1. Khái niệm.
Giao tiếp là hoạt động xác lập và vận hành các mối quan hệ xã hội giữa người với người hoặc giữa người với các yếu tố xã hội nhằm thoả mãn những nhu cầu nhất định.
Giao tiếp có ba khía cạnh chính: giao lưu, tri giác và tác động qua lại.
Khía cạnh giao lưu của giao tiếp gắn liền với việc tìm hiểu những đặc điểm đặc thù của quá trình trao đổi thông tin giữa hai bên giao tiếp với nhau có tính đến cả mục đích, tâm thế và ý định của nhau.
Khía cạnh tri giác của giao tiếp bao hàm quá trình hình thành hình ảnh về người khác, xác định được các phẩm chất tâm lý và đặc điểm hành vi về người đó ( thông qua các biểu hiện bên ngoài). Trong khi tri giác người khác cần chú ý tới các biểu hiện như: ấn tượng ban đầu, hiệu ứng cái mới, sự điển hình hoá v.v…
Một khía cạnh quan trọng khác của giao tiếp là tác động qua lại giữa hai bên. Trong trường hợp này, ngôn ngữ thống nhất và cùng hiểu biết về tình huống, hoàn cảnh giao tiếp là điều kiện cần thiết đảm bảo qua lại đạt hiệu quả.
Trong hoạt động kinh doanh, nhà quản lý phải giao tiếp với nhân viên để truyền đạt nhiệm vụ, động viên, khuyến khích họ thực hiện tốt nhiệm vụ đó. Nhà quản lý cũng cần thiết lập các mối quan hệ với các cơ quan, đoàn thể, các tổ chức chính quyềnnhằm tạo điều kiện cho hoạt động của doanh nghiệp có hiệu quả. Nhà kinh doanh phải giao tiếp với khách hàng, bạn hàng, với các đối tác khác nhau dưới nhiều hình thức khác nhau: thuyết phục người ta mua, bán hàng, thương lượng trong hợp đồng…Chính vì vậy một trong những phẩm chất hết sức cần thiết của nhà doanh nghiệp đó là khả năng giao tiếp hoàn hảo.
2. Các loại hình giao tiếp.
Bảng 3.1: Phân loại giao tiếp
Tiêu chí phân loại Loại hình giao tiếp cơ bản 1. Căn cứ vào nội dung tâm
lý của giao tiếp
- Giao tiếp nhằm thông báo những thông tin mới - Giao tiếp nhằm thay đổi hệ thống động cơ và giá trị - Giao tiếp nhằm kích thích, động viên hành động 2. Căn cứ vào đối tượng
hoạt động giao tiếp
- Giao tiếp liên nhân cách ( giữa 2-3 người vói nhau) - Giao tiếp xã hội( giao tiếp giữa một người với một nhóm người – lớp học, hội nghị)
- Giao tiếp nhóm ( một tập thể nhỏ để thực hiện hoạt động chung).
3. Căn cứ vào tính chất tiếp xúc
- Giao tiếp trực tiếp: các đối tượng của giao tiếp trực tiếp gặp gỡ nhau, thường dùng ngôn ngữ nói để biểu cảm, là loại hình giao tiếp có hiệu quả nhất.
- Giao tiếp gián tiếp: thông qua các phương tiện trung gian như thư từ, sách báo, điện thoại, truyền hình,… thường kém hiệu quả nhưng tính pháp lý cao hơn và tiện cho việc lưu giữ hồ sơ, tài liệu.
4. Căn cứ vào hình thức của giao tiếp
- Giao tiếp chính thức: được ấn định theo pháp luật, chiếm tỷ lệ cao trong công tác quản lý.
- Giao tiếp không chính thức: không theo quy định nào cả, nặng mang tính chất cá nhân, cũng hay được sử dụng trong quản lý.
5. Căn cứ vào tâm thế giữa hai bên trong giao tiếp.
- Giao tiếp ở thế mạnh. - Giao tiếp ở thế yếu. - Giao tiếp ở thế cân bằng. 6. Căn cứ vào thái độ và
sách lược giao tiếp.
- Giao tiếp kiểu Thắng – Thắng: mọi người đều mong muốn tìm kiếm lợi ích chung, làm cho các bên tham gia đều thoả mãn nhu cầu của mình.
- Giao tiếp kiểu Thắng – Thua: ngược lại với kiểu Thắng – Thắng, mục đích chủ yếu là lấn át, đè bẹp đối phương. - Giao tiếp kiểu Thua - Thắng: làm hài lòng đối phương bằng cách nhân nhượng vô nguyên tắc.
- Giao tiếp theo kiểu Thua – Thua: hai bên đều chọn kiểu Thắng - Thua trong giao tiếp, kiên quyết giữ vững lập trường, kết quả là Thua – Thua.
7. Căn cứ vào đặc điểm của hoạt động cá nhân, tổ chức ( cơ quan, doanh nghiệp)
- Giao tiếp sư phạm. - Giao tiếp ngoại giao. - Giao tiếp kinh doanh. …