6. Bố cục của Luận văn
2.3.1.Mô hình phân cấp quản lý hàng tồn kho tại VIETTEL
Do tính chất phức tạp của hoạt động sản xuất kinh doanh cũng như quy mô của VIETTEL phát triển rộng khắp trên cả nước, việc quản lý hàng tồn kho viễn thông do vậy cũng cần phải được phân cấp quản lý phù hợp bao gồm: Công ty mẹ, Công ty Viễn thông Viettel và chi nhánh tại 64 tỉnh, thành phố, Công ty XNK Viettel và chi nhánh tại 64 tỉnh, thành phố, Chi nhánh VIETTEL tại 64 tỉnh, thành phố. Việc quản lý hàng tồn kho được VIETTEL quy định cụ thể cho từng cấp. Hệ thống phân cấp kho của VIETTEL có các cấp:
Cấp 1: Cấp công ty: Bao gồm kho Công ty mẹ, kho Công ty Viễn thông Viettel, kho Công ty XNK Viettel.
Cấp 2: Cấp vùng: miền Bắc, miền Trung, miền Nam: Bao gồm kho cấp vùng của Công ty mẹ, Công ty Viễn thông Viettel, Công ty XNK Viettel.
Cấp 3: Cấp tỉnh, thành phố: Bao gồm kho tại 64 tỉnh thành phố của các Công ty, chi nhánh VIETTEL.
Cấp 4: Cấp cửa hàng cấp 1: Bao gồm kho tại các cửa hàng, siêu thị VIETTEL. Cấp 5: Cấp cửa hàng cấp 2: Bao gồm kho nhân viên điểm bán, kho cửa hàng trưởng...
Sơ đồ 2.3: Sơ đồ tổ chức quản lý hàng tồn kho tại VIETTEL
(Nguồn: Tập đoàn Viễn thông Quân đội VIETEL)
Các phòng ban tham gia quản lý hàng tồn kho tại Công ty mẹ: Ban Tổng Giám đốc, Phòng Tài chính, Phòng Kế hoạch, Phòng kỹ thuật, Phòng Đầu tư và Phát triển, Thủ kho. Ban Quản lý kho Công ty mẹ (trực thuộc phòng Kế hoạch Tổng Công ty) có nhiệm vụ: Quản lý vật tư, thiết bị, kho tàng, bến bãi toàn công ty; Quản lý và quy hoạch hệ thống kho tàng của Tổng công ty trên toàn quốc; Xây dựng, quản lý danh mục vật tư, thiết bị toàn công ty; Nhập, xuất, quản lý, bảo dưỡng định vật tư, thiết bị (dùng chung cho các Công ty hoặc cho các cơ quan chức năng) trong kho Kế hoạch Tổng công ty theo đúng quy trình, quy định; Hướng dẫn, triển khai áp dụng thống nhất phần mềm Quản lý vật tư, thiết bị tại các đơn vị trong toàn Tập đoàn; Quản lý, hướng dẫn, chỉ đạo về mặt nghiệp vụ đối với Ban kho các Công ty, các chi nhánh.
Các phòng ban tham gia quản lý hàng tồn kho tại Công ty Viễn thông Viettel, Công ty XNK Viettel và các chi nhánh 64 tỉnh, thành phố: Ban Giám đốc, Phòng Kế hoạch vật tư, Phòng Kế toán, Thủ kho Công ty, Giám đốc chi nhánh, Phòng kế
toán chi nhánh, Thủ kho Chi nhánh. Các bộ phận này chịu sự quản lý, hướng dẫn nghiệp vụ của Ban Quản lý Kho phòng Kế hoạch Công ty mẹ; Quản lý, xuất nhập, bảo dưỡng định kỳ vật tư, thiết bị, hàng hóa, quản lý kho tàng; Thực hiện công tác báo cáo, kiểm kê vật tư, thiết bị, hàng hóa, tài sản tại kho đơn vị định kỳ, đột xuất theo yêu cầu.
Các phòng ban tham gia quản lý hàng tồn kho tại chi nhánh VIETTEL tại 64 tỉnh thành phố: Giám đốc chi nhánh, Phòng kế toán chi nhánh, Phòng Kinh doanh chi nhánh, Thủ kho chi nhánh, nhân viên cửa hàng, siêu thị.
Với những đặc thù riêng của ngành nghề kinh doanh viễn thông, hàng tồn kho của VIETTEL cũng có những yêu cầu kiểm soát riêng biệt về giá trị và hiện vật đặc biệt là các loại sim, thẻ trả trước, trả sau hay các loại thiết bị viễn thông đặc thù riêng ngành viễn thông. Kiểm soát nội bộ đối với hàng tồn kho tại VIETTEL do đó thực hiện theo các quy trình như: quy trình mua hàng, quy trình nhập kho, quy trình lưu kho.