- Thực hin kế hoạch giao hàng tốt
PHÂN TÍCH KHẢ THI VÀ PHÂN TÍCH QUÁ TRÌNH
5.4.4. Báo cáo tính khả th
Phân tích vi n vi t báo cáo tính khả thi và nhà quản l xem xét nó trước khi cho phép đề án được tiếp t c Trong một tổ chức lớn, báo cáo sẽ được đưa đến ban chỉ đạo Trong một tổ chức nhỏ kh ng có ban chỉ đạo, báo cáo sẽ được các nhà quản l cấp cao đánh giá như một phần c ng vi c của họ
Cũng như vi c cung cấp th ng tin khả thi của đề án, vi c điều nghi n, khảo sát h thống sẽ cung cấp nhiều th ng tin được đưa vào báo cáo tính khả thi Đặc bi t:
Nhận định những lĩnh vực làm vi c chính đối với đề án
Phải lưu đếnbất kì một y u cầu nào của đội ngũ chuy n vi n “người sử d ng” trong những giai đoạn sau của đề án
Trong suốt quá trình điều nghi n, có thể sẽ nhận ra khả năng tiết ki m và cải tiến
Những ti u đề phát thảo cho một báo cáo tính khả thi ti u biểu được trình bày trong Hình 5.4
Trang ti u đề: T n đề án, t n báo cáo, số phi n bản, tác giả, ngày
M c ti u và phạm vi: Những thuật nhữ này lấy từ phát biểu về phạm vi và m c ti u
Tóm tắt: Phần này đưa ra một phát biểu súc tích rõ ràng về quá trình nghi n cứu tính khả thi và những đề nghị của nó
79 Copy right by Nguyen Thi Thanh Tam –ĐH Duy Tân
thế nào trong tổ chức, tính toán như thế nào trong những kế hoạch phát triển của tổ chức, những vấn đề nào nó gặp phải
Phương pháp nghi n cứu : M tả chi tiết vè quá trình điều nghi n, khảo sát h thống bao gồm phỏng vấn nhân vi n và tìm kiếm tài l
li u, cùng với bất kì k nh th ng tin nào khác Những giả thiết phải chấp nhận và phải xét đến những giới hạn
H thống hi n tại : Phát biểu về những đặc tính chính của h thống hi n tại bao gồm nhứng c ng vi c chính của nó, vi c bố trí nhân vi n, lưu trữ, thiết bị, những quy trình kiểm tra, và cách nó quan h với những h thống khác trong tổ chức
Những h thống đề nghị: Mỗi h thống, nếu nhiều hơn 1, được đề nghị phải được phát thảo Phác thảo này phải chứa các c ng c (Những sơ đồ dòng chảy dữ li u, được giải thích trong chương kế, và những kỹ thuật lập biểu đồ khác có thể được dung hình ảnh cho đề xuất) Đối với mỗi đề xuất, chúng ta
phải đánh giá tính khả thi kinh tế, kỹ thuật và tổ chức Những đặc tính kiểm soát chính cũng được đưa vào Kiến nghị: Phải trình bày l do tại sao h thống được đề xuất lại được ưa thích hơn
Kế hoạch phát triển : Kế hoạch phát triển đối với h thống đề nghị phải được trình bày khá chi tiết, bao gồm cả chi phí dự kiếncho những giai đoạn tương lai trong chu kỳ sống ước lượng thời biểu cho mỗi giai đoạn
Ph l c : Phần này sẽ cung cấp tài li u hổ trợ cho báo cáo chính Nó bao gồm những tài li u tham khảo, bản tóm tắt phỏng vấn, những biểu đồ và đồ thị trình bày chi tiết quá trình xử l giao dịch, ước lượng những chi phí phần cứng và…Thực tế, ph l c chứa tất cả những phần cần cho những ai đọc báo cáo cho phép ta quyết định có nhiều th ng tin hơn
Hình 5.4 Nội dung của một báo cáo tính khả thi ti u biểu
Một khi báo cáo tính khả thi được chấp nhận thì đề án có thể tiến đến giai đoạn kế Báo cáo cung cấp cho chúng ta một khả năng phân tích, nhờ đó có thể thiết kế và thực hi n h thống mới Chương tiếp sẽ trình bày hai khía
cạnh chính của phân tích –phân tích quá trình và phân tích dữ li u Nhiều c ng c và kỹ thuật khác sẽ được giới thi u, mặc dù chúng được dùng trong phân tích, kh ng có một l do gì có thể cấm phân tích vi n sử d ng chúng trong những
giai đoạn của quá trình điều nghi n, khảo sát tính khả thi Sau đó những biểu đồ và những sơ đồ có thể được đưa vào báo cáo tính khả thi Điều này tương đương với vi c thực hi n những khía cạnh bao quát của quá trình phân tích và thiết kế h thống (trái với quá trình thiết kế chi tiết) trước khi chuẩn bị đầy đủ báo cáo tính khả thi Vì vậy chúng ta có thể phát triển một đề xuất hay nhiều đề xuất toàn di n hơn Nó cũng cho phép đưa những đề xuất này vào trong báo cáo tính khả thi như một c ng c để th ng tin vàthuyết ph c
80 Copy right by Nguyen Thi Thanh Tam –ĐH Duy Tân
Sau khi ban quản l cấp cao hay ban giám đốc đã chấp thuận nhu cầu phát triển của một h thống th ng tin, chúng ta cần phải thực hi n một nghi n cứu tính khả thi chính thức Để thực hi n điều này chúng ta cần một phân tích
viên. Phân tích vi n cấn có một hiwur biết bao quát về phạm vi và m c ti u của đề án của những h thống được đề xuất Th ng thường cần phải có văn bản đồng giữa phân tích vi n và người đặt làm đề án Mặc dù đồng , điều này chỉ đưa ra phạm vi rất bao quát về h thống dự định, nhưng nó đã cho phân tích vi n một hướng đúng để tiến hành điều nghi n h thống Ngoài ra, nó cũng cung cấp cho phân tích vi n phạm vi ngân sách và một thời gian để thực hi n tính khả thi
Trong suốt quá trình điều nghi n, khảo sát h thống, phân tích vi n sẽ nhận được những th ng tin bằng cách phỏng vấn các nhân vi n chủ chốt, tìm kiếm những tài li u hi n tại và những báo cáo hi n tại, quan sát h thống hi n tại, đo lường những giá trị cần thiết như số giao dịch được xử l , thời gian cần cho mỗi giao Tất cả những k nh th ng tin này có thể bị méo, làm giảm độ chính xác và tin cậy của những th ng tin đươc thu thập
Để tổ chức một phương pháp thui thập th ng tin, phân tích vi n cần có một sườn tham khảo Sườn tham khảo này có thể dựa tr n m hình h thống cung cấp Ở mức cao nhất, những sơ đồ khối dòng chảy sẽ hổ trợ phân tích vi n trong vi c biểu di n những thành phần chính trong tổ chức và sự lưu th ng th ng tin giữa chúng Ở mức chi tiết hơn, khi xem xét những c ng vi c chủ yếu, chúng ta sẽ xem các c ng vi c là những quá trình để biến đổi những đầu vào thành đầu ra sử d ng bộ nhớ đồng thời tuân theo sự kiểm tra Những biểu đồ tổ chức cho biết mối quan h giữa những vai trò khác nhau trong tổ chức
Phân tích vi n lập báo cáo tính khả thi cho đề án h thống Báo cáo khả thi m tả những h thống hi n tại và những h thống được đề xuất, và nó cũng chứa những đánh giá về tính khả thi của những đề xuất Ở đây kh ng chỉ đề cập đến tính khả thi kinh tế - những chi phí và lợi ích kinh tế - mà còn xét đếntính khả thi kỹ thuật và tính khả thi tổ chức Nghi n cứu và báo cáo tính khả thi là chìa khoá để kiểm soát đề án chính xác Báo cáo khả thi cho phép ban quản l cấp cao, người chịu trách nhi m về những quyết định tài chính, ra quyết định có tiếp t c thựchi n vi c đề án hay kh ng với chi phí chìm tối thiểu Càng nhiều nhu cầu kh ng thường xuy n và hướng đến phát triển sau này, quá trình điều nghi n, khảo sát h thống phải bao quát hơn trước khi báo cáo tính khả thi Nhiều kỹ thuật lậ biểu đồ và nhiều kỹ thuật dựa tr n biểu đồ khác nhau như là những sơ đồ dòng chảy dữ li u và những sơ đồ thực thể - quan h được giải thích trong các chương kế tiếp, sẽ được sử d ng Sau khi chấp nhận nghi n cứu tính khả thi, phân tích vi n, cùng với một nhóm đề án nếu h thống lớn, sẽ tiến hành quá trình phân tích và thiết kế đầy đủ
Phân tích hệ thống
M c đích của phân tích h thống là bảo đảm quy trình cần phải làm để thực hi n những chức năng của h thống Vi c này bao gồm vi c phân rã những chức năng của h thống thành những phần tử luận l và tạo ra một m hình luận l cho những quá trình và những dòng dữ li u cần để thực hi n quá trình này M hình luận l sẽ được minh hoạ bằng những lưu đồ dòng dữ lỉ u ở nhiều mức độ khác nhau của quá trình phân rã Các giải thuật sẽ được biểu di n bằng những kỹ thuật m tả quá trình có cấu trúc như là lời văn cấu trúc, bảng quyết đinh và những lưu đồ logic Nhấn mạnh những đặc tính luận l của một h thống (Điều này cần thiết phải làm một cách luận l để thực hi n những chức năng) nhằm phân bi t với những đặc tính vật l (ai làm điều gì, ở đâu, với tập tin nào v v… ) là để tránh phạm những sai lầm vội vả với thiết kế vật l Chương này phác thảo sự cần thiết phải có phương pháp luận để phát triển h thống
81 Copy right by Nguyen Thi Thanh Tam –ĐH Duy Tân
th ng tin Cũng như cho phép phân tích vi n sử d ng những biểu đồ này để đánh giá những khía cạnh kiểm soát và hi u quả của h thống hi n tại Trước khi phân tích logic, cần phải phân tích vật l dòng tài li u giữa các quá trình giữa các phòng ban trong h thống hi n tại
Kết quả của giai đoạn phân tích h thống sẽ là một m hình luận l về chức năng của h thống M hình bao gồm những sơ đồ, những biểu đồ và những từ điển, là sản phẩm của những kỹ thuật được dùng trong phân tích Đặc tính quan trọng của phương pháp phân tích và thiết kếh thống có cấu trúc là tạo ra một tài li u rõ ràng và hữu ích có thể hổ trợ vi c th ng tin kh ng chỉ giữa lập trình vi n và phân tích vi n mà còn giữa ban quản l , người sử d ng và phân tích vi n Thực tế một m hình logic được tạo ra sau khi phân tích h thống sẽ bỏ đi những yếu tố phức tạp và rắc rối có thể cản trở sự th ng tin Vi c chuyển từ m hình vật l đến m hình luận l và những kỹ thuật được sử d ng được minh hoạ trong Hình 5.5
Hình 5.5 Những c ng c dùng trong giai đoạn phân tích h thống
Lƣu đồ hệ thống thủ công
Sau khi điều tra nghi n cứu phân tích vi n có thể thu thập được một tập các ghi chú phỏng vấn khó sử d ng, những chi tiết quan sát, những câu trả lời cho những bảng câu hỏi và những tài li u tạp nham Trong những giai đoạn khởi đầu phân tích, điều quan trọng là m tả có phương pháp h thống thủ c ng hi n tại và thực hi n phân tích ở mức vật l , trước khi phát triển m hình logic của h thống Dòng th ng tin hình thức trong một h thống thường xảy ra: những tài li u chuyển từ bộ phận này đến bộ phận khác C ng c phân tích h thống cổ điển là lưu đồ của h thống thủ
công. Mô hình