IV. Phá thế găng trong đàm phán.
2. Kỹ xảo phá thế găng.
Mỗi kỹ xảo phải quán triệt nguyên tắc chỉ đạo đàm phán là: “ hiểu biết lẫn nhau, tin cậy lẫn nhau, hai bên cùng có lợi, hợp tác lâu dài”.
2.1. Xây dựng một tiêu chuẩn khách quan:
Xây dựng một tiêu chuẩn khách quan độc lập với ý chí của mỗi bên là một khâu then chốt làm cơ sở cho đàm phán tiếp tục.
Trong một số cuộc đàm phán tuy đôi bên đã có lợi ích chung về khía cạnh chủ yếu, nhưng trên một số vấn đề cụ thể vấn còn có xung đột về lợi ích và đều không chịu nhượng bộ. Nếu không xử lý tốt các tranh chấp cụ thể này, toàn thể việc hợp tác có thể bị đình đốn, nghĩa là việc nhỏ nhưng tác dụng lại lớn. Điều cần thiết là không thể cố chấp giữ ý của mình mà phải tìm ra phương án vượt lên lợi ích của cả hai bên. Lúc này chính là lúc phải tìm cách xây dựng một tiêu chuẩn khách quan, trình tự làm việc hoặc tiêu chuẩn đánh giá sự vật khiến hai bên đều cho là công bằng. Thí dụ, trong liên doanh có sự tranh chấp về giá cả giữa hai bên, bên nước ngoài cho rằng thiết bị họ cung cấplà thiết bị hiện đại, và đưa ra một giá rất cao, bên Việt Nam không đồng ý cho là thiết bị đã qua sử dụng và được tân trang lại, giá phải thấp hơn. Cả đôi bên đều không nhượng bộ. Cách tốt nhất là hai bên thoả thuận với nhau một tiêu chuẩn khách quan nào đó, chẳng hạn dựa vào các quy chuẩn về kỹ thuật do một cơ quan có uy tín quốc tế như UNIDO đưa ra kiểm tra thực tế để đánh giá một cách khoa học. Đó là một tiêu chuẩn khách quan chính đáng, thực tế, độc lập với ý chí của đôi bên, đảm bảo sự thoả thuận sáng suốt công bằng.
Khi đàm phán về tiêu chuẩn khách quan cần chú ý:
- Hãy coi mỗi cuộc thương thảo là một cuộc tìm kiếm chung tiêu chuẩn khách quan. Hai bên cùng chuẩn bị và đưa ý kiến ra thảo luận.
- Hãy lập luận và lắng nghe lập luận của đối tác để xem tiêu chuẩn nào phù hợp nhất và tìm cơ sở khách quan để xem xét tiêu chuẩn đó.
- Không lùi bước trước sức ép, chỉ lùi bước trước nguyên tắc. Nhưng nguyên tắc này phải khách quan vượt lên trên điểm tranh chấp của người đương sự được cho là công bằng, hiện thực, để được mọi người tiếp thu, tuy nguyên tắc đó chưa phải là hợp lý nhất nhưng do không có phương án thay thế tốt hơn nên khó bị bác bỏ.
2.2. Quan tâm đến lợi ích.
Xu hướng tự nhiên của người đàm phán là hãy tập trung sự chú ý vào lập trường mỗi bên nên dễ xuất hiện thế găng khi lập trường đôi bên đối lập nhau. Lập trường của người đàm phán thường căn cứ vào nhận thức và phán đoán của mình, nhưng then chốt của sự hình thành lập trường là lợi ích. Khi đôi bên ở trạng thái căng thẳng, dường như người ta không muốn suy tính lại xem lợi ích tiềm ẩn của đôi bên là gì mà chỉ hy vọng thông qua đàm phán, kiên trì lập trường của mình để thắng đối tác, khiến cho thế găng thêm nghiêm trọng do cách làm sai lầm đó. Nếu tập trung sự chú ý vào lợi ích đằng sau lập trường đó thì mới có thể mang lại hy vọng mới cho đàm phán.
Cần thấy rằng:
- Mọi quan hệ đều xuất phát từ lợi ích. Lợi ích thúc đẩy con người hành động, lợi ích xác định lập trường, nhưng lợi ích là tác nhân im lặng chứa sau lập trường ồn ào. Thường lập trường là điều mà ta đã quyết định, còn lợi ích là cái mà buộc ta phải quyết định như vậy.
- Đằng sau lập trường đối lập có thể tồn tại lợi ích chung, lợi ích này lớn hơn lợi mang tính xung đột. Nhận thức rõ điều này, sẽ mang lại cơ hội cho việc phá thế găng trong đàm phán. Theo thói quen, con người thường hay đem áp dụng đơn thuần nguyên lý số học tức khái niệm cộng trừ như: 1+1=2 và 2-1=1 hay khái niệm “tao thắng, mày thua” vào những phán đoán của họ về những gì họ ước ao hay không mong muốn, thế nhưng các đẳng thức đơn giản này không thể đem áp dụng cho toàn thể nỗ lức của con người. Những nỗ lực có tính hợp tác của con người sẽ càng dồi dào hơn một khi những cái mà người ta trao đổi với nhau là ý tưởng chứ không phải là hàng hoá vật chất. Trong quá trình trao đổi ý tưởng thì trước khi trao đổi, mỗi người chỉ có một ý tưởng, giờ đây mỗi người đã có hai ý tưởng và vì vậy: 1+1 có thể =4 và không ai bị thua thiệt trong việc trao đổi này. Ví dụ: Một doanh nghiệp nhà nước chọn địa điểm ở một thôn, khi tiến hành giải toả đất đai chỉ có một ý tưởng vì lợi ích quốc gia muốn mua quyền sử dụng đất với giá quy định. Ngược lại phía người đại diện cho thôn sở tại lại muốn được trả giá cao
hơn vì có ý tưởng muốn có thêm vốn để mở một xưởng cơ khí tạo việc làm, ổn định cuộc sống cho nông dân. Hai bên không thể nhượng bộ, đàm phán sa vào thế găng.
Mặt khác, doanh nghiệp cũng cần chiêu mộ một số thanh niên cho học nghề để tiến hành sản xuất. Qua bàn bạc, hai bên có thêm ý tưởng mới: làm cho doanh nghiệp tiết kiệm vốn đưa các hạng mục vào sản xuất sớm hơn, doanh nghiệp có thể là chỗ dựa thu hút sức lao động ở nông thôn vừa có thể giải quyết vấn đề kiếm sống của nông dân, vừa giải quyết khó khăn về nhân công cho doanh nghiệp. Nhiều lợi ích chung đã hình thành khắc phục được những lợi ích đối lập. Có nhiều phương án được đưa ra, nhu cầu đôi bên được thoả mãn, phá được thế găng, hiệp nghị thành công dễ dàng.
Vấn đề ở đây là phát hiện cho được lợi ích của đối tác ẩn sau lập trường của họ, lập danh sách lợi ích và bất lợi để xem xét nên chấp nhận hay không và coi lợi ích của đối tác là một phần của vấn đề đàm phán. Đồng thời, cần nêu rõ lợi ích của mình, giảng giải để họ chấp nhận lợi ích đó. Qua đàm phán, lợi ích đôi bên được bù trừ qua lại sẽ dẫn đến đôi bên nhất trí.
2.3. Tìm phương án thay thế.
Thế găng trong đàm phán sẽ hình thành khi nhiều loại phương án có thể thoả thuận nhưng không được đôi bên đồng thời tiếp thu.
Trong ví dụ đất đai nói trên, doanh nghiệp và xã hội có nhiều phương án giải quyết chiếu cố đến lợi ích của đối tác như doanh nghiệp nâng mức giá đền bù lên, xã hội hạ thấp mức đòi hỏi xuống, lập trường của đôi bên đều là hợp lý. Khi đôi bên vượt khỏi lập trường mình đã kiên trì đi tìm lợi ích chung thì có thể tìm ra nhiều phương án phù hợp với lợi ích của đôi bên, thế găng bị phá. Chuyện va chạm nhau trong đàm phán là chuyện thường, lúc ấy ai có thể đề xuất phương án thay thế bảo vệ lợi ích của đôi bên thì người đó sẽ nắm quyền chủ động trong đàm phán.
Lúc bắt đầu đàm phán, không nên xác định vội một phương án nào đó là tốt duy nhất vì cách suy nghĩ như vậy sẽ ngăn trở việc tạo ra nhiều phương án khác thay thế. Trái lại, trong thời kỳ chuẩn bị đàm phán, có thể xây dựng nhiều phương án có lợi cho đôi bên để mỗi khi va chạm có thể đưa ra phương án thay thế phương án đã bị từ chối. Như vậy quá trình đàm phán có thể tiến triển thuận lợi như kiểu lượng đường mà đi, khi gặp chướng ngại kịp thời điều chỉnh để thuận đường đến đích.
2.4. Đặt mình vào vị trí đối phương.
Đây là một phương thức quan trọng để đôi bên đàm phán thực hiện được sự thấu hiểu lẫn nhau, có tác dụng xoá bỏ được hiểu lầm và phân rẽ, tìm được nhiều điểm chung, xây dựng được phương án mà đôi bên có thể tiếp thu bởi vì mỗi bên đều suy xét vấn đề
từ góc độ của đối phương hoặc dẫn dắt đối phương suy xét vấn đề trên lập trường của mình thì càng hiểu nhiều hơn về sự mong muốn của nhau từ đó tìm ra giải pháp thoả mãn lợi ích của cả đôi bên.
Cho nên khi đàm phán đã sa vào thế găng, trước hết hãy xem xét lại điều kiện chúng ta đưa ra có hợp lý hay không, có lợi cho sự phát triển quan hệ hợp tác đôi bên hay không, sau đó lại nhìn từ góc độ của đối phương nhìn xem điều kiện chúng ta đề ra có hợp đạo lý hay không. Nếu trau dồi tốt kỹ năng dùng phương thức suy xét vấn đề của đối phương để tiến hành phân tích, sẽ có nhiều cách suy nghĩ phá thế găng. Sự suy xét hoán vị này rất có hiệu quả, một mặt chúng ta dùng lời lẽ thấu tình đạt lý để trình bày quan điểm của chúng ta, mặt khác có thể từ góc độ của đối phương đề xuất phương án phá thế găng, nhưng phương án này có lúc đúng là đối phương coi nhẹ cho nên một khi đề ra, rất dễ được đối phương tiếp nhận khiến đàm phán tiến hành thuận lợi.
2.5. Giữ vững nguyên tắc.
Đàm phán sa vào thế găng, đôi khi do đối phương đề ra yêu cầu rất bất hợp lý, nhất là trên một số vấn đề nguyên tắc họ biểu hiện sự ngang ngạnh vô lý. Lúc này, không phải chỉ bàn bạc dịu hoà, lịch sự mới là phương thức duy nhất để giải quyết vấn đề, mà cần phải có sự phản ứng rõ ràng và kiên quyết.
Đương nhiên, khi đối mặt với yêu cầu và trách nhiệm vô lý của đối phương, không thể đối phó chính diện một cách thô lỗ mà phải dựa vào những nguyên tắc đôi bên đã đề ra lý giải một cách sáng suốt để đối phó và đưa đối phương vào tình trạng đuối lý và cứ lý mà đấu tranh. Mặt khác, trước những yêu cầu vô lý không thể thoả hiệp vô nguyên tắc của đối phương, phía ta cần tìm phương án thay thế có tình có lý không để cho đối phương lấn sâu, tạo uy thế cho họ. Thí dụ, không thể chấp nhận khi đối phương vô lý không giao thiết bị đúng thời hạn và đòi tăng giá thiết bị lấy cớ sau hai năm ký kết hợp đồng liên doanh giá thiết bị đã tăng. Cũng không thể chiều theo yêu cầu vô lý của đối phương như đòi trả kinh phí cho những cuộc dạo chơi của chuyên gia. Trong một số trường hợp, vì ta không giữ vững nguyên tắc nên đã chịu tổn hại do những việc làm vô lý của đối phương như tuỳ tiện lấy người, cho thôi việc, tuỳ tiện trả lương.
2.6. Nhượng bộ có hiệu quả.
Cần luôn nhớ rằng, mục đích đàm phán là để thành công, không phải để thất bại. Vì thế, khi đàm phán sa vào thế găng, nên nhận thức như sau: nếu lợi ích thúc đẩy hợp tác thành công mang lại lớn hơn việc cố giữ ý định vốn có để đàm phán đi đến thất bại thì nên sử dụng kỹ thuật nhượng bộ có hiệu quả. (xem mục III)
2.7. Thay thế nhân sự.
Đây là cách làm thường dùng trong đàm phán. Nếu thế găng là do nhân viên kém cỏi tạo ra như tuỳ tiện hứa hẹn, thích tự biểu hiện mình, thiếu nhận thức đối với vấn đề chuyên môn thì cần phải thay thế họ để bảo vệ lợi ích chính đáng của phía mình và bảo đảm quan hệ hợp tác hữu hảo với đối phương.
Nhưng cũng có khi thay đổi nhân viên đàm phán không phải vì do họ kém cỏi mà là một số sách lược tự phủ nhận mình, nhằm có ý xin lỗi đối phương, chủ động trở lại đàm phán mượn cớ làm hoà dịu không khí căng thẳng trong đàm phán, phát tín hiệu cho đối phương biết là mình sẵn sàng bắt tay hợp tác
Qua thời gian đàm phán đôi bên tạm ngưng để bình tĩnh suy xét, nếu phát hiện lợi ích tiềm tàng của hợp tác lớn hơn nhiều so với khoảng cách về lập trường vốn có thì việc thay đổi nhân viên là một sách lược có hiệu quả để đàm phán không mất thể diện. Trong không khí đàm phán mới, đôi bên đều tích cực, nhanh chóng tìn ra điểm nhất trí, xoá bỏ sự xung khắc, thế găng do vậy được phá.
Khi thay đổi nhân viên đàm phán, cần chú ý hai điều: một là cần thuyết minh cho đối phương hiểu tại sao có sự thay đổi khiến đối phương có thể lý giải sự thành ý của mình, hai là không nên tuỳ tiện thay đổi người, dù có bất đắc dĩ phải thay đổi chăng nữa, không nên để tổn thương đến tính tích cực của họ.
Có nhiều kỹ xảo nữa để phá thế găng, nhưng điều cần nhấn mạnh nữa là phải tuỳ theo bối cảnh và tình thế đàm phán ở từng nơi từng lúc mà lựa chọn kỹ xảo thích hợp. Có thể vận dụng hiệu quả một kỹ xảo cho những thế găng không giống nhau, nhưng một kỹ xảo được vận dụng thành công nào đó không nhất định thích ứng cho những thế găng có cùng một nguyên nhân và tình thế. Về cơ bản, muốn vận dụng thành công kỹ xảo phải dựa vào tố chất của nhân viên đàm phán như kinh nghiệm, trực giác, khả năng ứng biến… Phải chú ý tính khoa học trong phân tích và tính nghệ thuật trong vận dụng cụ thể.