Để mô hình cơ cấu tổ chức mới hoạt động hiệu quả, việc xây dựng hệ thống các quy trình, quy định theo mô hình cơ cấu tổ chức mới là rất cần thiết. Công ty Hồng Ký cần xây dựng hệ thống các quy trình quy định chuẩn để đảm bảo cho công tác vận hành gồm các quy định, quy chế làm việc chung của công ty sau đây: - Quy chế tổ chức và hoạt động của bộ máy tổ chức, phòng ban.
- Quy định về khen thưởng, kỷ luật.
- Chuẩn mực, tiêu chí đánh giá hiệu quả công việc.
- Quy định tài chính: quy định về chế độ thu chi, công tác phí. - Quy định quản lý hàng tồn kho.
- Quy định về hạch toán kế toán trong công ty và Hồng Ký Group.
- Quy tắc hành xử: những nguyên tắc đạo đức và hành vi cần tuân thủ trong việc giao tiếp và truyền thông với đồng nghiệp, với đối tác, khách hàng.
- Quy trình tác nghiệp để thực hiện công việc: - Quy trình xuất kho - nhập kho,
- Quy trình giao nhận hàng hóa.
- Quy trình mua hàng, quy trình thanh toán.
- Các biểu mẫu, bảng biểu, báo cáo,… theo tiêu chuẩn.
- Bảng mô tả công việc cho từng vị trí công việc của từng phòng ban, nội dung của bảng mô tả công việc gồm: cấp báo cáo trực tiếp, nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm, quyền lợi, yêu cầu công việc (kiến thức, kỹ năng, thái độ - hành vi), trình độ chuyên môn…