IV. Kỹ năng đặt câu hỏi.
1. Điện thoạ i phương tiện giao tiếp đặc biệt
1.1. Giao tiếp qua điện thoại đem lại ấn tượng cho người nghe. Bởi vậy, phải
nói sao cho người nghe nghe rõ, dễ hiểu và cảm nhận được thái độ ân cần, nhiệt tình của người nói. Hiểu theo chiều sâu với thiện cảm của cả hai phía, đó là tiếng nói của quan hệ giao tiếp lấy cơ sở là giữ uy tín cho cá nhân và đơn vị mình, thể hiện sự tôn trọng đối tác. Trong kinh doanh, mỗi lần nói điện thoại là một lần tạo cơ hội tốt hơn cho đơn vị. Để đạt được điều đó, người gọi điện thoại cần lưu ý những vấn đề:
- Nhất thiết phải nói điện thoại với một nụ cười, một ánh mắt ân cần, nhiệt tình, niềm nở như có người đối thoại ngay trước mặt mình.
- Tư thế ngồi hay đứng nói phải thể hiện sự tập trung chú ý, tuyệt đối không được phân tâm.
- Phải hỗ trợ nội dung đối thoại tích cực, hiệu quả bằng cả kỹ năng nói, kỹ năng nghe và kỹ năng giao tiếp không bằng lời.
- Nhất thiết phải quán triệt nhuần nhuyễn cách thể hiện tổng thể như trên đối với mọi đối tượng trong giao tiếp qua điện thoại, dù cấp bậc, tuổi tác, nghề nghiệp người đó ra sao, dù nói năng hay thái độ thế nào.
- Phải tuân theo những chuẩn mực nghi thức về lời chào, lời xưng hô đàm thoại,… một cách trân trọng, nhiệt tình mà truyền thống, tập quán giao tiếp chung hoặc đơn vị đã quy định.
1.2. Phải luyện tập để có giọng nói hay qua điện thoại. Âm thanh, giọng nóiqua điện thoại thường chịu ảnh hưởng nhất định bởi máy. Nếu giọng nói phù hợp, qua qua điện thoại thường chịu ảnh hưởng nhất định bởi máy. Nếu giọng nói phù hợp, qua máy được tốt hơn người ta gọi đó là giọng nói "ăn" máy. Ngược lại, có người có giọng nói không "ăn" máy (giọng nói qua máy kém hơn bình thường), thì phải tập luyện, uốn lại cho phù hợp với máy.
Khi nói điện thoại thường không nhìn thấy người đối thoại, không thể thấy được là họ có hiểu hết ý của người nói,… bởi vậy, cần:
- Nói một cách tự nhiên, vui vẻ, nhiệt tình - Nói chậm rãi, phát âm rõ, không nói nhanh.
- Nói với âm thanh trầm, thấp vừa phải, không được nói to, hét vào máy. Để miệng cách loa máy khoảng 3cm là tốt nhất.
- Điều chỉnh độ trầm bổng chút ít để nhấn mạnh ý nghĩa và thể hiện sự sinh động của nội dung đàm thoại.