VII. Giao tiếp trong môI trường doanh nghiệp
8) Khen, chê kịp thời: Lời khen của lãnh đạo, tiền thưởng không đáng là bao,
2.4. Giao tiếp với giới báo chí.
Trong hoạt động của mình, đôi khi bạn cũng có dịp gặp gỡ với các nhà báo. Kỹ năng tiếp xúc với báo chí là tiền đề của nhà kinh doanh ngày nay.
Khi tiếp xúc với các nhà báo, bao giờ bạn cũng phải tỏ ra cởi mở và lịch sự. Không nên tỏ ra khó chịu và có thái độlảng tránh. Hãy cung cấp ngay cho họ những thông tin cần thiết, nếu đó không phải là bí mật của công ty. Bạn phải có tác phong nhanh nhẹn khi xuất hiện trước báo chí và gọi điện phúc đáp họ, nếu họ cần đến bạn. Bởi vì các nhà báo bao giờ cũng cần những thông tin nóng hổi, nhất là phóng viên của báo ngày. Nếu bạn không kịp thời cung cấp thông tin cho họ thì người ta sẽ tìm cách thu thập thông tin từ các nguồn tin khác, do đó mà bạn có thể đánh mất một cơ hội nào đó.
Bạn nên quan tâm đến việc tiếp xúc với báo chí, và hãy tỏ ra thành thạo với các cuộc phỏng vấn. Khi các nhà báo đã có cảm tình và quen làm việc với bạn rồi thì họ sẽ thường xuyên gặp gỡ và có cơ hội họ sẽ làm marketting cho bạn và doanh nghiệp của bạn. Khi được phỏng vấn, bạn cần chú ý tới cách dùng ngôn từ. Trước khi trả lời phỏng vấn, bạn nên chuẩn bị kỹ về các phương án trả lời và tập dượt trước. Khi xuất hiện trước ống kính của đài truyền hình, bạn cần ăn mặc nghiêm chỉnh, lịch sự, tư thế đàng hoàng.
Khi tiếp xúc với giới báo chí, bạn cần chuẩn bị những gì nên nói, những gì nên không. Đối với những thông tin mà bạn chưa chắc chắn lắm, thì bạn có thể nói trước với phóng viên đó là những tin tức chưa được thẩm định, chỉ để tham khảo mà thôi.
Khi muốn đăng báo một tin tức gì về công ty mình, bạn cần biên tập một cách cẩn thận. Hãy xem xét những điểm mấu chốt trong bài báo, điều gì làm cho bạn đọc quan tâm, có điều gì mới trong bài báo của bạn hay không? Và hãy đặt tên bài báo thật ấn tượng để gây được sự quan tâm.
Câu hỏi ôn tập
1. Phân tích khái niệm và các loại hình giao tiếp, liên hệ với thực tiễn hoạt động kinh doanh.
2. Phân tích vai trò và mối quan hệ giữa các yếu tố trong quá trình truyền thông ( Sơ đồ 3.1).
3. ý nghĩa thực tiễn của cửa sổ Johary. Muốn mở rộng “khu vực chung”, cần chú ý tới những vấn đề gì trong giao tiếp ( Hình 3.2)
4. Hãy phân tích các cơ chế tác động lẫn nhau trong giao tiếp. Từ đó rút ra những lưu ý gì trong hoạt động kinh doanh.
5. Phân tích vai trò và tác dụng của các phương tiện giao tiếp; liên hệ trong thực tiễn hoạt động kinh doanh.
6. Hãy phân tích và liên hệ với thực tiễn các đặc tính và các nguyên tắc của giao tiếp trong kinh doanh.
7. Phân tích, liên hệ thực tế về vai trò, tác dụng của lắng nghe trong đời sống, trong công việc của cá nhân, đơn vị, đặc biệt là trong quản lý kinh doanh.
8. Các loại câu hỏi và sự vận dụng có hiệu quả mỗi loại câu hỏi đó trong giao tiếp kinh doanh.
9. Những nội dung chủ yếu của kỹ năng gọi, nhận, che chắn, ghi nhận tin và kết thúc cuộc giao tiếp bằng điện thoại.
10. Phân tích nội dung và việc vận dụng trong thực tế các nguyên tắc viết một lá thư trong hoạt động kinh doanh.
11. Phân tích và minh hoạ bằng ví dụ thực tế những yêu cầu của một thư bán hàng. 12. Phân tích hai mục tiêu cơ bản, nội dung và yêu cầu theo các giai đoạn của thư đòi nợ.
13. Phân tích các nguyên tắc của “họp tích cực” và liên hệ thực tiễn các doanh nghiệp Việt Nam trong việc vận dụng các nguyên tắc đó ( những thuận lợi, khó khăn trở ngại và những giải pháp vận dụng có hiệu quả).
14. Phân tích vai trò của những nhân vật chính (những người) tham gia cuộc họp. Đặc điểm kỹ năng giao tiếp của mỗi loại nhân vật để đảm bảo cuộc họp thành công.
15. Một cán bộ (nhân viên ) khi giao tiếp với cấp trêncần chú ý những vấn đề gì? 16. Phân tích và liên hệ thực tiễn việc thực hiện các nguyên tắc giao tiếp với cấp dưới và nhân viên,
17. Các nguyên tắc cần tuân thủ khi giao tiếp với đồng nghiệp. Nguyên tắc nào bạn thấy tâm đắc nhất, tại sao?
18. Khi giao tiếp với khách hàng, doanh nghiệp cần quán triệt những nguyên tắc nào?
19. Những điều cơ bản cần lưu ý khi giao tiếp với nhà cung cấp.
20. Khi giao tiếp với cơ quan chính quyền, cán bộ, nhân viên doanh nghiệp cần chú ý những vấn đề gì?
Bài tập thực hành
Bài 1:ý tưởng hình thành sản phẩm Walkman của hãng Sony.
Có một lần, ông Môrita, chủ tịch của hãng Sony, theo thói quen đi bộ từ công sở về nhà. Đi qua một khu chung cư, ông thấy một chị phụ nữ chỉ tay lên một căn hộ nào đó ở phía trên mà tỏ thái độ bất bình. Ngạc nhiên, ông dừng bước hỏi chị ta vì cớ gì mà tức giận đến vậy. Chị ấy trả lời rằng ngày nào từ căn hộ trên cũng phát ra những tiếng nhạc mở to đinh tai nhức óc. Ông chăm chú nghe và thấy rằng đó là những bản nhạc hay, rất nổi tiếng, vậy làm sao mà nó khiến người phụ nữ tức giận đến vậy. Ông loé lên một ý nghĩ: âm nhạc thật tuyệt vời hơn nếu nó trở thành thế giới riêng của mỗi người. Với ý nghĩ đó, ý tưởng mới bừng sáng trong đầu, ông không về nhà nữa mà rảo bước quay trở lại phòng làm việc của mình. Sáng hôm sau mọi người nhìn thấy ông phờ phạc vì không ngủ, nhưng trên mặt lộ rõ vẻ hân hoan. Ông ra lệnh cho các kỹ sư của mình bắt tay vào nghiên cứu về thiết bị nghe nhạc mới, gọn nhẹ, tinh xảo dùng cho cá nhân để có thể biến nó trở thành sản phẩm thương mại. ít lâu sau Walkman ra đời và ngay lập tức nó được chào đón nhiệt liệt không những trên thị trường Nhật Bản mà cả các thị trường nhiều nước trên thế giới.
Câu hỏi gợi ý thảo luận:
1) Phân tích tác dụng của cuộc giao tiếp giữa ông Môrita với chị phụ nữ ở khu chung cư mà ông đi qua trên đường về nhà đối với hoạt động kinh doanh của công ty Sony.
2) Là người quản lý kinh doanh, bạn học tập được những gì ở ông Môrita qua sự kiện này.
Bài 2:Từ một tờ báo, một quảng cáo hay một tạp chí, hãy cắt 01 bức ảnh quảng cáo về một sản phẩm nào đó. Sử dụng các nguyên tắc đã trình bày trong chương này, hãy viết một lá thư bán hàng. Dán kèm ảnh vào thư.
Bài 3:Ông A đã mua 01 chiếc xe máy Dream II của công ty B theo hình thức trả góp, với giá tiền là 30 triệu đồng. Sau khi thanh toán 10 triệu đồng, ông A tiếp tục trả số tiền còn lại trong 20 tháng, mỗi tháng 1 triệu đồng; lần thanh toán thứ 3 trễ hạn vài tháng. Đến nay đã gần tới ngày thanh toán đợt thứ 5, nhưng số tiền thanh toán đợt 4 công ty vẫn chưa nhận được. Là một nhân viên phòng kinh doanh, bạn hãy giúp công ty thảo 01 trong 4 loại thư đòi nợ đối với ông A.
Bài 4:Theo sự hướng dẫn của giáo viên, lớp chia thành một số nhóm, mỗi nhóm có 4 “ nhân vật” chính để thực hiện một cuộc “họp tích cực” theo chủ đề nhất định theo chủ đề nhất định nhằm cơ cấu lại hoặc điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Sau đó cả lớp trao đổi, tổng kết chung về cách thức tổ chức một cuộc “họp tích cực” sao cho có hiệu quả nhất.
Bài 5:Tidoma là công ty dệt len nổi tiếng ở nước Mỹ và thế giới, sau khi thành lập được ít lâu đã sảy ra một sự việc là có một vị khách hàng xông vào văn phòng công ty để tranh cãi. Ông ta nói “ Nhân viên công ty đến thu nợ, nói rằng chúng tôi nợ công ty 15 USD, nhưng thực tế chúng tôi không hề mắc nợ công ty”. Ông khách hàng này đã bay từ Chi cago đến Newyork vào trụ sở công ty để phân trần. Ông tuyên bố sẽ cắt đứt quan hệ với công ty. Ông không tiếc lời chỉ trích Hội đồng quản trị công ty. Chờ cho cơn giận dữ của vị khách hàng có phần nguôi ngoai, ông chủ Tidoma mới ôn tồn hoà nhã trình bày vấn đề: “ông không quản đường xa nhọc nhằn đi từ Chicago tới đây để chỉ giáo, chúng tôi không biết lấy gì để cảm tạ, đối với vụ việc nhân viên cấp dưới thuộc công ty chúng tôi đến làm phiền quấy quả ông, chúng tôi thành thực xin lỗi. Lẽ ra tôi phải đích thân tới thăm ông mới phải, có lẽ sai lầm này thuộc về phía chúng tôi, số tiền 15 USD đó coi như xí xoá được không ạ”. Nói xong ông chủ Tidoma còn giới thiệu cho ông khách một công ty giữ chữ tín hơn, và mời khách cùng đi ăn trưa. Sau giờ nghỉ trưa, chính người khách đó lại chủ động đề xuất tiếp tục đặt hàng cho công ty. Sau khi trở về Chicago ông ta kiểm tra sổ sách và nhận thấy đúng là mình còn nợ công ty 15 USD. Ông đã chủ động gửi khoản tiền này cho công ty và kèm theo lời xin lỗi. Về sau ông sinh được một cô con gái liền đặt tên là Tidoma. Suốt thời gian 23 năm sau đó ông trở thành khách hàng thường xuyên của công ty. Đồng thời là bạn thân của ông chủ công ty.†
Câu hỏi thảo luận
1. Hãy phân tích nội dung câu chuyện và qua đây chúng ta rút ra cho mình được những bài học gì về phong cách và kỹ năng giao tiếp của ông chủ công ty và của vị “khách hàng”.
2. Cũng qua đây thấy được tầm quan trọng và tác dụng to lớn như thế nào của hoạt động giao tiếp trong kinh doanh và quản lý doanh nghiệp, cũng như quan hệ giữa các cá nhân với nhau?
† Theo “8 tố chất trí tuệ quyết định cuộc đời người đàn ông”, Mã Ngân Văn; Phan Quốc Bảo (Biên dịch), NXB lao động- Hà Nội- 2008, tr231-232
Chương IV