6. Bố cục của Luận văn
1.1.3.1.Môi trường kiểm soát
Môi trường kiểm soát bao gồm toàn bộ các nhân tố bên trong và bên ngoài đơn vị tác động đến việc thiết kế và vận hành hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp. Bởi vậy, môi trường kiểm soát đóng vai trò là nhân tố nền tảng trong hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp.
Tính hiệu quả của hoạt động kiểm tra kiểm soát trong các hoạt động của một tổ chức phụ thuộc chủ yếu vào các nhà quản lý của doanh nghiệp đó. Nếu các nhà quản lý cho rằng công tác kiểm soát là quan trọng và không thể thiếu được đối với mọi hoạt động của đơn vị thì mọi thành viên của đơn vị đó sẽ có nhận thức đúng đắn về hoạt động kiểm tra kiểm soát và tuân thủ mọi quy định cũng như chế độ đề ra. Ngược lại, nếu hoạt động kiểm tra kiểm soát bị coi nhẹ từ phía các nhà quản lý thì chắc chắn các quy chế về kiểm soát nội bộ sẽ không được vận hành một cách hiệu quả bởi các thành viên của doanh nghiệp.
Môi trường bên trong
Nhân tố bên trong bao gồm: đặc thù về quản lý, cơ cấu tổ chức, chính sách nhân sự, công tác kế hoạch, ủy ban kiểm soát. Môi trường bên ngoài, ví dụ như chính sách của nhà nước, luật pháp…
Thứ nhất, các đặc thù về quản lý
Các quan điểm điều hành sẽ ảnh hưởng trực tiếp tới chính sách, chế độ, các quy định và các thức tổ chức kiểm tra, kiểm soát trong doanh nghiệp. Bởi vì chính các nhà quản lý và đặc biệt là các nhà quản lý cấp cao nhất sẽ phê chuẩn các quyết định, chính sách và thủ tục kiểm soát tại doanh nghiệp.
Triết lý về quản lý thể hiện qua quan điểm và nhận thức của nhà quản lý. Phong cách điều hành thể hiện qua cá tính, tư cách và thái độ của nhà quản lý khi điều hành doanh nghiệp. Một số nhà quản lý rất quan tâm đến việc báo cáo lợi nhuận và chú trọng đến việc hoàn thành vượt mức kế hoạch. Họ hài lòng với hoạt động kinh doanh có mức rủi ro cao nhưng thu được nhiều lợi nhuận. Ngược lại, một số nhà quản lý không thích mạo hiểm. Trong điều hành doanh nghiệp, một số nhà quản lý muốn phân chia quyền lực cho nhân viên, một số khác thì lại không như thế.
Để đánh giá về các đặc thù về quản lý, người ta thường dựa vào các tiêu chí như: mức độ rủi ro kinh doanh mà nhà quản lý có thể chấp nhận (Mạo hiểm hay thận trọng); sự tiếp xúc giữa nhà quản trị cấp cao và người quản lý điều hành, đặc biệt trong điều kiện cách trở về không gian; thái độ và hành động đối với việc lập báo cáo tài chính bao gồm những khuynh hướng khác nhau trong kế toán, áp dụng những nguyên tắc kế toán, mức độ khai báo thông tin trên báo cáo tài chính và kể cả quan điểm về việc gian lận và giả mạo chứng từ sổ sách.
Thứ hai, cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức được xây dựng hợp lý trong doanh nghiệp sẽ góp phần tạo ra môi trường kiểm soát tốt. Cơ cấu tổ chức hợp lý đảm bảo một hệ thống xuyên suốt
từ trên xuống dưới trong việc ban hành các quyết định, triển khai các quyết định cũng như kiểm tra, giam sát việc thực hiện các quyết định đó trong doanh nghiệp. Một cơ cấu tổ chức hợp lý còn góp phần ngăn ngừa có hiệu quả các hành vi gian lận và sai sót trong hoạt động tài chính kế toán của doanh nghiệp.
Để đánh giá về cơ cấu tổ chức, cần dựa vào các tiêu chí: sự thích hợp của cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp và khả năng cung cấp các thông tin cần thiết của nhà quản lý; mức độ phù hợp giữa trách nhiệm theo cơ cấu tổ chức với nhận thức của những người quản lý về nhiệm vụ đó; khả năng đáp ứng về kiến thức, kinh nghiệm đối với nhiệm vụ được giao của các nhà quản lý;
Thứ ba, chính sách nhân sự
Chính sách nhân sự là các chính sách và các quy định liên quan đến việc tuyển dụng, huấn luyện, đánh giá, bổ nhiệm, khen thưởng hay kỷ luật nhân viên. Nó có ảnh hưởng quan trọng đến việc hạn chế rủi ro của kiểm soát nội bộ. Các chính sách kiểm soát phụ trợ cũng không kém phần quan trọng như định kỳ thay đổi nhiệm vụ của nhân viên để tránh và phát hiện gian lận, sai sót có thể xảy ra. Nhà quản lý cần phải thiết lập các chương trình động viên khuyến khích bằng các hình thức khen thưởng và nâng cao mức khuyến khích cho các hoạt động tốt, nổi bật. Đồng thời các hình thức kỷ luật nghiêm khắc cho các hành vi vi phạm cũng cần được các nhà quản lý quan tâm.
Khi đánh giá về chính sách nhân sự, cần dựa vào các tiêu chí: chính sách và thủ tục cho việc tuyển dụng, huấn luyện, đề bạt và trợ cấp phù hợp cho nhân viên; có biện pháp điều chỉnh thích hợp cho sự khác biệt giữa chính sách nhân sự với các chính sách và thủ tục kinh doanh; cần kiểm tra và lựa chọn các ứng viên có trình độ, năng lực và kinh nghiệm phù hợp; mức độ phù hợp giữa sự duy trì nhân viên, tiêu chuẩn đề bạt, kỹ thuật đánh giá khả năng làm việc, mối quan hệ về nguyên tắc đạo đức và các hành vi khác.
Thứ tư, công tác kế hoạch
Hệ thống kế hoạch và dự toán bao gồm các kế hoạch sản xuất, tiêu thụ, thu chi quỹ, kế hoạch hay dự toán đầu tư, sửa chữa tài sản cố định, đặc biệt là kế hoạch tài chính gồm ước tính cân đối tình hình tài chính, kết quả hoạt động và sự luân chuyển tiền trong tương lai là những nhân tố quan trọng trong môi trường kiểm soát. Nếu việc lập kế hoạch và thực hiện kế hoạch được tiến hành khoa học và nghiêm túc thì hệ thống kế hoạch và dự toán sẽ trở thành công cụ kiểm soát hữu hiệu. Vì vậy, trong thực tế các nhà quản lý thường quan tâm xem xét tiến độ thực hiện kế hoạch, theo
dõi những nhân tố ảnh hưởng đến kế hoạch đã lập nhằm phát hiện ra những vấn đề bất thường và xử lý điều chỉnh kịp thời.
Thứ năm, Hội đồng Quản trị và Ủy ban Kiểm toán
Hội đồng Quản trị và Ủy ban Kiểm toán là những thành viên có kinh nghiệm, uy tín trong doanh nghiệp. Ủy ban kiểm toán trực thuộc Hội đồng quản trị, gồm những thành viên trong và ngoài Hội đồng quản trị nhưng không tham gia vào việc điều hành doanh nghiệp.
Ủy ban kiểm toán có thể có những đóng góp quan trọng cho việc thực hiện các mục tiêu của doanh nghiệp thông qua việc kiểm tra các hoạt động tuân thủ luật pháp, giám sát việc lập báo cáo tài chính.
Khi đánh giá cần xét đến các tiêu chí sau: tồn tại độc lập đối với Ban giám đốc; các cuộc họp thường xuyên và không thường xuyên với các bộ phận liên quan như Phòng Tài chính, phòng kế toán, kiểm toán viên nội bộ và kiểm toán viên độc lâp; sự đầy đủ và kịp thời của các thông tin được cung cấp đến Hội đồng quản trị và của Ủy ban kiểm toán để giám sát các mục tiêu và chiến lược của nhà quản lý; kết quả hoạt động và tình hình tài chính của doanh nghiệp; điều khoản của các hợp đồng quan trọng; sự đầy đủ và kịp thời của báo cáo đến Hội đồng quản trị và Ủy ban kiểm toán về các thông tin “nhạy cảm”, việc điều tra và xử lý.
Ở Việt Nam, Luật doanh nghiệp quy định một số loại hình công ty phải có Ban kiểm soát trực thuộc Đại hội đồng cổ đông và đóng vai trò tương tự như Ủy ban Kiểm toán.
Môi trường bên ngoài
Mỗi tổ chức cùng các nguồn lực của mình vận hành trong một môi trường hết sức phức tạp là vì có nhiều nhân tố gây tác dụng của môi trường. Những nhân tố đó có thể thuộc về kinh tế, cạnh tranh, công nghệ, chính trị và xã hội.
Thứ nhất, nhân tố kinh tế
Một bộ phận lớn của môi trường có liên quan đến nhiều nhân tố kinh tế khác nhau. Trước hết là mọi mặt của hiện trạng kinh tế chịu ảnh hưởng của tình hình thế giới, đất nước và các vùng lãnh thổ. Trong khuôn khổ đó, có những nhân tố đặc thù có liên quan đến sản phẩm và dịch vụ của một công ty nhất định. Ai dùng sản phẩm và vì sao? “Cầu” đối với các nhu cầu khác mạnh như thế nào? Ở đâu có người tiêu thụ sản phẩm? Họ có khả năng mua sản phẩm như thế nào? Mặt khác, sau đó có những nhân tố liên quan đến “cung” sản phẩm, dịch vụ. Ở đâu có vật liệu và dịch vụ cần thiết để làm ra sản phẩm nói trên và các vật liệu cũng như dịch vụ này có dễ
kiếm không? Loại phương tiện máy móc thiết bị sản nào để sản xuất và loại dây chuyền nào cần đến? Những yêu cầu gì về vốn?
Thứ hai, nhân tố cạnh tranh
Cùng với các khía cạnh kinh tế vừa đề cập là tình hình cạnh tranh hiện taị. Ai là đối thủ cạnh tranh? Số lượng đối thủ này? Họ có quan hệ với công ty nhiều hay it? Các thế mạnh cạnh tranh của họ là gì? Những nhân tố đó kết hợp lại để xác định tính chất của môi trường cạnh tranh ảnh hưởng đến ngành kinh doanh nói chung và trực tếp đến từng doanh nghiệp. Quan hệ cạnh tranh thường có nhiều quy mô.
Thứ ba, nhân tố công nghệ (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Tất cả các doanh nghiệp, do bản chất loại hình kinh doanh của họ và ngành kinh doanh họ hoạt động đều phụ thuộc vào nhân tố công nghệ theo cách thức riêng của họ.
Thứ tư, nhân tố chính trị
Mặt chính trị của môi trường đề cập đến phạm vi mà luật pháp và quy định của nhà nước có tác động quan trọng đến hoạt động của doanh nghiệp. Ví dụ, ảnh hưởng của các chính sách thắt chặt tiền tệ, tín dụng trong giai đoạn vừa qua đã ảnh hưởng nặng nề đến hoạt động của hầu hết các doanh nghiệp.
Thứ năm, nhân tố xã hội
Đằng sau luật pháp hiện hành là lực lượng xã hội được biểu lộ thông qua quá trình chính trị và sau đó trong một số trường hợp là sự hiệu lực hóa luật pháp. Thái độ và quan điểm của xã hội cũng tạo ra sức mạnh quan trọng thuộc môi trường. Cho nên ngày càng đòi hỏi các tổ chức kinh doanh phải có trách nhiệm xã hội cao hơn.