- Sự tăng dần tính nghiêm trọng: Thể hiện trong giọng điệu của lá thư, như tình
3.Yêu cầu hành động
+ Thư yêu cầu mạnh hơn hoặc khẩn thiết hơn
Nhấn mạnh điểm khẩn thiết của vấn đề. Chẳng hạn như, "chúng tôi phải nhận được tiền thanh toán qua thư hồi âm". Bằng việc phát triển các yêu cầu cơ bản và lặp đi lặp lại khoản tiền nợ mà khách hàng phải trả, người viết thông báo sự nghiêm túc của vấn đề.
Để tăng thêm giá trị của lá thư, thường người có chức vụ cao nhất ký tên vào thư. Về khía cạnh tâm lý, vẫn để cho người đọc thấy rằng chủ nợ vẫn luôn sẵn sàng thương lượng vấn đề một cách êm đẹp.
Để phát triển yêu cầu mạnh hơn từ một yêu cầu ôn hoà, chủ nợ có thể:
Thay vì nhằm vào lòng mong muốn duy trì uy tín, thanh danh của khách hàng, người viết nhấn mạnh hơn rằng họ sẽ mất đi một số giá trị nào đó, hoặc rơi vào tình thế khó xử?
Tăng tính thuyết phục của giọng văn, đòi hỏi trở nên khẩn thiết hơn.
Thay vì đòi hỏi lý do tại sao họ không thanh toán, người viết nói mạnh hơn đến lý do, tại sao họ cần phải thanh toán.
Đưa ra cho họ một sự lựa chọn giữa 2 hoặc nhiều giải pháp tất nhiên không để họ có cơ hội nào trốn tránh trách nhiệm thanh toán.
Cho họ thấy rõ sức nặng của các bằng chứng và chuyện ra toà chỉ có lợi cho chủ nợ mà thôi.
Ví dụ nội dung một lá thư dưới đây:
"Chỉ tính về khoản tiền lãi phát sinh của con số 12,67 triệu đồng mà Bà nợ chúng tôi trong 60 ngày qua cũng đã lên tới 240.000đ. Chúng tôi quan tâm tới số tiền lãi này, nhưng điều mà chúng tôi muốn nói hơn là việc giữ gìn uy tín của Bà về số tiền Bà còn nợ chúng tôi.
Chẳng ai trong chúng tôi lại mong đợi một vụ kiện tụng tốn kém, cũng như thích can dự vào chuyện đệ trình với Hiệp hội các đại lý buôn bán gỗ rằng tài khoản của Bà có nhận xét "không thanh toán". Tuy nhiên cả hai vấn đề này đều có thể xảy ra.
Chắc chắn, chúng tôi muốn nhận được một ngân phiếu thanh toán của Bà trong 5 ngày tới; tuy nhiên, vì ưu đãi với Bà chúng tôi sẽ chấp nhận phần trả lãi trễ hạn 60 ngày qua ở mức 9%. Như vậy, Bà có thể duy trì tín dụng của mình.
Thưa bà Kim Vân, Bà phải thực hiện một trong các điều này. Bây giờ, hành động của Bà là rất quan trọng đối với bản thân Bà và công việc kinh doanh của Bà.
+ Tối hậu thư:
Khi các thư yêu cầu mạnh hơn vẫn không đem lại kết quả, chủ nợ chỉ còn cách cuối cùng là thông báo với họ rằng "Ông (Bà) phải thanh toán ngay, hoặc chúng tôi sẽ sử dụng mọi biện pháp có thể có để cưỡng chế việc thu hồi nợ".
Con nợ chỉ có một sự lựa chọn. Họ phải thanh toán sòng phẳng, hoặc phải gánh chịu mọi hậu quả. Chủ nợ đề cập tới bất cứ công cụ nào được sử dụng để buộc họ phải thi hành trách nhiệm ngay trong tối hậu thư để cho họ biết. Chủ nợ phải nhờ tới toà án, cơ quan thu hồi nợ, hoặc một luật sư nhằm cưỡng chế việc thu hồi nợ. Cái giá mà cả chủ nợ lẫn con nợ phải trả ở giai đoạn này đều chưa được rõ. Hơn nữa, nếu không thu được nợ, chủ nợ sẽ mất một khách hàng. Nếu thu được nợ, chủ nợ cũng sẽ do dự khi làm ăn với vị khách này theo phương thức tín dụng một lần nữa.
Dù cách nào, trong thư cũng không được sử dụng ngôn ngữ tỏ ra nhân nhượng với khách hàng.
Trong bức tối hậu thư giọng văn chuyển từ "phải thanh toán" thành "hoặc là thanh toán hoặc là thế nào".
Nếu tối hậu thư vẫn không thu hồi được nợ, cách cuối cùng là thông báo cho con nợ biết tài khoản đang được chuẩn bị cho việc thu hồi nợ và chủ nợ đang làm những gì chủ nợ nói.
Ví dụ:
"Vài ba tháng trước đây, khi chúng tôi đồng ý vận chuyển hàng phụ tùng ô tô, phía Ông đã đồng ý rằng sẽ thanh toán 72,65 triệu đồng trong vòng 30 ngày. Tuy nhiên, 30 ngày đa trôi qua, rồi tới 60 ngày. Nay đã hơn 90 ngày trôi qua.
Trong suốt thời gian này, chúng tôi đã gửi cho Ông nhiều thư, và giấy báo quá hạn thanh toán - nhưng tất cả không hề nhận được một lá thư hồi âm từ phía Ông. Do giấy báo quá hạn và thư của chúng tôi đã gửi đi, nhưng không có hồi âm, sự kiên nhẫn của chúng tôi có hạn; nhưng sự quan tâm của chúng tôi tới Ông và phúc lợi củaông thì không.
Với tư cách là thành viên của Hiệp hội tín dụng bán lẻ quốc gia, chúng tôi buộc phải đệ trình tên Ông vào danh sách những người "không thanh toán", nếu như chúng tôi không nhận được ngân phiếu 72,65 triệu đồng của Ông vào ngày 6 tháng 6 này. Hậu quả của một báo cáo không tốt có thể khiến Ông không có khả năng mua hàng bằng tín dụng nữa. Hơn nữa, phòng tư pháp của chúng tôi sẽ buộcông phải ra toà để thu hồi nợ.
Chúng tôi có tất cả các quyền chính đáng để cưỡng chế việc thu hồi nợ theo luật pháp. Ông còn thời gian tới ngày 6 tháng 6 để giữ không bị tiếng xấu trong hồ sơ và không gặp phải những phiền toái ở toà án".
Hình 3.6. Các giai đoạn của một loạt thư đòi nợ
2.5.Thư khiếu nại.