Sự thay đổi của cơ cấu tổ chức công ty Hồng Ký như trên sẽ làm thay đổi quá trình kinh doanh. Quá trình kinh doanh của một doanh nghiệp là tập hợp các hoạt động tiếp nhận một hoặc nhiều loại đầu vào và tạo ra đầu ra có giá trị cho khách hàng. Các hoạt động này là sự kết hợp giữa con người, công nghệ, nguyên liệu, các phương pháp và môi trường để tạo ra sản phẩm. Thí dụ: khi công ty thực hiện một đơn đặt hàng thì đơn đặt hàng là đầu vào của quá trình, sau đó giao sản phẩm làm được đến khách hàng là giá trị do quá trình đó tạo ra. Quá trình kinh doanh được chia làm ba loại, đó là quá trình cốt lỗi, quá trình hỗ trợ và quá trình quản trị.
Quá trình cốt lỗi tập trung vào việc thỏa mãn khách hàng bên ngoài. Các quá trình cốt lỗi sẽ trực tiếp tạo ra giá trị từ các khách hàng của doanh nghiệp, đáp ứng yêu cầu và thỏa mãn khách hàng.
Quá trình hỗ trợ được xác định như các quá trình chức năng và chúng có mối liên hệ với nhau thông qua quá trình cốt lỗi. Quá trình hỗ trợ tập trung thỏa mãn khách hàng từ phía trong, tạo ra giá trị gián tiếp thông qua việc hỗ trợ quá trình cột lỗi hay tạo ra giá trị trực tiếp bằng cách cung cấp môi trường làm việc thích hợp.
Quá trình quản trị là các quá trình có liên quan đến công tác quản lý và điều hành đối với quá trình cốt lỗi và quá trình hỗ trợ. Các quá trình này hỗ trợ lẫn nhau nhằm thực hiện công việc một cách hiệu quả nhất, nhằm đạt được mục tiêu của doanh nghiệp.
Các quá trình cốt lỗi và hỗ trợ của công ty Hồng Ký theo mô hình tổ chức mới được mô tả trong hình 3.3:
QUÁ TRÌNH KINH DOANH CỐT LỖI Nghhiên cứu và phát triển Quá trình đặt hàng Quá trình
phân phối Hậu mãi
CÁC ĐẠI LÝ CỬA HÀNG /CHI NHÁNH KHÁCH HÀNG DOANH NGHIỆP Nhân sự Quy trình,
Quy chế Thông tin Cơ sở hạ tầng
Hình 3.3. Sơ đồ mô tả quá trình kinh doanh
Quá trình nghiên cứu phát triển sản phẩm là quá trình giúp cho công ty liên tục có sản phẩm mới, sản phẩm được cải tiến và đa dạng để đáp ứng nhu cầu thị trường, nó liên quan đến các công việc như:
- Nghiên cứu sản phẩm và nghiên cứu vật tư, nguyên liệu sản xuất; - Cải tiến sản phẩm;
- Thiết kể mẫu sản phẩm;
- Thử nghiệm và cung cấp ra thị trường.
Quá trình cung ứng là quá trình được hình thành trên cơ sở các kế hoạch tiêu thụ. Công việc có liên đến quá trình cung ứng là:
- Dự báo và lập kế hoạch tiêu thụ - Quản lý nhà cung cấp.
- Kiểm soát giá cả và chất lượng đầu vào - Cung ứng và Quản lý hàng tồn kho.
Quá trình phân phối là quá trình hình thành trên cơ sở kế hoạch và thực hiện kế hoạch nhằm đảm bảo cung ứng hàng hóa cho khách hàng. Quá trình phân phối bao gồm các công việc:
- Đóng gói, bao bì sản phẩm. - Kế hoạch giao hàng.
- Lựa chọn phương tiện giao hàng. - Thực hiện các thủ tục giao nhận.
Quá trình hậu mãi là quá trình hình thành sau khi giao hàng, đảm bảo sự hài lòng của khách hàng. Quá trình hậu mãi bao gồm các công việc:
- Hướng dẫn dẫn sử dụng. - Bảo hành, bảo dưỡng. - Quà tặng, thăm hỏi.
- Giải quyết các khiếu nại và thắc mắc của khách hàng.
Các quá trình cốt lỗi trên có một mối liên kết chặc chẽ với nhau, để thực tốt các quá trình đó thì công tác phối hợp giữa các bộ phận phải chặt chẽ, chuyên nghiệp thì quá trình hỗ trợ là không thể thiếu. Quá trình hỗ trợ sẽ cung cấp nguồn lực cho các quá trình cốt lỗi trên như: con người, công cụ làm việc, thông tin, hệ thống các quy trình, quy định, Hoạt động của kiểm soát nội bộ sẽ góp phần giải quyết các vấn đề phát sinh, mâu thuẩn trong công tác phối hợp, nhằm đẩy nhanh quá trình cốt lỗi.