Vị trí 001 - 999 Mã từng thứ vật tư, phụ tùng, dụng cụ Kí tự thứ nhất 1 –Nguyên vật liệu chính 2 – Nguyên vật liệu phụ 3 – Phụ tùng 4 – Công cụ dụng cụ 5 – Nhiên liệu 6 – Vật tư khác
Kí tự thứ 2& 3 Mã chủng loại vật tư hoặc mã nhóm vật tư (được đặt từ số 01 đến 99)
Kí tự thứ 4 Tên vị trí lưu kho
Kí tự thứ 5& 6& 7 Mã từng thứ vật tư (được đặt từ 001 đến 999)
Các vật tư cùng chủng loại, nhãn mác, quy cách ở các khu vực khác nhau nhất thiết phải được đặt cùng kí mã hiệu ở kí tự thứ 1, 2, 3, 5, 6, 7 để đảm bảo có thể quản lí thống nhất trong toàn đơn vị.
Mã hiệu quản lí vật tư sẽ được ghi thống nhất trên Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho, Thẻ kho, Sổ chi tiết vật liệu và các Báo cáo kho để thuận tiện cho việc đối chiếu, kiểm tra, tránh gây sự nhầm lẫn.
Sắp xếp, bố trí hợp lí và khoa học các vật tư trong kho là một trong các điều kiện quyết định việc quản lí có hiệu quả hay không. Do vậy đối với Viettel việc nghiên cứu để đưa ra một mô hình sắp xếp phù hợp là rất cần thiết.
Khi bố trí địa điểm bảo quản vật tư, hàng hoá Công ty cần quan tâm tới các yếu tố sau:
Thứ nhất, lựa chọn kho có kiến trúc phù hợp với tính chất của từng loại vật tư, công cụ, dụng cụ
Thứ hai, xác định vị trí cho từng nhóm vật tư
Thứ ba, xếp đặt hàng hoá đảm bảo giãn cách cần thiết giữa các vị trí chất xếp
Thứ ba, bố trí cách ly những hàng hoá kị nhau
Thứ tư, chất xếp hàng hoá một cách khoa học nhằm vừa tiết kiệm diện tích kho chứa, vừa bảo quản chất lượng hàng hoá, vừa bảo đảm dễ vệ sinh, dễ xuất kho
Thứ năm, lựa chọn cách sắp xếp đồ đống, xếp thành chồng hay xếp lên giá
hàng cho phù hợp với từng vật tư, công cụ...
Thứ sáu, điều chỉnh nhiệt độ, độ ẩm, chống nắng nóng, hạn chế tác động có hại của môi trường đến vật tư như ôxi hoá ăn mòn, mưa, bụi, ẩm mốc
Thứ bảy, đảm bảo an toàn, chống trộm cắp, phá hoại
Hệ thống chỉ dẫn và sổ theo dõi
Việc lập sơ đồ kho hàng và hệ thống các biển chỉ dẫn đến vị trí để vật tư sẽ tạo điều kiện thuận tiện cho việc tìm kiếm và sắp xếp, quản lí. Đồng thời nó cũng giúp cho việc tiết kiệm thời gian và công sức cho thủ kho trong quá trình làm việc.
Vị trí để vật tư cũng cần được ghi trên Thẻ kho để thuận tiện cho việc kiểm tra, đối chiếu. Khi nhận được Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho chỉ cần thông qua mã quản lí vật tư và hệ thống chỉ dẫn, Thủ kho có thể nhanh chóng xác định vị trí vật tư cần dùng hay cất giữ và ghi chép một cách nhanh chóng, chính xác.
Bên cạnh các phương thức quản lí hiệu quả trên, sự trợ giúp đắc lực của một hệ thống phần mềm quản lí kho sẽ giúp cho công tác quản lí hiệu quả hơn rất nhiều lần.
Kiểm kê
Kiểm kê là một biện pháp quản lí nhằm kiểm tra hiện trạng của vật tư, công cụ. Thông qua kiểm kê, Chi nhánh sẽ nắm được tình trạng thực tế của vật tư, công
cụ cả về số lượng cũng như chất lượng; phát hiện các sai lệch giữa thông tin trên sổ sách với thực tế; kịp thời xử lí các vấn đề đã phát hiện từ cuộc kiểm kê.
Cuộc kiểm kê phải đảm bảo các mục tiêu: Tất cả các hàng tồn kho đều được đếm; Hàng tồn kho chỉ được đếm một lần; Hàng tồn kho bị hư hỏng, không hoàn chỉnh, lỗi thời và tồn kho quá nhiều đều được ghi chép lại; Hàng tồn kho của bên khác được tách riêng và không được kiểm kê; Hàng tồn kho của Công ty do bên khác giữ phải được kiểm kê hoặc xác nhận; Để thực hiện kiểm kê, cần thành lập hội đồng hoặc ban kiểm kê. Thành viên tham gia hội đồng kiểm kê hoặc ban kiểm kê phải có đại diện lãnh đạo chi nhánh, những người chịu trách nhiệm vật chất về bảo quản vật tư, phòng kế toán và các bộ phận có liên quan khác.
Các giai đoạn của cuộc kiểm kê
Lập kế hoạch kiểm kê: lựa chọn phương pháp kiểm đếm phù hợp để có được
kết quả sát thực nhất, nơi đếm hàng, bố trí người thực hiện có đủ năng lực, cách thức thực hiện, thời điểm thực hiện, hướng dẫn các thành viên của cuộc kiểm kê nắm rõ các yêu cầu và hướng dẫn đối với cuộc kiểm kê.
Tiến hành kiểm kê (thực hiện kế hoạch trên thực tế): copy phiếu xuất, phiếu nhập cuối cùng trước khi kiểm kê và đầu tiên ngay sau khi tiến hành kiểm kê, dấu hiệu nhận biết các lô hàng đã kiểm, ghi chép rõ ràng số liệu kiểm đếm: Thu thập, đánh giá kết quả: lưu tài liệu kiểm kê vào hồ sơ lưu của công ty, lập báo cáo về cuộc kiểm kê. Kết quả kiểm kê sẽ được phản ánh trên Biên bản kiểm kê và Báo cáo kết quả kiểm kê. Mọi chênh lệch, khác biệt giữa thực tế kiểm kê và số liệu ghi trong sổ kế toán sẽ được trình bày và các đề xuất xử lí chênh lệch cũng sẽ được đưa ra để trình lên ban lãnh đạo. Theo yêu cầu quản lí, mà có thể thực hiện kiểm kê toàn bộ hay từng bộ phận, định kỳ hoặc bất thường.
Các thủ tục cần được thực hiện để đảm bảo cuộc kiểm kê được tiến hành tốt:
Thứ nhất, các hướng dẫn kiểm kê được ghi ra rõ ràng chính xác, đầy đủ và chi tiết; có thể tổ chức một cuộc họp trước khi tiến hành kiểm kê để đảm bảo rằng các hướng dẫn này đã được hiểu rõ và thống nhất.
Thứ hai, hàng tồn kho phải được sắp xếp theo thứ tự; khu vực kiểm đếm cần
được đánh dấu thích hợp để xác định nhóm hàng và tạo điều kiện cho việc phân công trách nhiệm cho nhóm kiểm kê. Việc sử dụng một bản đồ hay kế hoạch khái quát về vị trí các kho hàng sẽ giúp cho công việc này được hiệu quả hơn.
Thứ ba, số lượng hàng tồn kho, đơn vị đo, những hàng hoá đã lỗi thời, hư hỏng hoặc không thể sử dụng được, các mô tả chi tiết cần được liệt kê đầy đủ, chính xác để xử lí chính xác các dữ liệu kiểm kê.
Thứ tư, các bản kiểm kê hoặc phiếu kiểm kê được đánh số trước và ghi lại
trình tự số của chúng vào một danh sách để đưa cho các nhóm kiểm kê và các nhóm sẽ gửi trả lại danh sách này sau cuộc kiểm kê. Sự ghi chép này sẽ phân biệt giữa phiếu kiểm kê hoặc bản kiểm kê đã sử dụng và những phiếu kiểm kê hoặc bản kiểm kê không còn giá trị hay chưa sử dụng.
Thứ năm, khi kiểm kê, cần đánh dấu rõ ràng hàng tồn kho đã được kiểm kê để
đề phòng kiểm kê hai lần hay bỏ sót.
Thứ sáu, hàng hoá thuộc về người khác nhưng do các đối tượng khác nhau
nắm giữ (nhân viên cửa hàng, nhân viên quản lý điểm bán,….) cần được lưu giữ ở một nơi riêng tách biệt khỏi nơi để hàng tồn kho của Chi nhánh và/hoặc phải được đánh dấu rõ ràng và được ghi chép thích hợp.
Thứ bảy, sự di chuyển hàng tồn kho trong suốt cuộc kiểm kê được hạn chế đến mức tối thiểu. Cần lưu giữ những hồ sơ thích hợp và kiểm soát đối với những di chuyển hàng hoá trong trường hợp bất khả kháng.
Thứ tám, hàng tồn kho được bảo vệ khỏi mưa nắng, đánh cắp và những mất
mát khác.
Thứ chín, trách nhiệm quản lí chung được giao cho một người có mặt trong
suốt cuộc kiểm kê. Để cuộc kiểm kê có tính kiểm soát độc lập, cần phân công cho người không có trách nhiệm trông coi hàng tồn kho hoặc một thành viên của nhóm kiểm kê cũng phải có tính độc lập như vậy. Những phiếu kiểm kê hoặc bản kiểm kê được sử dụng và không được sử dụng được so sánh với các ghi chép kiểm soát để kiểm tra tính đầy đủ. Người phụ trách hoặc người do người phụ trách chỉ định đi khảo sát một vòng quanh những khu vực đã kiểm kê để dảm bảo rằng không bỏ sót một phần nào.
Kết thúc kiểm kê: Căn cứ vào kết quả kiểm kê thực tế, bộ phận kế toán điều
chỉnh số liệu trên sổ kế toán cho phù hợp. Các sai lệch đã phát hiện phải được làm rõ nguyên nhân và được Hội đồng xử lí tài sản của Công ty quyết định biện pháp giải quyết.