Trong kinh doanh người ta thường giao dịch bằng các loại thư thương mại, thư tín dụng, thư đòi nợ, thư khiếu nại…
1. Một số quy tắc cần tuân thủ khi viết một lá thư trong hoạt độngkinh doanh. kinh doanh.
- ýtứ phải rõ ràng, làm cho người nhận hiểu được thông tin và có thể giải quyết công việc với thông tin ấy.
- Thư nên đi thẳng vào vấn đề, nêu bật những nét chính của vấn đề cần thảo luận, nêu vấn đề cần sự trả lời hoặc cần hành động nhanh chóng đáp ứng các nhu cầu mong đợi của mình.
- Thư phải viết đúng, chính xác các sự việc, nhất là đối với các chi tiết như ngày và giờ hội họp, giao hàng theo đơn đặt hàng, bảng giá. Phải kiểm tra thật kỹ các điểm này trước khi phát hành.
- Thư phải viết hoàn chỉnh, có nghĩa là phải có đầy đủ những điều kiện cần thiết. Nếu như không đạt được điều này thì thường phải trả giá vì đã gây ra những bực dọc không cần thiết.
- Các ý trong thư phải nhất quán với nhau.
- Thư viết phải lịch sự, nhã nhặn, vì hoạt động kinh doanh đem lại lợi ích của mỗi bên tham gia, cho nên nó chỉ có thể có kết quả tốt đẹp trong bầu không khí tôn trọng, hiểu biết lẫn nhau. Kể cả những xung đột gay gắt cũng phải thể hiện bằng những lời lẽ ôn tồn, tế nhị.
- Thư viết phải thận trọng, không được viết những điều mà bản thân không nẵm bắt được chắc chắn.
Ngoài 7 điểm có tính nguyên tắc ở trên, khi viết thư cần lưu ý mấy điểm sau đây: - Xác định cho được những nội dung cần viết và sắp xếp trong đầu những điểm cần viết theo một mối liên hệ tốt nhất.
- Viết một cách tự nhiên và viết với giọng văn phù hợp với từng hoàn cảnh. -Cấu trúc thư thương mại.
Tiêu đề: Tên công ty, xí nghiệp, địa chỉ, fax, điện thoại, thư số. Ngày tháng: Ghi rõ địa danh, ngày…. tháng… năm…
Tên và địa chỉ trong thư: Ghi tên và địa chỉ người nhận thư ngay đầu lá thư.
Lời chào mở đầu: Lời chào mở đầu trong thư thương mại là : Thưa Ông, hoặc Thưa Bà Nội dung: Phần chính quan trọng của một lá thư. Trước khi đặt bút viết, bạn hãy tự đặt những câu hỏi:
- Mục đích của lá thư là gì?
- Hy vọng đạt được gì qua lá thư này? - Cách hay nhất để đạt được mục đích là gì?
Lời chào kết thúc: Giống như lời chào mở đầu, có tính phong tục và thể hiện để chấm dứt một lá thư. Lời chào phù hợp với từng hoàn cảnhvà phải tương xứng với lời chào mở đầu.
Ký tên và ghi chức vụ: Phải luôn ký tên bằng bút tự của mình và bằng bút mực. Trình tự của ký tên và ghi chức vụ:
- Chức vụ. - Ký tên. - Họ và tên.
2. Một số loại thư giao dịch trong kinh doanh.
2.1.Thư đặt hàng.
Thư đặt hàng tạo ra một nửa phần của hợp đồng, thường nhắm giải quyết đầu vào cho doanh nghiệp. Nửa phần còn lại của hợp đồng do người bán thể hiện sự chấp nhận, khi chuyển hàng đến tàu, xe,...
- Thư đặt hàng cũng được sắp xếp ý tứ theo kiểu suy diễn, để thể hiện sự nghiêm túc: + Ngay câu mở đầu dùng các từ rõ ý: xin gửi ngay…
+ Rồi ghi rõ chi tiết các hạng mục, bao gồm mã hiệu, catalô, giá tiền, màu sắc, kích cỡ.
+Thông báo kế hoạch thanh toán.
+ Cuối thư bày tỏ hy vọng sớm nhận được hàng.
Nhiều doanh nghiệp cung cấp mẫu thư đặt hàng in sẵn, người mua hàng chỉ việc điền vào, sao cho đầy đủ chi tiết.
Ví dụ về thư đặt hàng.
Thưa ông
Xin gửi cho chúng tôi các mặt hàng sau đây với khoản chiết khấu thường lệ 10% trên giá xuất bán:
Số lượng Tên hàng Chất lượng Giá bán
120T X Y 100.000 VNĐ
100T Z B 200.000 VNĐ
Mong được cung cấp ngay Trân trọng
2.2. Thư xác nhận đơn đặt hàng.
Sau khi nhận được được đơn đặt hàng, bạn có thể gửi thư phúc đáp gồm các ý chính sau:
- Bày tỏ sự hân hoan khi nhận được thư đặt hàng.
- Giới thiệu tóm tắt thêm vài lời về những thuận lợi của mặt hàng được chọn đặt. - Lời cam kết quan tâm ngay và chu đáo đến hàng hoá được đặt.
- Hy vọng có thêm đơn đặt hàng khác. Ví dụ:
Thưa Bà,
Chúng tôi hân hạnh nhận được đơn đặt hàng số 555 để mua thép và vì mặt hàng này hiện công ty chúng tôi sẵn có nên chúng tôi gửi tới Bà ngay hôm naybằng tàu thuỷ. Cước phí do Bà chịu.
Chúng tôi hy vọng số hàng này sẽ tới kịp thời và hân hạnh nhận được các đơn đặt hàng trong tương lai.
Trân trọng
2.3. Thư bán hàng
Thư bán hàng là một cầu nối quan trọng giữa doanh nghiệp với khách hàng, nhằm giải quyết đầu ra cho doanh nghiệp.Trong khi viết một thư bán hàng cần chú ý những vấn đề cơ bản sau đây:
a. Những nguyên tắc cần nắm để viết thư bán hàng:
Đối với thư bán hàng, các nguyên tắc chung như về tính thống nhất, tính mạch lạc và tính nhấn mạnh cũng quan trọng như đối với các loại thư khác. Ngoài ra phải chú ý tới một số nguyên tắc khác rất cần thiết đối với loại thư này.