Làm thế nào để đánh giá một hệ thống sản xuất là tốt hay chưa tốt và đưa ra các ý tưởng cải tiến? Không dễ để trả lời ngay câu hỏi này và chúng ta sẽ cùng tìm kiếm câu trả lời trong nhiều vấn đề khác nhau của quản trị sản xuất sẽ được trình bày trong cuốn sách này. Tuy nhiên có một chỉ tiêu tổng hợp có thể giúp chúng ta đánh giá hiệu quả/hiệu suất tổng thể của hệ thống sản xuất là năng suất.
Về mặt toán học, năng suất là tỷ số giữa đầu ra và những yếu tố đầu vào được sử dụng để tạo ra đầu ra đó. Đầu ra có thể là tổng giá trị sản xuất, doanh thu, số lượng sản phẩm sản xuất ra, hoặc số khách hàng được phục vụ... đầu vào được tính theo các yếu tố tham gia vào q trình sản xuất, đó là lao động, nguyên vật liệu, vốn thiết bị máy móc,... việc chọn đầu vào và đầu ra khác nhau sẽ tạo ra các chỉ tiêu đánh giá năng suất khác nhau. Có hai nhóm chỉ tiêu năng suất là chỉ tiêu năng suất tổng hợp và chỉ tiêu năng suất từng phần.
- Chỉ tiêu năng suất tổng hợp:
1O O R C L O P
Trong đó:
P (productivity) - Năng suất tổng hợp O (output) - Tổng đầu ra
L (labor) - Yếu tố lao động C (capital) - Yếu tố vốn M (materials) - Nguyên liệu
O1 (others input) - Những yếu tố đầu vào khác - Chỉ tiêu năng suất từng phần:
; L O P1 ; C O P2 . M O P3 Trong đó:
P1 - Năng suất của lao động P2 - Năng suất của vốn
P3 - Năng suất của nguyên vật liệu O (output) - Tổng đầu ra
L (labor) - Yếu tố lao động C (capital) - Yếu tố vốn M (materials) - Nguyên liệu
Như vậy, năng suất có thể được đánh giá chung cho tất cả các yếu tố hoặc cho từng yếu tố đầu vào. Các chỉ số năng suất phản ánh mức hiệu quả của việc khai thác và sử dụng các yếu tố đầu vào. Đây cũng là các chỉ số phản ánh chất lượng hoạt động sản xuất, trình độ phát triển của mỗi doanh nghiệp.
Theo các công thức tính tốn ở trên, để nâng cao năng suất, đơn giản là doanh nghiệp cần phải nâng cao yếu tố đầu ra và giảm thiểu việc
sử dụng yếu tố đầu vào. Thực tế không đơn thuần như vậy. Để có cách nhìn đầy đủ hơn và xác định đúng các biện pháp nâng cao năng suất, cần phải xem xét cụ thể các thành phần khác nhau trong quy trình sản xuất/vận hành. Theo Robert Jacobs and Richard B.Chase (2015), năng suất liên quan tới các “hoạt động” chứ không phải là “số lượng”. Theo các tác giả này, năng suất nên được xem xét qua hai khía cạnh là hiệu quả (effectiveness) và hiệu suất (efficiency), như hình dưới đây.
Hình 1.4: Năng suất, hiệu suất và hiệu quả
Nguồn: Jacobs and Chase (2015)
Hiệu quả (effectiveness) nghĩa là “làm đúng việc”, tạo ra đúng sản phẩm, dịch vụ đầu ra mong muốn và đem lại nhiều giá trị nhất cho khách hàng. Ở hàm ý rộng hơn, xem xét yếu tố “hiệu quả” nghĩa là tập trung vào yếu tố đầu ra, xác định những khía cạnh quan trọng nhất trong sản phẩm/dịch vụ mà khách hàng mong muốn và tập trung vào giải quyết vấn đề đó. Chẳng hạn, một siêu thị có thể xác định giảm thiểu thời gian chờ đợi của khách hàng ở quầy thanh toán là yếu tố quan trọng trong dịch vụ của họ. Từ đó, siêu thị sẽ cho vận hành nhiều quầy thanh toán khác nhau, mặc dù có thời điểm chỉ một vài quầy có khách hàng.
Hiệu suất (efficiency) là “làm đúng cách” tức là hồn thành việc gì đó với chi phí thấp nhất. Nói cách khác, hiệu suất nghĩa là làm ra sản phẩm, dịch vụ mà dùng ít tài nguyên đầu vào nhất. Ở hàm ý rộng hơn, xem xét yếu tố “hiệu suất” nghĩa là tập trung vào yếu tố đầu vào, tận
dụng đúng và đủ các tài nguyên cho sản xuất và hoàn thành các nhiệm vụ với những phương pháp ít gây lãng phí nhất có thể. Trở lại ví dụ siêu thị, họ có thể nâng cao hiệu suất bằng cách bố trí và cho vận hành số lượng ít hơn hoặc hợp lý hơn các quầy thanh toán.