I. Những đặc tính và nguyên tắc của giao tiếp trong kinhdoanh. doanh.
1. Đặc tính của giao tiếp trong kinh doanh.
Trong kinh doanh cũng như trong các hoạt động khác ngoài xã hội, những đặc tính này xen kẽ với nhau và cần được vận dụng một cách khéo léo, sáng tạo và tế nhị. Giao tiếp trong kinh doanh thường có những đặc tính sau đây:
1.1. Giao tiếp trong kinh doanh là một loại hoạt động giao tiếp hết sức phức tạp.
Bởi vì nhà kinh doanh thường phải tiếp xúc với đủ các loại người khác nhau, với những người có nhu cầu, thị hiếu khác nhau. Có người đến với nhà kinh doanh với động cơ hợp tác chân chính, nhưng cũng có kẻ với động cơ lừa đảo, lợi dụng. Vì vậy các nhà kinh doanh cần phải có kỹ năng giao tiếp phù hợp trong mọi trường hợp, với mọi đối tác.
1.2.Giao tiếp trong kinh doanh luôn gấp rút về mặt thời gian.
Thời gian là tiền bạc. Khi giao tiếp làm ăn không có thời gian để gây ấn tượng, mọi cuộc gặp gỡ đều diễn ra một cách rất khẩn trương. Có thể bạn gặp một khách hàng nào đó mỗi tháng một lần, mỗi lần nửa giờ, gặp vị phó giám đốc mỗi ngày 20 phút, gặp một
người thư ký mỗi ngày tám lần, mỗi lần năm phút, hoặc gặp bác bảo vệ lúc đi vào đi ra. Chính với sự ngắn ngủi này mà yêu cầu bạn phải cố gắng tận dụng thời gian hiệu quả hơn nữa để tiếp xúc, gây ấn tượng và tạo mối quan hệ tốt đẹp với mọi người.
1.3. Kinh doanh là hoạt động thường có thể gặp những rủi ro.
Vì vậy giao tiếp trong kinh doanh cũng đòi hỏi nhà doanh nghiệp phải dám chấp nhận rủi ro, dám mạo hiểm, phải có “gan”. Đứng trước những cơ hội kinh doanh, nếu bạn quá tính toán, quá cân nhắc thì cơ hội sẽ qua đi. Cân nhớ rằng “mức độ rủi ro càng cao thì lợi nhuận thường càng lớn”. Tuy nhiên, trong kinh doanh bạn không được liều.
1.4. Giao tiếp trong kinh doanh phải đảm bảo hai bên cùng có lợi.
Giao tiếp trong kinh doanh không chỉ đơn thuần là sự theo đuổi nhu cầu bản thân, lợi ích bản thân, mà là quá trình trong đó hai bên thảo luận, bàn bạc, nhượng bộ để đi đến sự hợp tác hai bên cùng có lợi. Giao tiếp kinh doanh phải là cuộc chơi trong đó hai bên đều “Thắng”.
1.5. Giao tiếp kinh doanh vừa là một khoa học, cũng là một nghệ thuật.
Muốn giao tiếp có hiệu quả, nhà kinh doanh cần phải nắm được các nguyên tắc giao tiếp, hiểu được các quy luật tâm lý con người để đưa ra phương án và chiến thuật giao tiếp hợp lý. Giao tiếp trong kinh doanh cũng yêu cầu bạn phải am hiểu các nguyên tắc về pháp lý trong giao dịch thương mại, trong soạn thảo các văn bản, hợp đồng…Tất cả những điều đó nói lên tính khoa học của giao tiếp kinh doanh. Tuy nhiên, giao tiếp cũng là một hoạt động hết sức tinh tế đòi hỏi bạn phải có nghệ thuật vận dụngcác nguyên tắc một cách linh hoạt. Đặc biệt bạn phải có khiếu ăn nói, phải có sự nhạy bén trong phán đoán tình hình để đưa ra những cách ứng xử vừa chính xác vừa có tính thuyết phục. Nhà ngoại giao nổi tiếng người Pháp Jean Serres đã nói: “ Giao tiếp là một khoa học, phải học các nguyên tắc và là một nghệ thuật, phải nắm được các bí quyết”.
2. Các nguyên tắc giao tiếp trong kinh doanh
Để giao tiếp trong kinh doanh thành công, cần tuân thủ các nguyên tắc:
2.1. Hợp tác hai bên cùng có lợi.
Trong giao tiếp kinh doanh cần phải quan tâm tới lợi ích của cả hai bên, biết điều hoà các quyền lợi cá nhân, tập thể và xã hội sao cho tương xứng, đúng với lẽ phải và đạo lý làm người. Kinh doanh là trao đổi theo nguyên tắc thuận mua, vừa bán trong quan hệ hai bên cùng có lợi, bình đẳng và ngang giá. Nếu bạn chỉ nghĩ tới lợi ích của mình mà ép người ta thì họ đâu dễ chấp nhận lợi ích thua thiệt, vì vậy cuộc giao tiếp khó mà đạt tới thoả thuận, đồng thời quan hệ giữa hai bên trở nên căng thẳng. Chớ nên
vơ vét hết lợi lộc về mình. Bí quyết thành công trong kinh doanh là hãy cho người khác cũng được hưởng lộc, bởi vì nhường họ cái này thì họ sẽ nhường cho bạn cái khác.
2.2. Tôn trọng đối tác như tôn trọng chính bản thân mình.
Trong kinh doanh cũng như trong cuộc sống, bạn hãy nhớ rằng “ ngàn người bạn còn ít, một kẻ thù đã nhiều”. Để tạo bạn và không gây thù thì trong giao tiếp hãy tôn trọng phẩm giá của đối tác.
2.3. Lắng nghe và nói với nhau hết lời.
Khi nói thì nói cho hết ý, diễn tả rõ ràng tâm tư nguyện vọng, còn người nghe cũng phải nghe cho hết, từ đầu tới cuối, chớ ngắt lời, bỏ giữa chừng. Trong giao tiếp việc trao đổi thông tin phải được diễn ra theo hai chiều. Bạn nhớ rằng:
- Trong kinh doanh phải nói với nhau một cách chân thật, ôn tồn, mộc mạc giản dị, văn minh lịch sự. Chớ nói năng thô tục, xỉ vả lẫn nhau biến bạn thành thù. Nên nghe hết rồi hãy nói.
- Trong kinh doanh phải biết lắng nghe để nắm bắt được tâm tư nguyện vọng của đối tác, nắm bắt được lý lẽ quan điểm của đối phương. Bạn có hiểu được đối tác thì bạn mới nói ra được những thông tin chính xác để khuyên bảo họ, để thuyết phục họ.
2.4. Thảo luận, bàn bạc một cách dân chủ để tìm ra những quan điểmchung, lợi ích chung, để hai bên hiểu biết lẫn nhau. chung, lợi ích chung, để hai bên hiểu biết lẫn nhau.
Bạn nhớ rằng bàn bạc, thảo luận chứ không phải cãi vã. Bàn bạc có tranh luận. Nhưng mỗi bên nên nhường nhịn lẫn nhau để cùng thoả hiệp. Nhiều khi thoả hiệp đó mang lại lợi ích cho cả hai bên. Thông thường khi bàn bạc, mỗi bên đều có lập luận riêng để bảo vệ quyền lợi về phía mình. Ví dụ giữa chủ và thợ, giữa người mua và người bán cần bàn bạc để đi đến nhất trí về hàng hoá, về giá cả, về tiền lương, để tránh những mâu thuẫn, hai bên phải công khai hoá mọi vấn đề mới mong đi đến thoả thuận. Sự bàn bạc công khai hoá trên chắc chắn sẽ tạo ra sự hiểu biết lẫn nhauvà sự hợp tác lâu dài giữa chủ và thợ.
2.5. Thông cảm với nhau về hoàn cảnh, khả năng và quyền lợi của mỗi bêntrong giao tiếp. trong giao tiếp.
Muốn vậy, mỗi bên trong giao tiếp phải tự đặt mình vào hoàn cảnh của đối tác mà suy xét. Chẳng hạn, người bán tự đặt mình vào vị trí của người mua và ngược lại. Tương tự, nhà quản lý phải tự đặt mình vào vị trí của nhân viên mới thấy hết nỗi vất vả của họ
mà trả lương cho họ một cách thoả đáng. Ngược lại, công nhân tự đặt mình ở vị trí người chủ để thấy được sự khó khăn trong việc điều hành. Nhờ có sự thông cảm, mà hai bên bàn bạc với nhau để tìm ra được sự thoả thuận tốt nhất.
Người được mệnh danh là ông vua xe hơi nước Mỹ Henry Ford nói: “ Nếu cho rằng có cái gọi là bí quyết thành công, đó chính là đứng trên lập trường của đối phương để xem xét vấn đề”.
2.6. Kiên nhẫn, biết chờ đợi lẫn nhau.
Trong giao tiếp đòi hỏi phải có thời gian để hai bên suy nghĩ mới đi đến thống nhất ý kiến. Vì vậy mà mỗi bên phải có sự chờ đợi lẫn nhau với thái độ thân thiện, thông cảm. Ví dụ, khi khách hàng nóng nảy, người bán hàng phải chờ cho hết cơn giậnhãy giải thích mới có kết quả. Còn cứ nói ngay chẳng khác đổ dầu vào lửa hoặc nước đổ lá khoai. Chờ đợi tức là biết kiên nhẫn thì chỉ có lợi trong giao tiếp.
2.7. Biết chấp nhận trong giao tiếp.
Trong giao tiếp không phải bao giờ mọi việc cũng diễn ra như ý. Bạn cần biết chấp nhận rủi ro, chấp nhận những quy định của pháp luật, chấp nhận những khách hàng nóng tính, chấp nhận thua thiệt để đổi lấy quan hệ, chấp nhận những nhược điểm của cấp dưới để bố trí họ đúng việc, phát huy được mặt tốt, mặt mạnh của họ.
Khi bạn biết chấp nhận đối tác, chấp nhận hoàn cảnh trong giao tiếp thì tự nhiên bạn sẽ có cách đối xử tốt hơn với mọi người, tìm được cách vượt qua những khó khăn trở ngại trong giao tiếp.