1. Xác định tình huống buổi thuyết trình
Bài nói của một diễn giả bao giờ cũng diễn ra trong một hoàn cảnh cụ thể, cho một đối tượng cụ thể và nhằm một mục đích cụ thể - gọi tắt là tình huống cụ thể. Tình huống cụ thể qui định bài thuyết trình về nhiều phương diện: Từ nội dung đến hình thức, từ ngôn ngữ đến phong cách v.v ...
Bài nói phù hợp với tình huống cụ thể là điều kiện đầu tiên quyết định thành công của buổi thuyết trình.
Diễn giả cần phân biệt các tình huống sau đây:
- Nói trong khung cảnh trang nghiêm, nghi lễ - Nói trong không khí thân mật, bạn bè - Nói trong dịp giao lưu, hội thảo
- Nói trong hoàn cảnh có sự kiện vui hoặc buồn - .. .
2. Tìm hiểu trước về thính giả
Tìm hiểu càng kỹ thì càng tốt. Tuy nhiên ít nhất cần có được thông tin: - Về lứa tuổi, giới tính và vị trí xã hội của thính giả
- Về trình độ văn hoá và nghề nghiệp
- Về tâm trạng xã hội và về những câu hỏi của thính giả có liên quan đến chủ đề bài thuyết trình.
Những thông tin trên giúp diễn giả cân nhắc, lựa chọn nội dung cần nói hoặc cần tránh, lựa chọn cách giao tiếp và phong cánh nói, dự đoán trước tình huống thuận hoặc không thuận sẽ xuất hiện trong qúa trình nói và phương pháp ứng xử
3. Lựa chọn hình thức thuyết trình
Đọc bài soạn trên giấy hay nói miệng có chuẩn bị ?
Thuyết trình có 2 cách. Cách thứ nhất: soạn kỹ văn bản trên giấy rồi đọc lên đúng như đã viết. Nên dùng cách này trong các trường hợp như đọc báo cáo khoa học, báo cáo tổng kết, diễn văn, tham luận, lời tuyên bố, đọc lời khai mạc và lời bế mạc, trình bày kế hoạch,.v.v… Cách thứ hai: nói miệng có chuẩn bị, tức là nói không nhìn vào văn bản, nói theo cảm hứng, điều chỉnh nội dung, phong cách theo diễn biến của hoàn cảnh, mặc dù có sẵn một dàn bài chi tiết trong tay nhưng không đọc; chỉ đôi lúc liếc nhanh để tìm một chi tiết nào đó cần nói chính xác (thí dụ: các con số, tỉ lệ phần trăm.. .), hoặc cần dẫn nguyên văn một đoạn trích v.v..
Thuyết trình bằng cách đọc bài viết sẵn thì bảo đảm độ chính xác về nội dung và thời gian, thể hiện tính trang trọng bằng ngôn ngữ chọn lọc,gọt giũa. Nếu có giọng đọc tốt, lại biết đọc diễn cảm, hùng biện thì cách thuyết trình này có hiệu quả cao. Tuy nhiên khi đọc một văn bản đã viết sẵn thì giao tiếp diễn ra một chiều, người đọc không phát huy được thế mạnh của giao tiếp ngôn từ, đặc biệt là của giao tiếp phi ngôn từ, do đó ít lôi cuốn được người nghe. Nếu đọc dài thì người nghe mệt mỏi, không muốn nghe tiếp.
Hơn nữa trong nhiều trường hợp giao tiếp có tính đời thường, dân dã, tình cảm, trong khuôn khổ phi hành chính, phi quan chức mà đọc trịnh trọng một bài viết sẵn thì không thích hợp, thậm chí buồn cười. Một giám đốc hoặc một quan chức cấp trên khi đến thăm công nhân đang làm việc trong một phân xưởng mà phải rút túi lấy bài viết sẵn ( nhiều khi lại do một người khác viết hộ) ra đọc thì quá quan cách và trở nên xa lạ với công nhân. Trong trường hợp này và những trường hợp tương tự thì nói miệng có chuẩn bị lại phù hợp hơn, có hiệu quả hơn.
Nói miệng không được chuẩn bị từ trước gọi là ứng khẩu. Trong cuộc sống, kể cả trong các cuộc hội thảo, hội nghị nhiều trường hợp chúng ta cần nói ứng khẩu để trình
bày một chính kiến mới nảy sinh trong đầu. ứng khẩu thì chỉ nên nói ngắn gọn. Vì vậy cần đi thẳng vào chủ đề định nói (không vòng vo tam quốc) với một vài lập luận dễ hiểu, gây ấn tượng. Cần xắp xếp thật nhanh trong đầu mấy ý chủ yếu trước khi nói.
Nói ứng khẩu thì tự nhiên, sinh động, dễ uyển chuyển theo hoàn cảnh, dễ hấp dẫn người nghe, thường có yếu tố hùng biện và yếu tố “trò chuyện”. ứng khẩu cũng có nhược điểm phải đề phòng. ứng khẩu mà thiếu chuẩn bị chu đáo thì dễ nói lan man, đi chệch mục tiêu, ngôn từ nói ra nhiều khi không chuẩn, từ ngữ sử dụng cũng có khi không thích hợp, ý trùng lặp, lập luận thiếu chặt chẽ, nói hết thời gian quy định mà chưa xong các nội dung cần nói..v..v..
Để khắc phục những hạn chế trên có người lại cố gắng nói miệng bằng cách học thuộc lòng từng chữ trong văn bản viết. đây là lối nói theo cách học sinh “trả bài” cho thính giả, vừa không tự nhiên vừa dễ thất bại.
Lời khuyên: phải soạn ra giấy nhưng không đọc mà nói miệng. Trên diễn đàn làm sao vừa nhớ, vừa ứng khẩu, nhưng chỉ lo nhớ, sợ quên thì ứng khẩu sẽ thiếu tự nhiên.
Đề cương văn bản nói không giống với văn bản đọc. Trước hết là do văn bản nói khác nhiều so với văn bản viết.
Văn bản nói
- Sử dụng giọng nói, ngữ điệu, cử chỉ, nét mặt, điệu bộ, ánh mắt.
- Được và nên sử dụng những từ ngữ đặc trưng cho ngôn ngữ nói.
- Được và nên sử dụng các yếu tố dư, thừa, lặp lại.
- Dù có chuẩn bị kỹ từ trước (đề cương chi tiết, bài viết, nói thử, tìm biết đối tượng nghe.. .) thì khi nói vẫn có yếu tố ngẫu hứng, điều chỉnh, tuỳ thuộc vào hoàn cảnh nói. Do đó, văn bản nói thường khác văn bản viết đã chuẫn bị
Văn bản viết
- Sử dụng chữ viết, dấu câu (hình vẽ, tranh ảnh, sơ đồ, bảng biểu).
- Không dùng những từ ngữ đặc trưng cho ngôn ngữ nói.
- Kết cấu câu chặt chẽ, không dùng các yếu tố dư, thừa, lặp lại.
- Có điều kiện chuẩn bị, cân nhắc kỹ câu văn, từ ngữ, cách lập luận, độ dài thời gian v.v.
Dùng văn nói trong văn bản viết hoặc dùng văn bản viết để nói là 2 loại sai lầm thường gặp, cần tránh. Trường hợp đã có một văn bản viết sẵn nội dung rất hay, muốn dùng nó để nói thì phải chuyển văn bản viết thành văn bản nói. Muốn thế phải tóm tắt văn bản viết thành đề cương chi tiết dùng cho nói miệng (xem chương II)
Đề cương nói miệng cần tính đến các đặc điểm nói trên của văn bản nói.
Hai là, đề cương nói miệng phải tạo thụân lợi cho sự khôi phục trí nhớ trong quá trình nói. Người đọc diễn văn có thể nhìn liên tục vào văn bản viết để nhớ lại bằng mắt những nội dung đã chuẩn bị trước khi đọc. Người nói miệng nói chung không nên làm điều này, mặc dù đề cương đang cầm trong tay hoặc đang đặt trước mặt. Họ chỉ được phép đôi khi liếc nhanh bản đề cương. Trong suốt thời gian nói người phát biểu ý kiến phải dùng mắt và điệu bộ để “nói” với thính giả. Trong quá trình nói, đề cương đã chuẩn bị chỉ có thể tái hiện trong trí nhớ người nói chuyện dưới dạng biểu tượng hình ảnh, thiếu vắng các chi tiết. Vì vậy đề cương bài nói nên được soạn thảo theo hình thức sơ đồ các ý lớn, ý nhỏ, trong đó phát triển các ý một cách lôgíc dễ nhớ. Đề cương chỉ nên gồm các câu, từ ngắn gọn, nối kết với nhau theo quan hệ không gian thứ bậc hoặc không gian mạng để dễ nhớ lại trong lúc phát biểu ý kiến.
4. Định rõ mục tiêu thuyết trình và thu thập thông tin, tư liệu
Từ 1 và 2 chúng ta xác định mục tiêu bài nói. Đây là sợi chỉ đỏ xuyên suốt nội dung bài nói, đồng thời là mũi tên định hướng diễn giả trong suốt quá trình nói, giúp cho diễn giả không bị các ý tưởng nảy sinh ngẫu nhiên cuốn đi chệch khỏi dòng tư tưởng chủ đạo.
Tóm lại nội dung bài nói phải xoay quanh chủ đề; quá trình nói phải bám chắc chủ đề.
Mục tiêu thuyết trình định hướng việc thu thập thông tin, sưu tầm tư liệu để đưa vào nội dung bài nói. Những thông tin, tư liệu đưa vào bài nói phải đảm bảo các yêu cầu sau: Thông tin mới; phù hợp với đối tượng; phải mang tính thời sự, cấp thiết.
5. Soạn đề cương bài nói
Bước này gồm những công việc sau:
- Từ chủ đề, mục tiêu sẽ tiến hành việc tìm ý lớn, ý nhỏ - Sắp xếp các ý đã chọn thành một đề cương khung - Chi tiết hoá đề cương khung thành bài nói
Kết cấu chung của bài nói gồm các phần Phần mở đầu bài nói
1. Chào mừng và tự giới thiệu 2. Nói rõ chủ đề và mục đích 3. Vạch ra trình tự bài nói
Phần thân bài nói
4. Trình bày những ý chủ yếu cần nói 5. Tóm tắt và kết luận
Phần cuối bài nói 6. Giải đáp câu hỏi 7. Từ biệt
Khi thiết kế bài nói, cần lưu ý là các phần giới thiệu, tóm tắt và kết luận phải ngắn gọn. Phần thân phải chiếm đại bộ phận thời gian của cuộc thuyết trình.
Có thể sơ đồ hóa các bước chuẩn bị cho một buổi thuyết trình như sau:
Xác định tình huống buổi thuyết trình
- Xác định hoàn cảnh thuyết trình - Tìm hiểu về thính giả
- Định rõ mục tiêu thuyết trình và thu thập thông tin,tư liệu
Lựa chọn hình thức thuyết trình, ngôn ngữ, phong cách
Soạn đề cương bài thuyết trình
- Triển khai mục tiêu thuyết trình thành các ý lớn, ý nhỏ
- Chi tiết hóa bài thuyết trình thành đề cương khung gồm ba phần