nếu chúng ta:
+ Đề cập tới hành động cụ thể mà chúng ta muốn ở khách hàng (mua hàng, quảng cáo cho sản phẩm…). Chúng ta muốn gì ở họ? Điền vào phiếu đặt hàng và gửi ngược lại, có kèm theo ngân phiếu thanh toán; gửi điện thoại, gửi trả lại một phiếu thăm dò… với bất kỳ yêu cầu nào, chúng ta cần nêu rõ trong thư để người đọc hiểu được và hành động.
+ Gợi ý về phần thưởng dành cho hành động
Vì cả lý do tâm lý lẫn logic, người đọc sẽ tích cực hành động hơn nếu chúng ta nhắc đến phần thưởng dành cho họ. Chúng ta phải chọn một điểm bán hàng nổi bật (phần thưởng dành cho khách hàng sử dụng sản phẩm của chúng tôi). Chúng ta sẽ nhấn mạnh điểm này trong đoạn tiếp theo, để sao cho người đọc có ấn tượng về điều này.
Thường thì người ta chẳng thích làm những gì khó khăn và tốn nhiều thời gian. Nếu hành động mà chúng ta yêu cầu dễ dàng thực hiện và ít tốn thời gian, khách hàng có thể sẵn sàng thực hiện ngay. Chẳng hạn, thay vì yêu cầu khách hàng điền tên và địa chỉ của họ vào đơn đặt hàng, hoặc phiếu thăm dò, chúng ta hãy làm ơn giúp họ việc này.
+Đưa ra nhữnglời đề nghị nhằm tác động thúc đẩy hành động nhanh chóng tới khách hàng:
Hãy mua trong khi giá hiện nay vẫn còn ưu đãi Hãy mua trong khi vẫn còn hàng
Hãy mua trước một ngày đặc biệt nào đó: ngày 8/3, ngày quốc khánh, ngày tết,… Hãy mua ngay trong khi giá được giảm
Mua hàng nhanh chóng để đạt được các lợi ích nhanh chóng
Khách hàng sẽ không hành động nếu điều đó khiến cho họ có cảm tưởng như có lợi cho chúng ta. Do đó tránh dùng các từ ngữ hối thúc như:
"Hành động ngay hôm nay" "nhanh lên, nhanh lên, nhanh lên" "Mua nó ngay"
"Tại sao phải chần chừ" "Đừng chậm trễ" "Đừng chần chừ thêm" + Đề nghị khách hàng một cách tự tin
Những người viết thư bán những hàng có chất lượng tốt và có những bằng chứng thuyết phục, thì rõ ràng có quyền tự tin vào sản phẩm của mình. Thay vì nói, "nếu bạn muốn tiết kiệm thời gian lau nhà, hãy điền vào và gửi lại cho chúng tôi phiếu đặt hàng ngày…", người viết có thể nói một cách tự tin hơn như sau: "Để tiết kiệm thời gian, hãy điền vào và gửi lại…".
Để lá thư cân đối hài hoà và nhấn mạnh ý chính một cách hợp lý, đoạn cuối cùng của lá thư nên rút ngắn tương đối. Tuy vậy, đoạn thư này phải thực hiện nhiều chức năng khác nhau:
Nó phải đề nghị một hành động cụ thể mà chúng ta mong muốn ở khách hàng. Phản ánh điểm nổi bật của sản phẩm.
Kích thích khách hàng hành động nhanh.
c. Chuẩn bị viết thư bán hàng.
Nghệ thuật trình bày thư bán hàng rất hữu ích cho các nhà quản lý kinh doanh, nhất là với nhân viên tiếp thị. Đây là một lợi khí cạnh tranh. Trong bất cứ công việc và nghề nghiệp nào, phần thưởng lớn luôn thuộc về những người có thể thuyết phục được người khác chấp nhận ý kiến của mình hoặc mua sản phẩm của mình.
Để viết được một thư bán hàng hữu ích, bên cạnh việc nắm và vận dụng tốt những nguyên tắc, những yêu cầu về một thư bán hàng như đã nêu trên, người viết thư còn cần có một số việc chuẩn bị chu đáo sau: