CÁC THÀNH PHẦN CƠ BẢN VÀ VAI TRÒ CỦA HTTT TRONG TỔ CHỨC DOANH NGHIỆP
4.1.2. Hệ thống thông tin quảnlý (Managament Information System – MIS) Mục đích
Mục đích
M c đích của MIS là tạo ra các báo cáo thường xuy n hoặc theo y u cầu dưới dạng tóm tắt về hi u quả hoạt động nội bộ của tổ chức hoặc hi u quả đóng góp của các đối tượng giao dịch (khách hàng và nhà cung cấp)
Định kỳ
Cơ sở dữ liệu của TPS Chƣơng trình
37 Copy right by Nguyen Thi Thanh Tam –ĐH Duy Tân
Vấn đề đặt ra
MIS ph c v cho c ng tác quản l (hoạch định, thực hi n và kiểm soát), còn TPS ph c v cho vi c xử l các c ng vi c hàng ngày
Ở MIS một kế hoạch được vạch ra tr n cơ sở m c ti u và các phương thức thực hi n để đạt m c ti u Như vậy, MIS phải hỗ trợ cho các nhà quản l trong 3 giai đoạn chính của quản l là lập kế hoạch, thực hi n kế hoạch (phân c ng thực hi n và phân bố tài nguy n) và kiểm soát sự thực hi n so với kế hoạch Đó là điểm MIS khác với TPS Chẳng hạn MIS trong nhân sự có thể đánh giá được hi u quả đóng góp của từng nhân vi n đối với tổ chức (th ng tin để hoạch định) Căn cứ với nhu cầu nhân sự của từng bộ phận sẽ đặt ra nhu caauf tuyển d ng cho các bộ phận đó (hoạch định) MIS sẽ lại tiếp t c đánh giá hi u quả hoạt động của các bộ phận sau khi có nhân sự mới (thực hi n và kiểm soát) so với nhu cầu nhân sự trước đây Nếu dùng TPS nhà quản l chỉ biết thời gian làm vi c, tiền lương và tổng số lương hàng năm
Tương tự đối với bộ phận bán hàng Trước hết nhà quản l cần có th ng tin về hi u quả bán hàng của các nhân vi n (doanh số/chi phí) và mức độ quan trọng của mỗi nhóm khách hàng để xác định m c ti u bán hàng (khách hàng, m c ti u và định mức cho nhân vi n) Sau khi kế hoạch đã được l n và thực hi n, nhà quản l cần kiểm soát sự thực hi n so với kế hoạch Những vấn đề mà nhà quản l có thể đặt ra với MIS trả lời là “Có đủ số khách hàng (đơn đặt hàng) như dự kiến kh ng?”, “Lợi nhuận thu được là bao nhi u?”, “Khách hàng nào đóng góp vào lợi nhuận nhiều nhất?”, “Sản phẩm nào đóng góp vào lợi nhuận nhiều nhất?”, “Nhân vi n nào bán đạt doanh số cao nhất?”, “Chi phí
bán hàng của bộ phận nào cao?”
Các th ng tin tr n giúp cho nhà quản l phân tích các nguy n nhân gây ra độ l ch và đưa ra những hành động sửa sai Đánh giá hi u quả hoạt động sẽ được thực hi n định kỳ, trước khi hoạch định và sau khi thực hi n
N n thưởng cho nhân viên nào?
Kế hoạch thưởng chung như thế nào thì hi u quả nhất? Khách hàng nào thật sự quan trọng đối với c ng ty?
Nhóm (bán hàng) nào hoạt động chưa hi u quả, cần cải tiến?
Có được th ng tin để trả lời cho các câu hỏi tr n và những câu hỏi tương tự thì nguời lãnh đạo mới “quản l ”được cấp dưới và các bộ phận được
Chúng ta có thể thấy MIS kh ng quan tâm nhiều đến các hoạt động hàng ngày mà chỉ quan tâm đến hi u quả của hoạt động của các đối tượng trong và ngoài tổ chức để có các bi n pháp đối xử và phân bổ nguồn lực thích hợp Đối với các đối tượng trong tổ chức, MIS quan tâm đến hi u quả sử d ng tài nguy n (tiền, người, trang thiết bị, th ng tin, thời gian) Đối với các đối tượng ngoài tổ chức như khách hàng, nhà cung cấp, MIS quan tâm đến hi uquả đóng góp vào doanh thu hoặc hạ thấp chi phí
Cấu trúc chung của MIS
Cơ sở dữ liệu
38 Copy right by Nguyen Thi Thanh Tam –ĐH Duy Tân Chương trình MIS - -
Hình 3.3.Cấu trúc chung của h MIS
Đặc điểm MIS
Hỗ trợ cho TPS trong xử l và lưu trữ giao dịch
MIS sử d ng CSDL hợp nhất và hỗ trợ cho nhiều chức năngtrong tổ chức
MIS đủ mềm dẻo để có thể thích ứng được với những nhu cầu về th ng tin của tổ chức
MIS tạo được lớp vỏ an toàn cho h thống và phân quyền cho vi c truy nhập h thống
MIS cung cấp th ng tin theo thời gian cho các nhà quản l , chủ yếu là các th ng tin có cấu trúc So với TPS, MIS tỏ ra ưư vi t hơn
CSDL hợp nhất của MÍ cho phép cung cấp th ng tin linh hoạt cho nhà quản l so với m i trường file của TPS
MIS hợp nhất được nhiều chức năng trong tổ chức trong khi TPS có khuynh hướng chỉ hỗ trợ
cho một chức năng
MIS cung cấp th ng tin cho các nhà quản l các cấp, trong khi TPS chỉ cung cấp th ng tin cho mức tác nghi p Cơ sở dữ liệu TPS Truy vấn (queries) Báo cáo (reports) Biểu (forms) Định kỳ Bất thƣờng (adhoc) Ngoại lệ Nhà quản lý cấp trung
39 Copy right by Nguyen Thi Thanh Tam –ĐH Duy Tân
Đặc điểm các thành phần của hệ thống MIS
Thành phần Đặc điểm
Đối tượng sử d ng Các nhà quản l cấp trung (midle / tactical / management) Nhà quản l phải hợp tác với phân tích vi n trong quá trình xây dựng
MIS
Dữ li u Có cấu trúc Từ 2 nguồn : (1) từ TPS (các giao dịch hàng ngày) và (2) từ nhà quản l (kế hoạch)
Thủ t c Có cấu trúc Th ng tin cần tạo ra : (1) Báo cáo tóm tắt định kỳ (chính xác, d hiểu), (2) Báo cáo theo y u cầu (kịp thời và tin cậy), (3) Báo cáo ngoại l C ng ngh th ng tin Phần mềm: dùng h quản trị cơ sở dữ li u (Fox, Access, ) cho những thủ t c
xử l đơn giản và truyền thống Đối với những vấn đề kh ng truyền thống dùng th m chương trình bản tính Excel
Phần cứng: đủ mạnh để hỗ trợ phần mềm và lưư trữ được nhiều dữ li u quá khứ