- Thực hin kế hoạch giao hàng tốt
PHÂN TÍCH KHẢ THI VÀ PHÂN TÍCH QUÁ TRÌNH
5.3. Điều tra nghiên cứu hệ thống
Bây giờ phân tích vi n phải quen thuộc hoàn toàn với h thống hi n tại Đặc bi t phân tích vi n phải xác định: M c ti u của h thống hi n tại;
H thống hi n tại hoạt động như thế nào?
Những điều luật, quy định của chính phủ, hay bất kì những luật l nào khác có thể ảnh hưởng đến hoạt động của h thống –ví d Đạo Luật Bảo Mật Dữ Li u ở Mỹ
M i trường kinh tế và m i trường tổ chức mà trong đó h thống hoạt động và đặc bi t là những thay đổi chắc chắn sẽ xảy ra
Tại sao phân tích vi n n n quan tâm nhiều đến hoạt động của h thống hi n tại, vì nói cho cùng h thống này vẫn hoạt động tốt hay như thế nào, tại sao cần phải thay thế nó? Cần phải quan sát
Trước hết, mặc dù vấn đề đặt ra là máy tính hoá nhưng điều này chưa thể thực hi n ngay được Hãy xem xét một số thay đổi trong những thủ t c thủ c ng hay trong cấu trúc tổ chức hi n tại lại là cách tốt nhất để giải quyết vấn đề Điều này chỉ sáng tỏ sau khi điều nghi n, khảo sát h thống hi n tại Dĩ nhi n phân tích vi n có thể kh ng nhìn thấy những phương hướng như vậy Người ta huấn luy n phân tích vi n tìm kiếm những giải pháp kỹ thuật Các phân tích vi n cũng có nhiều quan tâm đến vấn đề thương mại trong giải pháp máy tính hoá, n n họ d dàng bỏ qua những phương pháp giải quyết khác Dù vậy, còn có một l do khác để thực hi n điều nghi n, khảo sát tổng quát h thống hi n tại Đó là và phân tích vi n cần có một kiến thức bao quát về bản chất của những hoạt động được đưa vào h thống sau cùng được máy tính hoá Bất kể h thống hi n tại yếu kém như thế nào, hi n tại nó cũng phải làmđược gì đó ở một mức độ nào đó Điều này sẽ cung cấp một nguồn th ng tin phong phú cho phân tích vi n làm cơ sở làm vi c tiếp
66 Copy right by Nguyen Thi Thanh Tam –ĐH Duy Tân
5.3.1.Những kênh thông tin của phân tích viên
Phân tích vi n cần có những th ng tin về h thống hi n tại và m i trường của nó Có năm nguồn chính mà phân tích vi n có thể sử d ng: (1) phỏng vấn (2) tài li u (3) quan sát (4) bảng câu hỏi (5) đo lường 5.3.1.1.Phỏng vấn
Đây là cách thu tập th ng tinquan trọng nhất đối với phân tích vi n phải tổ chức những buổi phỏng vấn với những nhân vi n tr cột tại tất cả các mức trong tổ chức mới bảo đảm hiểu đầy đủ và phong phú về những sự vi c đang xảy ra trong h thống Phỏng vấn mang tính ngh thuật hơn kỹ thuật Ngh thuật phỏng vấn sẽ được nâng cao cùng với kinh nghi m Tuy nhi n, cũng có những nguy n tắc ri ng giúp cho vi c phỏng vấn được thành c ng
Trước hết phân tích vi n cần phải có một m c đích rõ ràng về buổi phỏng vấn Kh ng thể đặt m c đích như “ cố gắng tìm hiểu nhiều hơn về một lĩnh vực này kia” Điều này sẽ dẫn đến một cuộc phỏng vấn rời rạc Hơn nữa, phân tích vi n phải xác định những th ng tin còn thiếu mà cuộc phỏng vấn dự định sẽ phải cung cấp cho nó Phân tích vi n n n chuẩn bị kĩ lưỡng cho cuộc phỏng vấn bằng cách làm quen với các thuộc ngữ kỹ thuật mà những người được phỏng vấn sẽ sử d ng tương ứng với địa vị và trách nhi m chung của họ Phân tích vi n cũng n n phác khảo danh sách các câu hỏi sẽ được đưa ra trong phỏng vấn
Khi phỏng vấn phân tích vi n n n:
Trình bày m c đích của buổi phỏng vấn Giúp cho những người được phỏng vấn nắm được giàn để trả lời các câu hỏi
Cố gắng đặt người được phỏng vấn vào một trạng thái thoả mái
Xem qua những câu hỏi đã được chuẩn bị Đầu ti n đưa ra những câu hỏi tổng quát, tiếp đến là những câu hỏi đặt bi t hơn về mỗi lĩnh vực c thể Phân tích vi n n n lu n cẩn thận lắng nghe để trả lời và có thể đính kèm theo những câu hỏi kh ng có trong danh sách gốc vào những câu trả lời Phân tích vi n phải lu n ghi nhớ m c đích của cuộc phỏng vấn và tránh lạc đề, làm mất thời gian
67 Copy right by Nguyen Thi Thanh Tam –ĐH Duy Tân
Kh ng bao giờ rơi vào tình trạng thảo luận ưu điểm và nhược điểm của những nhân vi n khác trong tổ chức Tóm tắt những điểm mà người được phỏng vấn đã trình bày ở những giai đoạn thích hợp trong cuộc phỏng vấn Giải thích m c đích của vi c ghi chép hay ghi âm nếu sử d ng
Phỏng vấn ngắn gọn, nói chung chỉ kéo dài từ 20 phút đến 30 là đủ Tóm tắt những điểm chính vào cuối cuộc phỏng vấn
Đăng kí cuộc phỏng vấn tiếp theo, nếu cần, với người sẽ được phỏng vấn lúc kết thúc cuộc phỏng vấn
Kh ng một quy trình hướng dẫn nào có thể giúp bạn trở thành người phỏng vấn tốt Nguy n tắc được đưa ra nhằm để trách những sai lầm nghi m trọng
Phỏng vấn mặc dù là một c ng c để tập hợp những th ng tin có giá trị nhất cho phân tích vi n, cũng bị hạn chế bởi những vấn đề sau:
(1) Một người được phỏng vấn có thể từ chối hợp tác với người phỏng vấn vì lo sợ tay nghề, bị trở n n dư thừa hay kh ng có khả nămg đáp ứng kỹ thuật mới khi máy tính hoá Có thể nhận ravấn đề này dưới dạng từ chối trực tiếp những câu trả lời kh ng chắc chắn, mơ hồ hay thiếu sốt, li n t c cho phân tích vi n tin tưởng rằng những điều mà người phỏng vấn biết là sai
(2) Ngưòi được phỏng vấn cảm thấy rằng họ phải nói với phân tích vi n về nhữngc ng vi c mà họ cần phải thực hi n chứ kh ng phải là c ng vi c mà họ đang thực hi n Nhân vi n thường cắt bỏ bớt, kh ng bám sát quy trình thực hi n Tất cả những điều này thường tỏ ra hi u quả hơn quy trình y u cầu chính thức, nhưng người phỏng vấn thườngkhó xử khi buộc phải trung thực trong phương di n này
(3) Đối với những nhân vi n văn phòng, họ thường kh ng m tả c ng vi c của họ và kh ng thể nói rõ ràng cách thực hi n những c ng vi c này như thế nào
(4) Phân tích vi n phải lọc tất cả những điều thu thập được qua phỏng vấn theo m hình tổng thể của họ Kiến thức và định kiến của phân tích vi n có thể gây trở ngại cho quá trình th ng tin Một trong những dấu hi u của người phỏng vấn tốt là khả năng phán đoán nhanh chóng tưởng trong đầu người được phỏng vấn Hầu hết những khả năng phán đoán này kh ng có được th ng qua sự huấn luy n về máy tính
5.3.1.2. Tài liệu
Đa số các tổ chức kinh doanh, đặc bi t là tổ chức lớn, đều có tài li u giúp cho phân tích vi n nắm được quy trình hoạt động:
Sổ tay chỉ thị và sổ tay quy trình, đưa ra những chỉ thị và những phương pháp thực hi n c ng vi c
Tài li u do các nhân vi n tổ chức ghi chép và sau đó được chuyền giữa các bộ phận hay được lưu lại để tham khảo, giúp cho phân tích vi n thấy được dòng chảy dữ li u hình thức và vi c lưu trữ dữ li u
68 Copy right by Nguyen Thi Thanh Tam –ĐH Duy Tân
Bảng m tả c ng vi c cho biết nhi m v của các nhân vi n
Chính sách của c ng ty cho biết m c đích chung và những thay đổi có thể xảy ra
Tài li u th ng tin c ng khai và những tài li u th ng tin cho các cơ quan ngoài, cho biết cách thức c ng ty hoạt động
Vấn đề nảy sinh trong vi c sử d ng tài li u là có quá nhiều tài li u, nhất là trong các tổ chức lớn Phân tích vi n phải đọc rất nhiều chỉ để thu thập một lượng th ng tin hữu ích Trong phỏng vấn, phân tích vi n có thể hướng đến nhữngth ng tin bằng những câu hỏi m c ti u Trái lại, với tài li u, phân tích vi n kh ng thể tiếp nhận một cách d dàng Chắc chắn có những tài li u quá hạn và phân tích vi n ít có điều ki n để biết được điều này Bạn phải nhớ rằng khi thay đổi quy trình hành chánh thì tài li u quy định sẽ được thay đổi sau cùng Mặc dù với yếu kém này, tài li u cũng là một k nh thu thập th ng tin hữu d ng
5.3.1.3.Quan sát
Quan sát nhân vi n đang thực hi n các hoạt động trong lĩnh vực điều nghi n, khảo sát là một nguồn th ng tin
khác của phân tích vi n Quan sát là một phương pháp thu thập th ng tin có lợi thế hơn những phương pháp khác nhờ tính trực tiếp của nó Phân tích vi n muốn biết h thống hi n tại thực hi n chức năng như thế nào Nếu như các cuộc phỏng vấn cung cấp th ng tin về các hoạt động nhân vi n thực hi n, kh ng nhất thiết là những c ng vi c mà họ đang thực hi n Chỉ nhờ vào quan sát, phân tích vi n mới có thể nhìn thấy trực tiếp những chức năng được thực hi n như thế
nào.
Tuy nhi n, có một vài hạn chế đáng chú ý:
Phân tích vi n phải ti u phí quá nhiều thời gian
Khi đặt vấn đề quan sát, đối tượng được quan sátcó xu hướng hoạt động khác với khi họ kh ng được quan sát – “hi u ứng Hawthorn” –vì vậy làm mất giá trị của th ng tin thu thập được
Quan sát kh ng giống như phỏng vấn , kh ng biết được niềm tin và thái độ của người li n quan
Tuy nhi n, đối với những phân tích vi n quan sát là một nguồn quan trọng về những dòng chảy th ng tin kh ng chính thức giữa các cá nhân Bản chất của nó là vi c thực hi n hi u quả các hoạt động Các dòng th ng tin này khó có thể thu được qua phỏng vấn và cũng kh ng xuất hi n trong tài li u