III. Các giai đoạn và hình thức đàm phán trong kinh doanh 1 Các giai đoạn đàm phán trong kinh doanh.
d.Xây dựng chiến lược, chiến thuật đàm phán
Sau khi đã nghiên cứu thị trường đối tác và đã có những phân tích nhất định về chuyên môn ta phải xác định các mục tiêu cụ thể, các chiến lược, chiến thuật đàm phán để thực hiện các mục tiêu đó dựa trên sự so sánh mối quan hệ về lực, về mục đích của ta và đối tác.
đ. Chuẩn bị đoàn đàm phán gặp mặt trực tiếp.
Cần chuẩn bị nội dung đàm phán và nhân sự.
Về nội dung: Chuẩn bị những chủ trương, biện pháp, các đối sách, các phương án khác nhau để đạt mức tối đa của hợp đồng, những vấn đề có thể nhân nhượng, giới hạn nhân nhượng, những vấn đề nguyên tắc không thể nhượng bộ…đều phải đặt ra, nêu các tình huống để giải quyết nhất là giao dịch giải quyết vấn đề vừa lớn, vừa phức tạp và quan trọng thuộc các lĩnh vực kinh tế.
- Mỗi người một việc, một lĩnh vực, nhưng phải quan tâm đến việc chung. Cán bộ lễ tân phải lo xe cộ, chỗ đàm phán sạch gọn, thuận tiện, không ồn ào, lo chỗ ở, đi lại giải trí của đoàn, tặng phẩm khi đoàn về.
- Nhiều trường hợp đàm phán lại đạt kết quả trao đổi ở hành lang, chứ không ở trên bàn đàm phán. Vì vậy trưởng đoàn và những đoàn viên có năng lực cần giao nhiệm vụ cụ thể để làm việc riêng theo kế hoạch chung
- Nhã nhặn, nhiệt tình, vui vẻ, nhưng nghiêm túc, đúng mực.
- Trong đàm phán kinh doanh không có kẻ thua người thắng đi đến đánh bại nhau mà hai bên đều có lợi, tự chủ, nhưng khi đã ký kết văn bản phải tự nguyện thực hiện hợp đồng. Không nên có thái độ gò ép, dùng áp lực, cũng không bị ép buộc. Nhưng khi đã nhất trí, văn bản, hợp đồng cần được ký kết ngay không nên kéo dài. Các đoàn đàm phán thường muốn đàm phán đạt kết quả.
- Ngôn ngữ đàm phán, văn bản hợp đồng, văn bản giao dịch phải có người chuẩn bị trước. Từng buổi làm việc nên có văn bản xác nhận sự nhất trí. Với những hợp đồng lớn, văn bản dài, để lâu dễ quên. Đàm phán đến đâu, thống nhất lời văn, nội dung hợp đồng từng điều, từng trang để khi đã xong các mục thì văn bản đã sẵn sàng.
- Nắm được cách làm việc của từng đoàn, từng nước, từng người (dân tộc) có thể làm việc được nhanh chóng. Thí dụ: với người Pháp thì theo trình tự từng trang chặt chẽ. Nhưng với người Anh, người Mỹ thường bàn vấn đề quan trọng trước khi xong các vấn đề chủ yếu, mấu chốt thì các vấn đề khác còn lại nhanh chóng được nhất trí.
- Văn bản dự thảo hợp đồng phải ký góc từng trang trong quá trình đàm phán khi các bên đã nhất trí, không để lẫn trang khác. Khi thành văn bản chính thức, khi hợp đồng đã ký kết thì không dễ bổ sung, sửa chữa.
- Văn bản đã ký phải photocopy cho những người có trách nhiệm thi hành theo dõi. Ngay khi ký văn bản phải có người phân tích văn bản, dự thảo phương án thực hiện hợp đồng.
Trước cuộc đàm phán có thể dùng máy ghi âm để luyện tập bằng lời, qua đó kiểm tra cấu trúc ngữ pháp để đảm bảo độ chính xác của ngôn ngữ (đặc biệt là trong trường hợp không sử dụng phiên dịch, đàm thoại trực tiếp bằng tiếng nước ngoài).
Ngoài ra nếu có thể thì nên luyện tập đóng vai cùng với đồng nghiệp để đàm phán thử. Muốn thu được hiệu quả thực sự cần cố gắng diễn tập thật nghiêm túc và phải bàn bạc giống như thật.
1.2. Giai đoạn đàm phán:
1.2.1. Tiếp xúc ban đầu: