Một trong những điểm cần lưu ý trong khi đánh đổi nhượng bộ là ta phải đảm bảo chắc chắn đổi một thứ có giá trị để lấy một thứ có giá trị tương đương. Có những nhượng bộ bề ngoài có vẻ thực chất nhưng trên thực tế lại không có ý nghĩa. Khi đối phương đưa ra nhượng bộ ta cần tìm hiểu xem:
+ Cái mà họ trao cho ta có thật sự có giá trị không. Thông thường trước khi đàm phán các bên đều dự tính sẽ phải có nhượng bộ nên để chuẩn bị cho nhượng bộ họ thổi phồng mục tiêu ban đầu lên. Kết quả là trong quá trình đàm phán các bên có thể đạt được những nhượng bộ của phía bên kia, nhưng thực tế đó chỉ là sự cắt xén những mục tiêu quá đáng ban đầu. Điển hình trong đàm phán thương mại đó là nâng giá ban đầu lên thật cao khiến người mua không dám trả quá rẻ.
+ Đối phương đòi lại gì khi trao đổi nhượng bộ. Ta phải xem xét những nhượng bộ mà đối phương đòi hỏi ta nhượng bộ lại trong khuôn khổ mục tiêu chung của ta chứ không chỉ dựa trên cơ sở một đổi một.
+ Nhượng bộ của đối phương liệu có được thực hiện nghiêm chỉnh và đầy đủ không? Người đưa ra nhượng bộ có phải là người có quyền quyết định không? Nhượng bộ đó có hợp lý xét trên quan điểm của đối phương hay không? Chỉ khi nào ta nắm vững những điều đó mới có cơ sở để tin vào nhượng bộ của đối phương.
Ngoài ra, trong nhiều cuộc đàm phán kinh doanh hai bên đều có thái độ hợp tác tích cực nhưng đàm phán vẫn rơi vào bế tắc vì kỳ vọng về lợi ích của hai bên quá khác nhau. Khi đó nên ngừng cuộc đàm phán để hai bên có cơ hội xem xét lại một cách cẩn thận điểm xuất phát của mỗi bên, bảo vệ lợi ích hợp lý của mình và cân nhắc lợi ích hợp lý của đối phương. Nếu hai bên đều nhận thức được rằng lợi ích của việc hợp tác lớn hơn việc giữ lập trường để đàm phán thất bại thì sự lùi bước của cả hai bên sẽ đem lại cho cả hai bên sự thoả mãn về lợi ích (tất nhiên là thấp hơn mức dự định). Tuy nhiên nếu hai bên cảm thấy không thể rút ngắn khoảng cách về kỳ vọng của hai bên thì vẫn có thể chưa cần thoả hiệp ngay. Cho dù xuất hiện nguy cơ tan vỡ của đàm phán cũng không nên nhượng bộ một cách tuỳ tiện. Nếu ta đã chịu một số nhượng bộ mà đối phương không có sự đền đáp tương ứng, ngược lại còn cố sức ép buộc ta nhượng bộ nhiều hơn nữa thì nên chấm dứt cuộc đàm phán ở đây bởi vì cưỡng bức đó thể hiện sự thiếu thiện chí hợp tác của đối phương.
Bất kể vì lý do nào nếu thấy việc đạt được thoả thuận không còn có lợi thì nhà đàm phán nên nhã nhặn rút khỏi thương lượng ký kết một hợp đồng bất lợi.
1.2.3. Kết thúc thương lượng
Trong trường hợp cuộc đàm phán đã hoàn thành các vấn đề bàn bạc thì bắt đầu đi vào giai đoạn kết thúc thương lượng. Điều kiện cần và đủ để chuyển sang giai đoạn kết thúc là:
- Cuộc thương lượng đã đạt được những mục tiêu cần thiết.
- Ta đã giải đáp thoả đáng các câu hỏi đã đặt ra trong quá trình thương lượng. - Ta đã giải đáp thoả đáng lời phê bình và phản đối của đối tác.
- Hai bên đã giải quyết được các mâu thuẫn và tạo được bầu không khí thuận lợi cho việc kết thúc thương lượng.
Khi thấy các điều kiện chín muồi xuất hiện ta nên chủ động tóm tắt lại những nội dung cơ bản của thương lượng, những giải pháp mà hai bên cùng nhất trí. Tuy nhiên, đôi khi đã có đủ điều kiện cần thiết để có thể kết thúc nhưng đối tác vẫn tỏ ra do dự. Họ bị sức ép tâm lý của tinh thần trách nhiệm đè nặng nên chưa thể quyết định. Lúc này ta cần sử dụng các biện pháp thúc đẩy để họ thoát khỏi tình trạng đó, làm cho họ mạnh dạn hơn trong việc ra quyết định. Có ba biện pháp sau đây:
Biện pháp 1: Đặt đối tác trước những quyết định cụ thể dưới dạng câu hỏi xin ý kiến. Ví dụ: "Ông đã đọc bản tóm tắt của chúng tôi có thấy vấn đề gì không?"
Biện pháp 2: Đặt họ trước các giải pháp lựa chọn. Ví dụ: Giải pháp nào phù hợp với ông hơn cả?
Biện pháp 3: Buộc họ phải ra quyết định cuối cùng. Ví dụ: Ông nghĩ gì về hợp đồng này?
Các biện pháp trên sẽ làm cho đối tác tích cực và chủ động hơn trong việc quyết định.
Khi hai bên nhất trí kết thúc thương lượng ta nên có gắng giành quyền khởi thảo hợp đồng. Điều đó sẽ có ba cái lợi sau:
Thứ nhất: Ta có thể phản ánh chính xác quan điểm của mình tránh được trường
hợp bị "xỏ mũi dắt đi".
Thứ hai: Việc khởi thảo khẳng định sẽ tạo cho ta thế chủ động khi đàm phán về
các điều khoản hợp đồng.
Thứ ba: Có thể tránh được việc đối tác lợi dụng cơ hội thảo hợp đồng để dẫn
chúng ta tới chỗ bị mắc lừa.
Dự thảo hợp đồng trước khi ký kết phải được thảo luận, bàn bạc kỹ càng vì một khi hợp đồng đã được ký thì hai bên phải nghiêm chỉnh thực hiện nghĩa vụ của mình.
Đàm phán về các điều khoản hợp đồng phải dựa trên các nguyên tắc sau:
Thứ nhất: phải dựa trên cơ sở pháp lý của kinh doanh, là pháp luật và quy định của các quốc gia có liên quan tới dự án đầu tư kinh doanh, các tập quán thương mại, các công ước quốc tế về việc góp vốn đầu tư, tổ chức sản xuất, tiêu thụ sản phẩm, phân chia lợi ích, thanh toán…
Thứ hai: Là sự cân bằng của các điều kiện. Điều khoản của hợp đồng phải cân bằng về quyền lợi và nghĩa vụ giữa các bên, đặc biệt là phải bảo vệ quyền lợi cho phía ta.
Thứ ba: Là nội dung và ngôn ngữ trong hợp đồng phải chính xác, rõ ràng. Trong hợp đồng từ ngữ phải dùng chính xác, các thuật ngữ chuyên ngành phải được diễn đạt chính xác. Ngày nay, hợp đồng được diễn đạt chủ yếu bằng tiếng Anh, tuy cách diễn đạt lại không thống nhất ở các quốc gia khác nhau, do đó chúng ta cần thống nhất không chỉ về mặt lời văn trong hợp đồng mà cả ở nội dung, để tránh những hiểu lầm sau này.
Trên thế giới ngày nay, hình thức hợp đồng mẫu đang được sử dụng tương đối rộng rãi. Ký kết hợp đồng theo các mẫu hợp đồng thuận tiện và nhanh chóng nhưng cũng dễ vấp phải rủi ro nếu ta không cẩn thận kiểm tra kỹ nội dung các điều khoản được in sẵn để tránh những thoả thuận bất lợi cho ta.
1.3. Giai đoạn sau đàm phán
Sau khi hợp đồng được ký kết, công việc đàm phán chưa phải đã chấm dứt. Nếu ở địa vị chủ nhà bạn có thể tổ chức chiêu đãi hay tặng quà khi tiễn đối tác về nước. Nếu là người được mời bạn không nên từ chối cho dù bạn rất bận. Đây có thể sẽ là cơ hội tốt để bạn tìm hiểu thêm về tình trạng thực của đối tác, góp phần xây dựng mối quan hệ hợp tác lâu dài.
Sau khi chia tay đối tác, nhà đàm phán cần đánh giá rút kinh nghiệm về quá trình thương lượng. Vì sao có những mục tiêu thực hiện được vì sao có những mục tiêu ta chưa đạt hoặc đạt ở mức thấp. Trong trường hợp cuộc đàm phán đổ vỡ thì càng phải đánh giá phân tích những nguyên nhân thất bại để rút kinh nghiệm cho những cuộc thương lượng sau này.
1.4. Các nguyên tắc phải giữ trong đàm phán giao dịch:
- Phải giữ bí mật, không để đối phương lợi dụng - Kiên trì trong đàm phán
- Cả đoàn ta phải nhất trí cao, tuân theo lệnh của người phụ trách đàm phán, không tranh luận, cãi nhau trước người nước ngoài.
- Chỉ đàm phán với người thực sự là khách hàng đủ tư cách pháp nhân, đủ quyền hạn, không lừa đảo.
- Tôn trọng phong tục tập quán của khách, không đụng đến tự ái dân tộc, biết vận dụng luật định của các nước liên quan, luật quốc tế.
- Phải biết nắm thời cơ, đảo thế từ yếu thành mạnh, từ khó thành dễ, biết nhượng bộ có nguyên tắc để đạt được quan hệ ban đầu và đi đến kết thúc đàm phán thành công.
- Sau khi đàm phán đã thống nhất với nhau, phải có văn bản để chuẩn bị ký kết. + Phải kiểm tra chặt chẽ, ký tắt góc.
+ Ký xong phải biết triển khai công việc đúng cam kết.
2. các hình thức đàm phán Giao dịch:
Có 3 hình thức phổ biến về đàm phán giao dịch ký kết hợp đồng - Bằng trao đổi thư từ, điện tín.
- Qua điện thoại
- Bằng gặp mặt trực tiếp
Người giao dịch đàm phán cần lựa chọn hình thức nào cho thích hợp để đạt kết quả mong muốn
2.1. Đàm phán ( bằng hình thức trao đổi thư từ, điện tín)
- Là hình thức đàm phán giao dịch thuận tiện, đỡ tốn kém nhất, thường được sử dụng rộng rãi và thường xuyên nhất, chủ động về thời gian gửi thông tin, thông báo.
- Có điều kiện để suy xét, tính toán, tham khảo ý kiến nhiều người khác để giao dịch với nhiều nơi, gửi thư, gửi điện cho nhiều người.
- Tuy chưa quen biết, chưa tiếp xúc gặp gỡ ngay lần đầu tiên có thể gửi thư,gửi điện để bắt đầu quan hệ. Sau đó suốt quá trình, tìm hiểu các vấn đề kinh doanh, chuẩn bị ký kết hợp đồng, cũng như trao đổi ý kiến thực hiện hợp đồng. Có thể dùng thư hay điện tín để duy trì quan hệ, hai bên cùng thực hiện các thoả thuận trong hợp đồng.
- Nội dung giao dịch rất rộng từ làm quen buổi đầu đến ký kết và thực hiện hợp đồng, kể cả quan hệ sau khi thanh lý hợp đồng, khiếu nại, bồi thường kể cả chuẩn bị cho hợp đồng mới.ở bất cứ thời điểm nào, bất cứ việc gì về quan hệ giao dịch đều dùng thư dùng điện được. Nhưng phổ biến là dùng khi vấn đề không phức tạp, diễn đạt, dễ hiểu nhau, hoặc dùng khi ký hợp đồng trị giá nhỏ. Với hợp đồng quan trọng, giá trị lớn, nội dung phức tạp sau khi dùng thư từ điện tín không đủ giải quyết cặn kẽ vấn đề thì phải tổ chức gặp mặt trực tiếp để thoả thuận chi tiết nội dung ký kết hợp đồng.
Về nội dung thư từ, điện tín, fax: Cần chú ý đây là văn bản có tính pháp lý về kinh doanh. Các bên quan tâm khai thác sơ hở, phát hiện chỗ yếu, chỗ mạnh để bổ sung cho chính sách và biện pháp đàm phán và lợi thế quan hệ của mình. Có thể dùng cả khi khiếu nại hay là chứng cứ khi cần phải đưa ra xử trước pháp luật. Vì vậy, phải rất cẩn thận, chu đáo, không để sở hở để đối phương lợi dụng khai thác khi ta có sơ suất.
Văn bản giao dịch phải rõ ràng, ngắn gọn, chính xác, chặt chẽ, dễ hiểu, hợp lý và lịch sự, hợp với thể thức đối ngoại.
- Dùng ngôn ngữ làm việc để giao dịch, nếu nhận thư của đối phương dùng ngoại ngữ gì thì tốt nhất là trả lời cũng bằng ngoại ngữ đó. Các lần sau theo thoả thuận.
- Về hình thức thư tín: Theo mẫu quy định - giấy trắng, có tiêu đề tên đơn vị, địa chỉ, điện tín, điện thoại, fax. Trước khi gửi thư điện phải kiểm tra lại nội dung và hình thức văn bản.
- Phải gửi bằng thư bảo đảm.
Nhược điểm của giao dịch bằng thư từ, điện tín là chậm chạp, kéo dài. Trao đổi một lần chưa đủ phải làm các đợt sau. Chờ đợi trả lời nhiều khi để mất thời cơ kinh doanh. Ngày nay phương tiện thông tin phát triển, để tranh thủ thời gian người ta dùng phổ biến là fax, xen kẽ với thư từ, điện tín, điện thoại. Với những khách hàng đã có quan hệ bằng fax, thường dùng fax để đàm phán giao dịch.
2.2. Đàm phán giao dịch bằng điện thoại
Trong giao dịch quốc tế, điện thoại đường dài khá phổ biến. Ưu điểm của hình thức giao dịch này là nhanh chóng, kịp thời nhưng tốn kém hơn nhiều so với thư từ. Do đó các đơn vị kinh doanh thường tiết kiệm, gọi ít lần, đàm thoại rất ngắn gọn, ít thời gian chi phí giao dịch.
Trao đổi đàm phán qua điện thoại là hình thức giao dịch miệng, không thể làm chứng cứ pháp luật như văn bản thư từ. Do đó, chỉ dùng điện thoại khi việc khẩn trương có yếu tố thời gian, sợ lỡ thời cơ.
Trước khi giao dịch phải chuẩn bị kỹ nội dung trao đổi cho chính xác, cặn kẽ, ngắn gọn, súc tích, dễ hiểu. Thường phải viết sẵn, khi nói có thể đọc để đối phương ghi lại. Chưa chuẩn bị kỹ không nên giao dịch, tránh ứng khẩu, lúng túng trước những tình huống mới mà đối phương đặt ra, sơ suất trong giao dịch dễ bị lợi dụng, hoặc để lộ ý đồ chiến lược kinh doanh. Khi gọi điện cần biết và ghi lại tên, chức vụ người nghe, giao dịch đúng đối tượng và địa chỉ, đúng người đúng việc để làm căn cứ cho đàm phán sau này. Những chỗ nghe chưa rõ phải hỏi lại. Dùng ngoại ngữ để đàm phán qua điện thoại là vấn đề khó, phải chọn người thông thạo ngoại ngữ. Cần thì dùng băng ghi âm để kiểm
tra lại. Sau khi giao dịch bằng điện thoại phải có văn bản xác nhận nội dung đã trao đổi và những ý kiến đã thoả thuận giữa các bên. Văn bản này có ý nghĩa pháp lý và giá trị từ giao dịch miệng chuyển thành văn bản nếu đối phương xác nhận lại.
2.3. Đàm phán giao dịch bằng gặp mặt trực tiếp
Là hình thức giao dịch mà các bên đối diện với nhau trên cùng một bàn đàm phán như các hội nghị đàm phán, các nhóm chuyên viên đi thăm, khảo sát thị trường nước ngoài, khách mời đến đàm phán giao dịch, chuẩn bị nội dung và thoả thuận để ký hợp đồng ở nước ta, hay đoàn ta ra nước ngoài.
Tổ chức đoàn đàm phán đi ra nước ngoài hay đón tiếp đoàn nước ngoài vào làm ăn ở nước ta rất tốn kém, phức tạp so với các hình thức khác do phải đi lại và ăn ở nước ngoài… lại kèm theo cả lễ tân, đón tiếp, bố trí chỗ ăn ở, làm việc. Hình thức giao dịch này rất quan trọng, dễ tạo được điều kiện kết thúc đàm phán để ký hợp đồng. Thường phải dùng hình thức này khi giao dịch thư từ điện tín không giải quyết được những vướng mắc, tồn đọng lại. Chỉ có gặp nhau trực tiếp mới kết thúc được vấn đề còn lại, có sự nhượng bộ nhau để thoả thuận nội dung hợp đồng. Với những hợp đồng có giá trị lớn, với những vấn đề có tính nguyên tắc (như về nguyên tắc giao dịch tay đôi, về thể thức giao hàng, về hợp đồng khung…), các công trình công nghiệp lớn, về thiết bị toàn bộ… thường phải qua đàm phán bằng gặp mặt trực tiếp. Có khi phải gặp nhiều lần, mỗi lần giải quyết một việc, một khía cạnh của quan hệ, của hợp đồng. Vì vậy, gặp mặt trực tiếp khi đàm phán không những là cần thiết mà là rất cơ bản, nhất là ở cấp có quyền quyết định vấn đề. Trong những trường hợp cần nhiều người, cần thiết phải đàm phán bằng gặp mặt trực tiếp, không có hình thức nào thay thế được.
Gặp mặt trực tiếp để đàm phán tăng nhanh tốc độ giải quyết vấn đề. Nhiều trường hợp phải có đoàn chuyên viên đi trước để giải quyết một loạt những vấn đề cần thiết, dọn đường để nhất trí, còn lại một vài vấn đề lớn thì người trưởng đoàn hay cấp có quyền quyết định mới gặp nhau để thoả thuận nhượng bộ nhau để ký kết hợp đồng.
Sau khi đã ký được hợp đồng, các vấn đề còn lại là triển khai thực hiện hợp đồng,