Nằm trong dự án HaUI-Jica, về phát triển nguồn nhân lực công nghiệp do Trường Đại học Công nghiệp Hà nội thực hiện, với sự hỗ trợ kĩ thuật từ Cơ quan hợp tác quốc tế Nhật Bản (JICA), Dự án 5S của Trường Đại học Công nghiệp Hà Nội được bắt đầu thực hiện từ tháng 1/2010 đến năm 2013 đã thực sự mang lại những hiệu quả nhất định cho Nhà trường, như: môi trường làm việc tại các khu vực văn phòng, lớp học lý thuyết, lớp học thực hành đã có những cải tiến đáng kể; tạo môi trường làm việc, học tập thoải mái, an toàn, nâng cao ý thức, tinh thần tiết kiệm và cải tiến chu trình quản lý cho cán bộ, giáo viên, học sinh, sinh viên nhà trường; xây dựng thói quen làm việc chuyên nghiệp cho sinh viên…
Mặc dù có những thuận lợi như lãnh đạo Nhà trường nghiêm túc triển khai 5S; có đội ngũ tư vấn là chuyên nghiệp từ JICA và các doanh nghiệp Nhật bản. Tuy nhiên, Nhà trường cũng gặp không ít khó khăn trong quá trình triển khai. Sinh viên của Nhà trường được đánh giá là có tiềm năng về chuyên môn, nhưng thái độ làm việc chưa thực sự chuyên nghiệp và ý thức kỉ luật chưa cao. Việc thay đổi thói quen của sinh viên không phải là điều dễ để thực hiện và thành công ngay. Bên cạnh khó khăn trong việc xây dựng chương trình hành động, các điều kiện về cơ sở vật chất cũng khó đáp ứng được việc thay đổi ngay lập tức thói quen của giảng viên. Một số thầy cô giáo còn chưa hiểu hết rằng, thực hiện 5S không hề tốn kém mà là tận dụng những gì đang có…
Tại tất cả các nơi đều có biển báo, từ cổng trường cho tới lối đi, giảng đường, xưởng thực hành, thư viện, ký túc xá… đều sạch sẽ, ngăn nắp và bài trí rất khoa học. Nhiều sinh viên mới lần đầu làm quen với 5S còn bỡ ngỡ, nhưng sau khi được thông tin và trực tiếp tham gia công việc, bằng việc làm cụ thể là sắp xếp lại đồ đạc, dụng cụ thực hành, quét dọn nhà xưởng… họ thay đổi nhận thức và thói quen, giúp cho việc học tập và giảng dạy của thầy và trò hiệu quả hơn rõ rệt.
iv. một số giải pháp ứng Dụng mô hình quản lý 5s trong CáC trường đại họC, Cao đaÚng
Qua kinh nghiệm triển khai 5S ở trên, để thực hiện thành công 5S tại đơn vị, chúng ta thấy cần có rất nhiều điều kiện khác nhau, trong đó các điều
kiện quan trọng nhất và trước hết phải có sự cam kết của lãnh đạo, sự tham gia của toàn thể nhân viên. Bên cạnh đó, cần phải duy trì thường xuyên các hoạt động đánh giá, giám sát định kỳ để đảm bảo việc duy trì và cải tiến các kết quả đã đạt được. Việc đánh giá, giám sát định kỳ 5S chỉ có thể thực hiện hiệu quả khi có đội ngũ chuyên gia đủ năng lực và bộ tiêu chí đánh giá thực hành 5S cụ thể. Ngoài các điều kiện trên, đơn vị triển khai 5S cần có nguồn kinh phí nhất định để triển khai các bước thực hành 5S.
Căn cứ vào thực trạng điều kiện áp dụng 5S, kinh nghiệm áp dụng tại một số đơn vị nêu trên. Để áp dụng thành công công cụ 5S tại các trường đại học và cao đẳng, cần thực hiện một số giải pháp cơ bản sau:
(1). Phát động, tuyên truyền đến từng cán bộ, giảng viên liên quan để cùng hiểu rõ lợi ích mà 5S mang lại và quyết tâm hưởng ứng 5S.
(2). Thành lập Ban điều hành là những người có năng lực, nhiệt huyết và trao cho họ những quyền hạn nhất định để họ tiến hành công việc.
(3). Thiết lập bộ quy tắc thực hiện 5S, bao gồm: - Quy ước dán mã hồ sơ tài liệu, trang thiết bị văn phòng;
- Quy trình sàng lọc - sắp xếp - lưu trữ - hủy bỏ hồ sơ tài liệu, vật dụng văn phòng;
- Quy định dọn dẹp vệ sinh văn phòng, hành lang;
- Quy tắc ứng xử;
- Bộ tiêu chí và bảng đánh giá thực hiện 5S theo từng hạng mục: hồ sơ tài liệu, vật dụng văn phòng, vệ sinh môi trường, giao tiếp ứng xử…
- Quy định trách nhiệm thực hiện, kiểm soát 5S của từng thành viên.
(4). Tổ chức huấn luyện cho toàn bộ cán bộ, giảng viên trong trường hoặc tại khu vực cụ thể triển khai 5S để đảm bảo thực hiện đúng bộ quy tắc thực hiện 5S.
(5). Kiểm soát liên tục tiến độ và quá trình thực hiện để điều tiết kịp thời những vướng mắc hay tắc trách có thể phát sinh.
(6). Thiết lập cơ chế khen thưởng và kỷ luật kịp thời để tạo hành lang và chế định nhằm duy trì áp dụng.
(7). Thiết lập nguồn quỹ để có kinh phí thực hiện 5S. Nguồn kinh phí này cần được phân bổ đầy đủ cho các công đoạn của quá trình triển khai n
tài liệu tham khảo:
[1]. “Lê Minh Tâm - Shibata Noriaki”, Làm thế nào để áp dụng thành công 5S trong công ty của bạn, Nhà Xuất bản Thế giới, 2007.
[2]. Tài liệu đào tạo đánh giá 5S của Trung tâm Năng suất Việt Nam. [3]. 5S Pocket Guide, www.biosign.co.uk/5Spocketguide.
[4]. Tài liệu báo cáo đánh giá thực hành tốt 5S Công ty Thủy điện Ialy, http://ialyhpc.vn/phpbasic_data/upload/vnbao%20cao%20thuc%20hanh%205S%20dua%20vao%20chuyen %20muc%205s.pdf
[5]. Tài liệu báo cáo đánh giá thực trạng hệ thống 5S tại Công ty TNHH Một thành viên Xây dựng và Thương mại Hồng Thịnh.
[6]. http://vpc.vn/Desktop.aspx/danh-gia-cap-chung-chi-Thuc-hanh-tot-5S [7]. https://www.haui.edu.vn/vn/page/chuongtrinh5s
ngày nhận bài: 15/10/2015.
ngày chấp nhận đăng bài: 17/11/2015.
Thông tin tác giả
ts. phạm văn hồng
hiệu trưởng trường Cao đẳng Công nghệ viettronics